浅谈医院文书档案管理创新的有效途径

文/靖江市第二人民医院　吴玉梅

浅谈医院文书档案管理创新的有效途径

文/靖江市第二人民医院吴玉梅

【摘要】医院在进行临床科研时会对这些内容进行必要的文书记录，这些临床科研的记录加上对过去科研历史及其其他重要的文件共同组成了医院文书档案，能够对医院的各项工作和活动情况进行详细的反映。本文通过对医院文书档案的特点进行分析，对医院文书档案管理创新的有效途径进行分析。

【关键词】医院文书档案；档案管理；管理创新

一、引言

医院文书档案在医院中处于一个重要的位置，是对医院历史凭证的反映，医院的发展规划、各种资料、合同、协议等重要内容进行记录保存，这些医院文书档案的管理工作也就成了一个重要的部分，通过对文书档案的进行规范化、高效化的管理，并不断的创新，切实满足医院的发展需求。

二、医院文书档案的特点

（一）专业性。相对来说，医院文书档案具有一定的专业性。在医院文书档案中，主要是对医疗工作的记录，因为是对医疗工作中的真实反映，所以这些内容都必须具有很强的专业性。医院在发展阶段中的各种计划、对相应的诊治和治疗进行的记录、对临床医疗操作的规范、相应的规章制度、各种医学科研等等工作，都需要进行医院文书档案记录，这些方面也证明医院文书档案的专业性。

因为医院文书档案的专业性，所以在对文书档案管理时需要注意做好保密工作。通过对文本档案进行管理，能够给部分人员提供利用，因为医院文书档案具有较强的业务性和保密性，所以只有本院的部分人员能够利用，对普通员工的开放程度不高，服务的层次较低。

（二）综合性。综合性也是医院文书档案的重要的性质。医院综合档案室隶属于医院办公室内设机构，是医院文书档案的主要管理位置，这些档案主要是对人事、科研、财务、医务及党务等等材料进行详细的记录。这些档案主要的来源是上级或者本院自身，这些都具有较高的规范性、业务性和指导性，还有一部分来源是对和医院有关联的单位的文件，主要是编史修志等材料。

因为医院文书档案的综合性，所以要对医院文书及时的进行阶段性的整理。医院的各部门相对较多，所以导致了文件资料的分散，所以医院在进行一定的工作时，需要保证这些工作的文件具有连续性和完整性，一般情况下这些文件的整理周期为半年或者一年。

三、医院文书档案的重要作用

因为医院文书档案的重要性，所以医院在医院文书档案的管理方面给予了足够的重视，作为医院档案管理体系的重要成分，医院文书档案能够有效的反映医院的历史，是一个重要的凭据。

（一）辅助作用。医院文书档案能够对现代的临床科学研究进行记录，作为医学科学上的原始资料，能够有效的预防和控制各种疾病，进行科学研究方面也有重要的作用。通过提供更加系统全面的资料，对各种临床治疗、科学研究和对疾病的预防及控制进行详实、丰满的信息。

在医疗和科研等方面，医院文书档案中有着以前的认知和经验，医院在进行决策的制定和研究调查时，可以根据医院文书档案做参考进行辅助。

（二）凭证作用。通过对医院的各种工作活动、规章制度、上级部门的要求和批复进行记录，利用这些记录作为依据，能够很好的进行解决和处理。

在医院文书档案中，医院事业的发展历程记录能够对医院的发展史、各种制度的制定和各种活动的举办。这些记录能够作为一些凭证对后人在进行医疗卫生方面时做到很好的教育作用，除了有说服力外还有较强的感染力。

四、医院文书管理的创新有效途径

我国的经济水平在改革开放之后得到了明显的提高，随着人们对各种世界观的不断认知，人们开始对档案文书服务进行关注。在传统的医院文书档案的手工管理中，有很多的问题不能很好的进行处理，对此，需要努力做好医院文书档案管理的改革工作。

（一）管理理念的创新。在当今社会中，现代化的档案管理理念有着很多的优点，在整体上能够通过档案资源利用和全局的信息化来对医院的相关工作进行指导。随着信息化的不断发展，各种新型的电子档案也随之出现，对此医院应该加强对电子档案管理的学习和研究，使得医院文书档案的管理能从原先的较为封闭的状态转向较为开放的状态，使得医院文书档案的管理能够向着现代化的形式转变，使得医院文书档案的冠能能够更加主动的向相关人员提供资源。

（二）环境的创新。这里的环境的创新主要是做好对文书档案管理的载体及相关硬件的建设，通过加强对这些硬件的建设能够使得医院文书档案能够更加的体现出现代化的管理形式。在这个过程中应该加强对必要设备及相关办公设施的配置，比如计算机、扫描仪和复印机等设备，还要对医院文书档案的保存及阅览空间进行改善，通过分配相应的办公室和阅档室来促进医院文书档案的创新管理。另外，应该加强对医院文书档案的保护工作，可以配备相应的消防设施和监控设施来完成对医院文书档案的自动化管理。

（三）文书工作与文书档案管理工作的创新。文书工作和文书档案管理在一定程度上来说是有相似的，可以表现为是一个工作的不同阶段的表现形式，文件通过整理等操作能够成为档案，也可以说档案是有文件编制而成的。为了更好的做好医院文书档案的管理工作，可以先对文书工作进行充分的了解，努力做好文书工作，为医院文书档案的管理提供保障。在进行文书工作的时候，文书人员应该具有相应的档案意识，在了解一定档案管理知识的基础上完成文书工作，通过这样能够增加档案文件的准确性和完整性。为此,我院办公室副主任兼任了文书工作,并且参加医院一些大型活动和院长办公会,保证了文件收集的完整与安全。档案管理部门应严格执行文书档案归档管理制度,加强对文书档案编制的监督与协调。为了更好地实现文书档案的一体化，应该努力做好医院文书档案的编制过程中的各项基础性工作。

（四）利用手段的创新。良好的医院文书档案的管理能够保证人们在对这些信息进行利用的时候能够方便快捷的获得，并且能够为人们提供真实准确的帮助，从而实现其管理价值。为了更好的保证人们在利用这些资源的有效性，应该加强医院文书档案服务的主动性，在服务的领域、范围和方式上不断的扩大和创新。目前，我院应该在全院范围内展开了信息化的建设。在进行医院文书档案管理的时候通过计算机能够更加有效的来对各种信息进行处理，保证了各个医院方面的文件资料能够快速的进行收集和处理，在时间和效率上得到了保障。同时利用计算机在内的多种检索工具能够实现医院文书档案的快速查询，能够利用更多的手段来完成对医院文书档案的查阅，能够更好的进行医院文书的档案管理。文书档案的价值只有在不断的开发利用中才会体现。通过利用文书档案,为医院的医疗、教学、科研服务,不但能够使得医院文书档案的编制和管理工作得到相应的作用，还能够为医院带来一定的社会效益和经济效益，是一件利己利民的工作。

（五）创新管理技术。在进行医院文书档案的管理工作时，应该树立现代化的理念，在管理工作的各个方面完成对先进技术手段的了解和应用，通过计算机技术及信息化管理来更好的完成对医院文书档案的管理，并且能够显著的提高管理的质量和效率。在信息化建设的大背景下，应该做好医院文书档案管理的网络化，对传统的档案管理方面的相对低效的方面进行改革和创新，加强对计算机软件的培训和学习，通过一定的方法来让院方领导认识到信息化管理手段的有效性，使之能够更加的支持医院文书档案管理的创新管理。

五、结束语

通过对医院文书档案管理创新的重视，展现的是对医院各种信息安全性的重视，有助于医院的长远发展。在这个科技不断创新发展的时代下，应该树立创新的意识，在医院文书档案管理工作中要积极的进行创新，采用先进的科学技术，对管理理念和管理方式进行创新和完善，在管理的过程中，不断的积累经验和完善不足，满足文书档案管理的要求。

参考文献：

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