浅析办公室文书档案收集与归档工作管理

文/秦皇岛市山海关区林业局 瞿荣荣

文书档案能够记录问题发生、解决的全过程，有着非常科学的记载方式，可以说办公室文书档案管理工作在企业档案管理工作中占据了十分重要的位置。文书档案工作有着很强的技术性和服务性，随着社会的发展，文书档案工作得到了事业单位的肯定，因此更要积极地提升文书档案收集、归档的真实性以及完整性，提升档案管理的质量，从而合理地开发、利用文书档案资源，为企业发展提供更多的服务。

一、办公室文书档案收集和归档工作的重要性

在我国事业单位中，档案管理非常重要，文书档案的收集、归档工作是最基础、最关键的环节，是开展事业单位档案管理工作的首要工作。文书档案中记载了事业单位的发展过程，是单位作决策的科学参考资料，其包括会议记录、请示、审批情况、谈话、决议等文档资料。对这些文件进行收集、归档，能够保证档案资源的完整和真实。当事业单位进行决策的时候，文书档案是非常重要的参考资源，其能够直接决定事业单位的战略发展方向。

二、现阶段办公室文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案管理意识差。在传统的办公室档案工作中，对文书档案整理工作没有很高的重视程度，这就直接造成文书档案收集、归档工作长期处于管理的薄弱环节，很多档案管理人员对于文书管理工作意识差，仅仅是重视事业单位的红头文件，而一般性的编号文件并没有进行认真地管理，这就使得文书档案管理工作整体的质量很差、整体的效率很低，主要表现为档案失真、缺损、时间不连贯等。管理意识差导致文书档案管理人员工作中缺少责任感，档案资料的失真、缺损也使得档案资料无法得到高效率的利用，给档案资料的查阅、管理带来一定的难度。

（二）档案收集、归档力度小。从现阶段事业单位文书档案管理上看，在收集、归档方面主要存在着以下问题：首先是档案资料收集的模式过于落后，很多工作人员仍然按照传统工作方式进行整理和分析。然而，随着事业单位的发展，档案资料变得复杂。首先，整理上变得有难度，采用传统手工、单一的管理方式很难进行及时、科学的归档。其次，档案资料在收集中没有完整地对资料进行收集，工作人员收集的档案资料存在着断章、缺页、时间不连贯等现象，档案资源的不完整给归档和使用都增加了难度；此外，在档案收集中无法保证档案的真实性，这使得档案本身的可靠性无法保证，一些档案资料有着非常重要的价值，其涉及的内容比较广，档案资料的不完整性也给文件归档工作增添了难度，使得归档工作无法顺利地进行。

三、加强文书档案收集、归档工作管理的措施

（一）积极地对管理人员开展培训工作。作为一名专业的档案管理人员，要有很强的档案管理意识，除了必备专业的管理知识和管理能力，还需要在工作中有责任感，保证工作的积极性。档案管理人员要对档案资料有着一定的敏感性，对档案收集、归档工作有着高效率的方法，从而保证档案资源的完整和真实。对于一些管理能力较差的人员，必须要进行专业化的培训，宣传工作的重要性，提升其管理素质，为文书档案管理工作奠定良好的基础。

（二）完善文书档案管理制度。事业单位需要完善现阶段档案管理的制度，比如档案收集范围、时间、注意事项等，从而保证文书档案工作能够有秩序地开展。事业单位可以根据自身单位的发展情况、档案管理情况制定符合本单位管理的制度，从而保证单位档案管理工作的顺利开展。

（三）创新文档收集、归档工作模式。传统的档案收集工作过于被动，档案管理人员仅仅是将送来的档案资料进行整理，这使得很多资源被遗漏。因此，要改变传统的收集方式，主动地去收集档案资料。加强档案管理人员与事业单位各个部门的联系，定期地对档案资料进行收集和归档，了解档案资料的连续性、历史性，避免出现档案资源收集不完整、失真等情况，及时发现档案管理中出现的各项问题，及时地进行处理。在信息时代发展的今天，要主动利用信息技术建立档案管理系统，减少人工收集的失误，从而更好地保证档案资源的价值，让办公室文书档案资源为事业单位的发展提供更优质的服务。

四、结语

文书档案管理在事业单位档案管理中占据了非常重要的位置，因此要认真地进行办公室文书档案的收集、归档工作，提升管理的意识，针对现阶段存在的问题，采取措施有效地避免，改进现阶段管理方法，保证文书档案的真实性、完整性，从而让文书档案资源更好地发挥其价值。

[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务,2013(23).

[2]黄黎明.谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理[J].才智,2014(11).