如何提高办公室工作的质量和效率

文/中交二公局第五工程有限公司 张杭

办公室是保证机关和单位各项工作顺利开展的重要部门，做好办公室工作，不断提高办公室工作的质量和效率，对于提升整体工作绩效有着重要的促进作用。

一、办公室工作的职能定位

办公室工作具有参谋、协调、督办、服务四项基本职能，立足点是办文、办会、办事。办公室是领导的“左右手”，是承上启下、联系领导和基层的桥梁，是沟通左右、协调关系的纽带，是上传下达、保证机关工作正常运转的中枢。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、督办、检查及协助领导处理日常事务的任务，处于参谋和助手的地位。同时，办公室承担着接收、接待来文、来人任务，又处于“门面”和“窗口”的地位。

无论单位的性质、业务类型有何区别，办公室几乎都是不可或缺的一个部门。有人把办公室称为“不管部”，即别的部门不管或业务分工不明确的事，都由办公室来管理或协调。有人形象地说办公室工作“加班没完没了，材料没多没少，下班没晚没早，吃饭没饥没饱”，却很难做出轰轰烈烈的成绩。也有人形容在办公室工作的同志是“疾驰的马、温顺的羊、吃草的牛、看门的狗”，处理繁琐的日常事务忙忙碌碌，执行上级的决策兢兢业业，履行工作职责默默无闻，管理行政事务严肃认真，这些都从一个侧面生动地反映出了办公室工作的特点。

二、如何提高办公室工作质量和效率

对于不同的单位和个人而言，做好办公室工作有着不同的方法。下面，就如何提高办公室工作效率和质量，谈一点粗浅的体会。

（一）提高统筹性，当好参谋助手。做办公室工作要处理好“事务”和“政务”之间的关系，所谓“政务”，就是出谋划策，当好参谋助手。要想提升办公室工作层次和质量，必须突出政务这个重点。要参在点子上，谋在关键处，为领导抓大事、议大事服务。所以，我们做办公室工作，要提高统筹性，想问题、做事情时努力做到“大处着眼、小处着手”。这就要求我们多关心国家大事和社会热点问题，多关注企业生产经营管理的每一项工作，多学习中华优秀传统文化，多学习模范人物和身边榜样的先进事迹，这样，我们的思路才会越来越宽，我们的见识才会越来越广，做起工作来才会越来越游刃有余。

（二）强化条理性，做好重点工作。办公室工作头绪繁多，要强化条理性，突出工作重点，切实做到忙而不乱。要根据任务的轻重缓急，把各项工作分成A、B、C类，急事、重要的事马上办，次急、次重要的事缓缓办，不急、不重要的事最后办。要善于抓住主要问题和问题的主要方面，努力寻找到解决的办法。

（三）突出细致性，抓好贯彻落实。办公室工作牵一发而动全身，直接关系到单位的工作质量、效率和外部形象。因此，要求办公室工养成良好的工作作风和习惯，努力做到“心细如丝，守口如瓶”，在工作中要细致周到，既不能出现原则性的重大失误，又要最大限度地避免文字、标点符号等常识性错误。

（四）增加灵活性，搞好后勤服务。办公室服务工作要抓好“三为”，即为领导服务、为基层和其他部门服务、为全体员工服务。具体工作中，“既要有白杨树的原则性，又要有柳树的灵活性”。所谓原则性，就是总的制度规定和要求；所谓灵活性，就是在不违反原则的前提下，及时调整思路，适时换位思考，采取合适的办法，及时弥补某些暂时性的不足，以利于工作开展，体现浓厚的人情味和灵活的办事技巧。

（五）增强免疫力，筑好廉洁防线。办公室是窗口部门，搞好廉政建设，对于维护企业整体形象关系重大。办公室工作者由于工作在领导身边，有一些工作上的便利条件，但不能利用这些便利来谋取私利。办公室工要带头弘扬正气，带头践行“三严三实”要求，廉洁奉公、艰苦奋斗、谦虚谨慎，自觉筑牢廉洁从业的思想防线，努力成为廉洁从业的模范和表率,不辜负领导和广大员工的信任。