火电总承包项目文件精细化管理探讨

文/山东电力工程咨询院有限公司 秦金霞

近年来，国内火电总承包项目市场竞争日趋激烈，项目管理水平成为赢得竞争的重要指标。项目文件管理作为项目管理的重要组成部分，越来越受到重视。项目文件管理已逐步将重点关注对项目文件实现有效的过程管理与控制，项目文件管理的水平体现在全员、全过程的项目文件管理过程中。探索项目文件精细化管理模式，紧跟项目现代化建设的步伐，形成企业对火电总承包项目文档控制的能力，提升企业核心竞争力，才能规避企业风险，在市场竞争中取得优势。

一、精细化管理概述

精细化管理主要是针对在现代社会化大生产背景下迎接一系列巨大变化和挑战中如何树立持续的核心竞争力而展开的。精细化管理的本质意义是对战略和目标分解细化和落实的过程，是让战略规划能有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程，同时也是提升执行能力的一个重要途径。推行精细化管理是缓解社会资源约束矛盾的需要，也是适应市场发展成熟、需求多样化、竞争更加激烈的有效对策，更是企业加强基础工作、挖掘潜力、提高企业效益的关键途径。

项目管理分工的精细化以及服务质量的精细化对项目管理提出了更高的要求。精细化管理是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，精细化管理的目标，意味着项目管理资源的节约，成本的减少和效率的提高。

二、项目文件实施精细化管理的必要性

项目文件管理作为项目管理的重要组成部分，并逐步成为项目管理的核心之一，项目文件的控制对于项目平稳运行和组织管理能力的提升都起着举足轻重的作用，探索项目文件的精细化管理对于提高项目管理质量和效率，进而推进项目管理的精细化水平，具有十分重要的意义。

（一）外部环境的促使。云计算、物联网、移动互联网，新一代信息技术等不断融合演进，新的管理工具的应用，对项目文档管理工作提出了更高的要求和挑战，集约化、标准化的管理平台和流程应用，将为管理工作提供更有效的途径，并不断刺激着新的管理方式的产生、推广以及流程的改进和优化。文件管理工作作为“知识型工作自动化”的一类，应该进一步关注平台工具的应用与标准化流程的集成、文件管理与业务规则的紧密结合以及人员分工的细化，精细化文件管理将成为赢得未来的必要之选。

（二）项目管理需要。项目文件是项目管理的依据，是项目进程中所有信息的存储库，帮助项目管理者了解项目管理各方面的问题，并实现有效的控制；项目文件是实现各单位及各部门联系的工具，是用于协调和沟通的载体。

（三）人员配置情况。从目前国内火电总承包建设实际情况来看，项目建设参建方众多，包括建设单位、监理单位、总承包单位、施工单位及设备供应商等多身份多家单位，各单位项目文件管理人员素质参差不齐，对项目文件及档案管理知识的掌握不尽相同，部分单位无专职文件控制或文件管理人员，由技术人员或其他管理人员兼职的现象比较普遍。项目文件管理精细化对人员素质和组织配备有了更高的要求，人员素质方面不仅要掌握专业的文档管理知识，熟练掌握信息化应用平台和办公软件，具备良好的沟通协调能力，同时要了解工程建设和业务流程。

（四）文件管理本身。项目文件的管理过程，贯穿项目建设整个生命周期，同时也贯穿项目文件生命周期。文件生命周期理论揭示了文件运动的整体性和内在联系，揭示了文件运动的阶段变化、文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响。它引领我们关注文件整个生命运动过程，并实现文件管理的高效化和全貌控制。

三、提升项目文件管理精细化的主要途径

精细化管理是一种管理理念，一种管理文化，其以“精、准、细、严”为基本原则，提升和改造员工素质，加强企业内部控制，强化链接协作管理，从而从整体上提升企业效益。精是做精、求精，追求最佳、最优；准是准确、准时；细是做细，把工作做细、流程管细；严就是执行，主要体现对管理制度和流程的执行和控制。项目文件精细化管理要通过提升和改造项目文件管理人员的素质，强化部门、岗位之间的协作，借助先进的文件控制平台，实现文件控制程序的优化和推广，从而达到项目文件管理效益的提升。主要从以下几方面来实现：

（一）项目文件一体化管理团队的建设。面对担当多个角色的参建方，首先要明确各参建单位文件管理的职责，进而明确各管理部门文件管理的职责，再把各个部门的岗位职责落实到人。角色分工不仅包括项目文件管理部门，而且将文件控制作为全员参与的实践过程。对于项目文件管理部门要实现职责的明确和细化，将岗位职责落实到细处，而且要辅以便于执行的、明确的考核体系和考核办法。

（二）管理程序的优化和改进。精细化的管理方法，要实现复杂的事情简单化、简单的事情流程化、流程化事情定量化，定量的事情信息化。项目文件管理精细化要求，程序方法的固化，固化以往项目文件管理的经验、做法，即首先实现隐性知识的显性化，用具体、明确的流程化、量化标准取代笼统、模糊的管理要求。

（三）过程的精细化管理。项目文件精细化管理需要按照项目建设进度计划要求，建立项目文件目标管理体系。

（四）信息化的手段为支撑。摒弃沿用传统归档管理模式的档案管理系统，借助云计算、业务规则技术为支撑。

四、项目文件精细化管理中要注意的问题

（一）观念和意识的转变。精细化是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。应该作为企业文化的重要组成部分加以重视和培养。

实现项目文件管理的精细化，需要集中全员的智慧，靠集体力量的发挥，因此树立项目全体成员精细化的文件管理意识，并固化为企业文化组成部分，加以宣传和强化，彻底实现观念和意识的转变。

（二）注重实效，程序的执行要不折不扣。精细化的项目文件管理流程固化后，要加大执行力度，为了确保流程的顺畅，反馈、检查和奖惩制度，要有专人执行，根据可量化的考核标准将监督落到细处，以确保执行效果。

（三）精细化管理强调工作的量化和精确性。通过定期对项目文件进行精确的数据分析和总结，来实现对文件数量、质量，流转效果、速度等进行全面地掌握和控制。通过各类台账或总结，保证所有文件的状态可控、可查，清晰明了。

（四）精细化是一个过程，持续推进和改善，消化吸收与创新相结合。随着国内火电总承包项目的激烈竞争，走出国门、抢占国际市场成为转变经营战略的一种选择，在开展国际火电总承包项目的过程中，面临着文件控制必须与国际大型工程公司对标，在此过程中，会出现一些矛盾或问题，包括管理理念和方式上的冲突，这就需要“循序渐进，厚积薄发”，将消化吸收与创新相结合，探索适合自身发展的精细化文件管理之路。

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