基于二级学院行政秘书服务意识和能力素质的研究

周慧

摘要：高职院校二级学院的行政秘书是从事学院办公室行政事务工作的管理人员，行政秘书主要是协助学院领导处理相关日常事物，并为此提供服务，在学院公众中具有重要的作用。然而，当前有部分行政秘书在工作过程中，其服务意识较低，能力素质不够，阻碍了院校管理工作的开展。基于这一情况，本次研究从二级学院行政秘书的工作职责出发，针对如何提高其服务意识以及能力素质提出相应的解决方法。

关键词：二级院校 行政秘书 服务意识 能力素质

院校的二级学院是教学、科研、行政的基层办学单位，承担着整个二级院校的主要行政管理工作。行政秘书作为专门负责处理办公室综合事务的相关工作人员，既是院校行政管理工作的好帮手，也是维系师生员工间的重要纽带，对学院的发展起着重要的作用。二级学院中的行政秘书工作涉及学院工作的方方面面，行政秘书需要全面了解自身的工作职责，形成较好的服务意识，努力提高自身的能力素质，才能更好地开展相关工作。

一、二级学院行政秘书的工作职责

在进行任何工作之前，必须全面了解工作的性质、内容，也只有这样，才能更好地工作。在二级院校中，行政秘书的工作主要包括文书工作、日常行政工作、档案管理工作。所谓的文书工作主要是针对院校发展的相关工作计划、工作报告、工作总结、相关申请报告、决策等重要文件的起草、校对和呈送、发放。日常行政工作主要是指包括学校的相关管理条例或制度，开展各项工作，同时及时处理电话、电函，并进行传达或接收;安排二级学院的相关行政会议的准备，并负责学院后勤服务的组织管理，学院办公用品的采购、保管和发放等。档案管理工作主要是对相关行政、人事等工作的文件材料的整理和收集，保存好院校相关会议记录、工作计划以及工作总结等，并对院校教职员工的档案资料进行登记和保管。此外，行政秘书的工作职责还包括信息工作、资产管理工作、人事工作、财务管理工作等。

二、二级院校行政秘书服务意识的提高

二级院校行政秘书身兼数职，不仅需要具备一定的预见性和主动性，尽职尽责、细心周到、积极主动地完成各项任务外，还要树立“以人为本”的现代管理思想，努力提高服务的质量和效率。只有这样，才能更好地为广大师生服务。对此，提高二级院校行政秘书服务意识需要做到以下几点。

（一）服务于领导

行政秘书必须领会领导的工作意图，顺着领导的工作思路，理清相关工作关系，分清事情的轻重缓急，做好相关工作，同时主动掌握学院以及各系部的相关信息，对信息进行对比和整理，及时向领导汇报，为领导的决策提供相关依据。

（二）服务于广大师生

首先，做好后勤工作，处理好和教师之间的关系，及时传达学校的相关教学信息，为教师建立相关档案，积极为教师提供便利，遇到不能解决的问题，先和教师进行沟通，然后向相关部门反映，做好相关工作。其次，行政秘书需要树立为学生服务的思想，对学生关心的问题，要耐心地给予解答。帮助在生活上有困难的学生，取得学生的支持和理解，促进学生在思想上的成熟，使学生能够更好地完成学业。

（三）服务于其他部门

行政秘书必须全面协调好各部门之间的关系，协调好系部工作的开展，与人事处等部门积极配合，在最短的时间内完成相应的任务。对于院校的来访者，需要主动并热情接待，对来访者的问题积极解答，树立良好的院校形象。

三、二级院校行政秘书能力素质的提高

（一）培养良好的表达能力以及沟通能力

行政秘书不仅需要具备良好的文字功底，还需要具有良好的沟通协调能力，二者缺一不可。文字是表达能力的具体体现，可以将学校的相关决策变成文字形式，变成各部门、师生间的互动活动。而沟通能力是衡量行政秘书管理工作效率的准绳，需要协调与领导、师生的关系;对外协调与上级职能部门、兄弟院校、合作单位等的关系。及时准确地沟通信息，消除矛盾，融洽关系，调动一切积极因素，努力为学院和系部的教学以及科研等各项工作创造一个宽松和谐、协作有序的良好工作环境。

（二）培养独立工作能力和良好的自控能力

行政秘书必须具备独当一面的能力，在具体的工作过程中，需要果断、勇敢，能够从众多方法当中选择出最优方案。当行政秘书遇到突发事件或紧急情况时，需要控制好自己的情绪，协调好人际关系，听取正面和负面的意见，正确对待他人，和他人友好共处。

当前，二级学院行政秘的工作职责任重而道远，提高二级院校行政秘书的服务意识和能力素质还需要努力提升自己的价值，充实自己，提高业务能力，为院校的发展更好地服务，从而使得学校的各方面得以全面的提升。

（责编 田彩霞）