对公司内部控制有效实施的探讨

唐维

摘要：随着现代化经济的迅速发展，现代企业制度逐渐形成，现代化管理体系成为加快企业现代化转型的一个重要支点。内部控制是整个现代管理体系的核心，加强物业管理公司的内部控制决定着企业未来的发展空间。因此物业公司必须深入了解内部控制在公司现代化建设中的重要作用，提高对内部控制的认识，发现内部控制在企业发展中的强大优势和当前存在的问题，制定出相应策略保证内部控制的有效实施，以促进物业公司的可持续发展。文章将以国有物业公司为例，就企业内部控制的有效实施进行探讨。

关键词：物业公司；内部控制；现代化管理体系

一、目前国有物业企业内部控制问题

作为高度专业化服务的服务企业，国有物业企业对制度的要求相当高。经过30几年的发展，相关政策法规虽得到不断完善和改进，但是国有物业公司内部制度未能实现与时俱进，仍然停留在原始管理模式上。缺少完整有效的内部控制体制成为制约国有物业企业发展的重大屏障，整个物业企业的服务质量和效率得不到实质性的突破，各种企业内部关系混乱得不到有效改观和协调，导致管理效率相对私营企业低下。

（一）国有物业公司对内部控制的认识和重视不足

国有物业企业在管理上一般较为松懈，缺乏市场竞争下的自觉性，在管理上表现为拖沓、滞后、忽视等问题。管理者往往不重视内部控制在物业企业现代化建设中的重要作用，对内部控制的重视程度不足，甚至将内部控制视为增加企业成本负担的累赘。即使一些国有物业企业建立了内部控制体系，也存在认识不足、执行不当、具体落实困难的问题。在认识上，国有物业企业认为内部控制仅仅是从制度上明确企业部门和员工的职责，把整个内部控制的重心放在了制度建设上，忽视了内部控制是管理的一项具体工作，内部控制制度最终必须运用到公司日常经营和运转中；在执行上，国有物业公司明显执行力度不足，内部控制制度几乎流于形式，并没有完全落实到企业经营的各个环节，内部控制形同虚设，同时在内部控制执行中缺乏引导，忽视了内部控制是一个循序渐进的过程，如建立系统的业务流程控制方案和评价考核方案，不但需要大量的时间和精力，而且这些方案还要根据企业实际需求和市场发展变化进行完善，并付诸实施；在具体落实上，因为国有物业企业的内部环境较为复杂，加上落实对象长期受原有管理模式和观念的影响，整个具体落实面临的困难更加艰巨。此外，国有物业企业为加强内部控制在教育培训方面的投入与产出不成正比，虽然在对企业内控相关部门和员工的专业化教育培训方面投入相对较多，但是整个教育培训投入所取得的效益并不理想，主要是受企业管理懈怠和企业全体不重视的影响，原有的管理理念和模式依然占据主导地位，内部控制管理仅仅的按部就班，并没有实现和企业发展的融合，最终影响企业的业绩和长远发展。

（二）国有物业企业内部控制体系不健全

风险评估、信息交流、内部环境、监督管理、控制活动是内部控制的5大基本要素，要素之间相互协调、相互作用。在国有物业公司实际运营中并没有将这5大要素系統化，体系建设缺乏全面性和针对性，并缺乏相关规范准则的有力支撑。一方面，国有物业公司的内部控制仅仅是借鉴其他公司的经验，照搬照抄，内部控制制度无法适应公司的实际需求，内部控制体系与公司不协调而出现纰漏的现象；另一方面，公司的内部控制体系没有全面的体现上述5大要素，内部控制的全面性无法体现出来，导致企业经营管理水平不断降低，制度约束力逐渐失效。具体来说，内部控制体系出现的问题主要有以下几个方面：1、组织结构不完善。企业组织设置沿用传统物业公司管理模式，内控部门和人员的职能出现缺位、错位等现象，导致部门中间地带的工作难以得到有效监管和控制，不同岗位间的协作也存在不和谐的情况。2、权责制度不规范。企业决策过程不够规范、内控制度不够完善，在权责审核方面出现“真空地带”，这无疑会导致事后责任的推卸，进而降低内控质量。3、财务管理不到位。物业企业在财务方面并没有一套完备的制度体系，缺乏对资产的控制，一旦企业经营管理者以权谋私，将大大增加了资产挪用和侵占的风险，给企业的资产带来巨大威胁。

（三）国有物业公司的预算管理制度不完善

预算管理和内部控制是相辅相成的关系，预算编制的效果直接关系到内部控制的最终效果。预算管理中的预算编制是一个系统全面的工程，难度系数较大，尤其对是高度服务专业化的物业企业。预算编制的要素主要涉及到公司内外部的经济因素，包括公司内部经营状况、财务状况、未来发展目标、同行公司的竞争、市场变化等。目前物业企业的预算管理缺乏有效的前期调查研究，内部信息收集不足、不全、不准确，外部信息分析太浅薄、太片面，同时不能将公司的内部信息和外部环境结合起来。信息的缺乏使预算编制出现不符合实际的情况，企业资金的预算和评估也就失去科学有效的分析，导致企业资金利用效率较低，预算结果的准确性也难以得到保障。

二、加强国有物业公司内部控制的方案

（一）提高管理者和员工的认识

首先，企业管理者必须重视内部控制在企业管理中的重要作用，尤其是在市场竞争不断加剧的经济背景下，物业企业所面临的问题逐渐凸显，内部控制成为企业提高竞争力、降低经营风险的重要手段。一方面，管理者通过制度规范来明确权责关系和范围，将制度规范贯穿于整个企业经营流程，提高经营环节中部门和人员的责任意识，避免权责关系混乱，运营失控。另一方面，建立严格的考核制度，及时发现经营过程中的问题并做出紧急措施处理，防止运营受阻终断。

其次，提高部门员工对内部控制的认识是保证内部控制措施有效实施的重要前提。员工的内部控制意识主要从以下两个方面解决：一是，完善内部控制下的运营流程，在保证运营流程不影响整体公司运转的情况下简化流程，使流程方便快捷，便于员工准确把握运营流程、掌控各个细致环节，从而为员工创造认识内部控制的经营环境；二是，通过制度宣传、规范教育、控制技巧等手段来增强员工内部控制的意识，提高员工内部控制的执行能力，主要方式有：制度手册的制作和发放，开展不定期的教育培训，内部控制执行效果考核等，最终使部门和员工能在制度范围内展开工作，有效避免工作风险，提高工作效率，构建良好的内部控制环境。

（二）建立完善的内部控制体系

公司组织结构的设置是内部控制建立的前提。因此必须首先完善企业组织结构，合理分配企业职能，科学界定机构职权，使企业相关条线部门和居民区物业管理经理各司其职，而又相互协作和制约。在保证组织结构合理的前提下，建立健全内部控制体系。如，实施轮岗制度，即将工作交予两个及以上的人来完成（非共同完成此工作），当其中一个人在开展工作的同时，其他人负责监管和控制，从而有效防止违规行为，及时发现内部控制不善的问题。

对企业资金采用集权式管理，控制企业的资金命脉，有效收集和利用闲置资金，提高资产的使用效率，避免资金浪费和资金流失。同时加强实物监管，建立健全实物安全管理制度，确保企业固定资产的安全。

（三）加强预算管理，提高预算编制效率

提高预算编制的准确度，发挥预算管理在内部控制中的重要作用。1.信息量化：通过对企业当前经营状况和未来发展情况的有效量化，准确分析出经营、财务等活动的动向，并且对分析结果做出相应的管理计划，实现对企业现在和未来的控制，从而为企业部门提供执行方向和目标，进而增强预算管理的控制力和约束力。量化，即会计信息的统计和处理，会计信息反映的是公司近期经营状况，准确的会计信息能保证预算的针对性和有效性。量化的经营信息不仅能有效控制当下的经营进程，还能对未来发展方向、投入力度和实际运转做出合理预测，制定出准确的预算编制。2.预算流程：除了预算信息的准备外，把握预算流程成为保证预算编制效率的重要方面，如财务预算中需要将财政资金和自有资金区分开来，分别进行预算评估。预算流程的简便和严谨能为预算管理减轻很多工作量，对预算准确性也有极大是保障作用。

参考文献：

[1]王国丽.物业管理企业财务内部控制探讨[J].长江大学学报，2012（11）.

[2]许岩.关于物业企业内部控制有效实施的探析[J].财经界，2015（08）.

（作者单位：上海曹杨物业有限公司）