我国高职院校档案管理存在问题与优化措施

石军霞

摘 要： 随着我国高职院校的快速发展，院校档案管理工作已经成为院校教育的重要部分。搞好高职院校档案管理工作，对提高院校管理水平和教育教学质量有重要的保障作用。但是，在高职院校档案管理工作中存在一些问题与不足，亟待解决。本文对这一问题进行分析，并提出优化措施。

关键词： 高职院校 院校档案 管理问题 优化措施

随着我国高职院校的快速发展，院校档案管理工作已经成为院校教育的重要一部分。搞好高职院校档案管理工作，对提高院校管理水平和教育教学质量有重要的保障作用。但是，在高职院校档案管理工作中存在许多问题与不足，亟待解决。下面我就这一问题提出见解和主张，以供广大同仁参考和指正。

档案是高职院校教育教学活动的重要原始材料和有效记录。因此，档案管理工作是摆在高职院校日常工作中的一项重要工作，也是衡量管理水平的重要依据。做好高职院校档案管理工作，对高职院校有非常重要的意义。

一、高职院校档案管理工作的重要性

1.对院校档案的科学管理，有利于院校日常教育教学工作总结。一方面，一定时期院校档案的积累，能够很好地反映院校教育教学活动，为高职院校教育改革提供科学有效的资料。另一方面，院校和师生应用档案中重要的信息能够促进院校的管理与创新，能够促进教学方法的革新，能够很好地调动教师的积极性和主动性，提高学生学习积极性，进而提高教育质量和院校整体教育管理水平。

2.对院校档案的科学管理，有利于高职学生的全面发展。档案是一部活的资料，它不仅能够反映学生的原始性基础资料，还能够有效了解学生的思想品德和学习状况。这对培养高职学生的学习能力和思想品德，具有很好的引导和指导作用。

3.对院校档案的科学管理，有利于加强对教学规律的研究。我们通过对教育教学档案的研究，能够有效发现问题和反馈问题，找出教学中普遍存在的问题。例如院校可以通过对档案的研究，了解师生的教学情况和学习情况。对教育教学工作制定规律，探究教育教学中的高效方法，进而最大限度地提高教育教学实效性。

4.对院校档案的科学管理，有利于院校各项工作的顺利开展。在高职档案中，不仅记录了教学和管理成绩，而且记录了曾经出现的失误与不足。尤其是一些反面教训，是院校管理层决策时重要的依据，它具有很强的借鉴作用。同时，有利于教职人员提高警惕，以免出现类似错误。

二、高职院校档案管理工作存在的几点问题

1.档案管理工作中，存在不科学、不规范的管理机制。在档案的管理过程中，有一些院校学生档案并没有统一管理，有的是各系管理，有的是院校学生部门管理，还有的是档案管理部门管理。并没有配备专人负责，没有建立科学有效的学生档案管理制度。有的院校的档案管理中，还会出现拖欠现象，到了学生毕业时，才临时突击填写，其专业程度和实际情况相差太远。

2.对毕业学生的档案转递不够完善。现在，高职学生就业机制已经转变为双向选择，这为高职学生的择业和就业提供了更多种的选择机会，给高职院校毕业生档案的转递带来了很多问题。一方面，现在许多档案代理服务机构，由于监管不力不够，工作人员素质不高，管理制度不科学。另一方面，在我国高校和用人单位，在毕业生分配和接收过程中不能形成很好对接。

3.院校对职高学生档案管理的科学化水平不高。现在档案管理没能实现现代化，还实行手工抄写，并且是主要的管理手段。随着在校学生的不断增加，学生档案数量和种类也逐年增多，这样原有的档案管理手段已经不能适应新时期的要求。因此，我们必须加快推进职高院校学生档案管理的现代化进程。

三、不断优化高职院校档案管理的措施

1.不断理顺高职院校学生档案的管理机制。根据我国高职院校档案管理相关法规，认真落实档案管理工作必须由院校领导亲自领导和直接责任的规定，还要把将档案工作归入院校整体发展规划。要把学生档案进行科学有效的分类管理。这就要求相关部门重视学生档案的管理，由专门的档案管理部门和人员负责管理，并逐渐完善学生档案管理工作。同时，还要加强学生档案管理队伍的培训，培养一批具有开拓创新精神的新型档案管理人才。

2.不断加强学生档案材料的收集和整理。对此，我们要不断丰富高职学生的档案内容。除了传统的档案信息外，我们还要适应新时期的要求，突出学生的个人素质和个性特点。例如学生的各种考级证书和荣誉，还有参加的各类活动和公益性活动，这都是高职学生在校期个人突出表现的记载，对学生自己和院校荣誉有十分重要的作用。因此，加强对学生档案资料的收集整理非常重要。

3.不断规范高职毕业生档案的转递工作。要做好毕业生档案的转递工作，我们就必须加大宣传力度，提高学生、用人单位的重视程度。还要提高学生对档案的关心程度，培养档案工作人员的责任心。高职学生毕业后，会面临很多问题，就会面对自己档案的落实问题。因此，我们要教育学生时刻关注自己档案的落实情况。同时，要对档案工作人员加强教育，不断培养管理人员的责任心，不断关注毕业生档案转出后的落实情况，及时检查回执情况，防止毕业生档案丢失。

4.积极推进职高学生档案现代化管理。随着我国现代信息技术的不断发展，我们对高职新生的录取和毕业，已经基本实行了网络化管理，这就为建立学生电子档案奠定了基础。运用现代化的网络技术，同时结合传统的纸质档案，不仅节省了大量人力和财力，便于用人单位和学生对档案的查询，更有效实现了高职院校档案的准确化和现代化。