小议信息化在水利工程档案管理中的应用

谢京明+宋维玲

【摘 要】针对传统水利档案存在的问题，结合水利档案管理的特点，将信息化应用于水利工程档案管理，为水利事业的发展提供便捷、快速、高效的服务。

【关键词】信息化；水利工程档案；应用

数据量大，类型繁多，价值密度底，处理速度快，要求时效性高，大数据信息时代的这些特点，让习惯于传统档案管理方式的人员猝不及防。如何应对并实现档案事业适应时代发展的跨越式“数字崛起”，档案信息化应运而生。

水利工程档案信息化就是运用计算机技术对水利工程档案进行信息存储与检索，充分发挥光盘技术、缩微技术在水利工程档案管理中的作用，加快水利工程档案的数字化处理以及现代化管理步伐，设计开发出水利工程档案信息管理软件，使水利工程档案现代化管理建设和办公自动化系统紧密融合在一起，同时充分运用水利工程档案管理系统，大力发展水利工程档案数据库建设，建成室藏全部水利工程档案的文件级目录数据库，采取有效措施确保软、硬件安全运行，保证水利工程档案数据、上网水利工程档案信息与水利工程档案系统的安全与使用。

水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图标、声像、数据等各种历史资料的记载，也是水利工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。

一、传统水利工程档案管理存在的问题

1.档案资料整理验收不严格、不完整给档案的查询带来不便

档案管理人员对工程档案缺少管理经验，对所收集上来的资料被动地有多少接多少 ，影响了档案的齐全完整，纸质档案逐年增多，加重了档案查询的难度，影响了档案的查询效率，导致档案信息资源的极度浪费。

2.档案管理存在诸多安全隐患

传统的纸质档案对档案库房的保存环境要求很高，高温、潮湿、灰尘、光照等因素都会导致档案寿命变短，档案管理人员由于调档、还档频繁的进出档案室，也会破坏档案的管理环境，不利于档案的日常保管。

3.档案管理投入不足，人员素质差

实际工作中对档案管理工作的资金设备和人员的投入不足，硬件和软件滞后。造成了归档不齐全，案卷质量差、档案管理基础工作不规范，严重影响了档案工作的管理质量。

二、水利工程档案管理信息化的重要性

《全国档案信息化建设实施纲要》要求：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设。

近年来，水利工程建设领域的工程招标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度逐步完善、而政府管理职能的转变，行政审批制度的改革、工程建设的规范也给档案管理的内容、形式、制度以及各种载体提出新的要求。目前的实际情况是，与之相对应的各种档案管理制度、法规文件却相对滞后，基层水利工程档案在管理体制、制度化建设、规范化管理上也存在着一些不容忽视的问题。信息化是档案工作发展的方向，是大势所趋。如果不进行数字化，就无法实现社会的信息化系统，无法发挥作用，数字化也有利于传统载体档案的安全和证据保全。

三、信息化在水利工程档案管理中的应用

1.水利工程档案信息化管理的内容

（1）加强水利工程档案信息化管理的制度建设

单位领导必须高度重视档案管理工作，给与必要的支持和保障，建立健全档案管理机构和制度，成立专门的领导小组，明确专门的档案管理人员，专门负责工程项目资料的收集、整理及归档工作，明确档案管理人员的工作职责和责任。要定期对国家制定的档案管理制度进行研究学习，及时制定、修改适合本单位的水利档案管理规章制度。创建规范的管理机制，使档案资料标准化、规范化和共享化，不断提高档案实体质量，避免相近公文重复立卷组合，建立健全各项档案管理规章制度，如：档案立卷归档制度、查阅制度、保密制度、安全管理制度等。加大档案人才的培训力度，充实稳定档案队伍，努力提高重点水利工程建设项目档案管理人员的素质，有计划、有目的的对档案管理人员进行业务培训，使水利档案管理人员不断更新知识，掌握扎实的业务技能，要不断增强档案管理人员的现代化意识，使其充分认识档案管理的重要性，牢固树立档案科学管理观念，提高档案管理人员的档案安全管理和保密意识，逐步建立和完善档案管理机制。

（2）加强档案信息化管理的设施建设

统筹安排档案经费和设备，建立设备齐全、功能完善的计算机机房，配备承载档案信息系统的高性能服务器和数据存储器，安装档案管理软件，为档案的信息化建设提供良好的数据处理和存储环境。不断提高档案的检索功能，使其能够按照项目分类、功能、年度、文号、密级等进行灵活检索。档案的信息化建设需要复印机、电脑、扫描仪等先进的电子设备，实现档案目录的电脑检索。内容电子化扫描工作为档案的数字化提供了物质基础。加强对电子系统和软件的学习和开发，逐步实现档案信息的有序整理，档案信息数据库的建立，以及档案信息网络的建设和信息资源的开发利用，不断丰富和完善档案信息数据库的内容。

（3）加强电子档案的安全管理

加强档案的安全管理，做好档案的复制、备份工作。确保档案不丢失、不遗漏。加强计算机系统及操作系统的安全管理，杜绝各类危害档案安全事故的发生。

2.水利工程档案信息化管理的应用

（1）有利于保管实体档案

水利工程档案和普通实物档案、会计档案、文书档案的区别记录是，通常情况下，档案都是按年度归档整理的，单位、科室也都围绕年度执行工作计划，然而水利工程建设项目常常要通过勘测、规划、可行性研究、初步设计与施工图设计等多个阶段。另外，水利工程往往由好多个单项工程组成，建设投资大、周期长、要求高。所以，在整个工程建设中形成的档案种类多，数量大。

水利工程档案管理是水利技术基础资料，它反映了水利工程建设的全过程，不仅准确地记录了工程建设情况，而且能为今后施工、运行、验收、维修、提供可靠依据。加强水利工程档案信息化管理，为其它工程项目提供了理论参考价值，更好地服务于水利事业。

在传统水利档案管理工作中，为了建立和维护档案的存放秩序，防止档案损坏，不同的载体档案材料需要按照其特殊保管要求维护档案的安全与完整，以延长档案的使用寿命。由于受存放环境、查询、取用等因素的影响，档案会出现不同程度地受损情况。应用计算机管理档案就基本解决了这一问题，从而最大限度地延长了实体档案的使用寿命，减少由于各种因素导致的档案磨损。

通过计算机对水利工程档案资料实现信息化管理与网络报送、传递，方便多地区、全方位地运用档案资料，对业务咨询智能化、管理流程数字化、自动编排与装订程序化，实现水利工程档案管理的信息化。

（2）满足档案管理信息化的要求

水利工程档案管理不仅要保管好档案实体本身，更重要的是要进行档案的深层次开发利用，方便用户在档案信息服务中能够快捷地查询档案信息。现代化的技术手段、创新性的管理方法，将计算机技术、网络技术、数字化技术等有机结合，让管理系统在现代水利档案管理中发挥积极作用。并且通过不断提高档案管理人员的现代化管理技能，保障档案的信息化管理在水利工程建设中的引导和推动。

综上所述，水利档案管理信息化建设是一项长期，复杂的系统工程，不仅需要软硬件的投入，还需要大批的专业档案管理人员做保障。所以，各单位要积极培养水利档案信息化建设与管理的复合型人才，在信息化建设项目资金投入方面也应与信息化建设的任务相匹配，必要的开发、升级及维护经费，也是信息化建设的一项必要条件。以保障系统的正常运行，有效利用计算机技术管理水利工程档案，将为水利事业的发展提供便捷、快速、高效的服务。endprint