完善医院合同管理内部控制

徐伟亚

（南京鼓楼医院财务处 江苏 南京 210008）

一、引言

合同管理是对合同的审批、签订、履行全过程进行计划、组织、控制、调节和监督经济检查等管理活动。我院作为大型三甲医院，日常业务涉及各类经济活动，每年订立合同上千份，总计金额亿元以上。合同作为经营活动的载体，合同管理的水平反应了经济活动质量的高低。不同于企业的经营活动大多涉及购销合同，医院经济合同复杂，按内容分类：设备软件采购合同、维保合同、行政物资采购合同、科研协作协议、临床药物试验合同、租赁合同、合作协议等。

二、目前医院的合同管理程序的缺陷

目前医院的合同管理仍采用传统模式下的简化管理程序。在这种模式下对合同实行分级授权和审批制度，对不同金额和种类的合同，领导授权级别不同。明确合同管理的职责分工。合同拟定与审核，审核与执行岗位分离，形成制约监督机制。各环节确认前一环节签字即可使合同流程运转下去。在合同量比较少的情况下这种模式虽然投入少，成本低，仍可以有效的管理，而且方式灵活，比较节约人力成本。但是当合同数量多，类型繁复的时候各环节之间脱节的现象就显现出来。整个合同管理流程长，沟通不到位，影响合同履行质量。当相关岗位人员流动的时候，容易出现交接不清的现象。同时，这种程序最大的缺点是缺少考核，也就是合同管理只能让业务运转下去，对医院经营的帮助不大，对今后订立合同的借鉴意义不大，使合同管理流于形式，也是对各种有用信息的浪费。

三、如何完善合同管理内部控制制度

日常合同管理工作动态性非常强，可是在如此大量且金额巨大的情况下，传统方式对其进行管理已经非常吃力。因此需要完善合同管理内部控制制度，达到合同管理流程顺畅、合同履行到位、合同信息归档科学合理、同时做好对相关信息的评估和再利用。

首先，要实现合同管理的标准化。实现从申购到履行以及合同履行后的评估都确定负责人、环节固定、流程明确，使合同管理形成一个闭合的环。标准化可以降低合同管理的沟通成本。在合同签订过程中经常发生倒签现象，因事先履行合同，需要付款时才补签合同使合同管理失去防范和监督做用，造成即使合同履行有瑕疵，项目负责人也容易忽略。标准化的程序可以防止合同倒签。通过标准化可以降低合同履行过程中发生的成本，保证所有环节上的人都能参与到合同中去。比起让领导了解合同、在合同上签字，更加重要的是让合同执行人对合同透彻理解，特别是在合同流程都以手工签字完成的情况下，实际上每个环节的签字人不一定完全理解所签的内容。这就造成前期调研以及进行商务谈判时，相关人员非常尽责，为了一个细节甚至微小的利益甲乙双方多次谈判，但在履行过程中，由于项目负责人没有注意到合同文本，凭借提出申购时的需求描述以及主观经验，造成与合同真正标的的质量、数量、质保期、履行方式等之间形成差异，影响了合同履行质量。所以只有将合同管理标准化，项目负责人重视合同，对合同不折不扣的完成，才能彻底杜绝合同倒签、履行不到位等现象。通过标准化的程序使合同相关人可以在任何一个环节通过反馈的方式了解进度、细节等，有利于合同履行。

其次，将前期论证与预算结合起来。做预算只能是纵向的经济或经营商的预期和控制，但横向与类似单位类似情况或市场行情的比较才是核心。杜绝申购只是从部门需要出发，论证过于简单，对行情不够了解的情况。根据建立供应商库以及主要设备信息库，搜集同类地区同类设备等的招标结果信息，掌握市场行情，使预算更加科学。力求每一份合同不但满足每一次业务需求，同时也能对今后医院的经营有参考作用。

最后，完善的信息系统是合同管理的必要条件。我院与望海合作的合同管理系统对合同管理的完善起到了非常大的作用。该系统从医院合同管理实际出发，逐步将合同管理相关的环节都纳入到系统中来，使合同内容信息化，合同流程电子化。目前已将设备采购合同录入信息系统，实现设备采购从合同内容到入库、请款都有路径可查。包括合同前期信息，如申购单、调研资料以及会签表、合同正式文本等都以附件形式扫描到合同系统中。该系统大大方便了对合同以及相关资料的查阅、统计和分析。今后将逐步实现对所有合同信息化管理，通过设置系统提醒、引导合同履行进度，提供合同预警分析。通过利用财务系统中已经存在的供应商字典，可以对供应商合同履行情况跟踪分析，达到筛选优质供应商，淘汰不合格供应商。在合同系统中设置合同考核表，以表格的形式让不同环节的相关人员对合同订立及履行填写反馈信息，最终对合同履行形成考核数据。合同系统还能通过授权的方式明确查询权限，更严格的对合同保密。

[1]徐小燕.规范合同管理，保障企业稳步发展—谈内部控制在合同管理中的应用[J].经济研究导刊，2013，（18）.

[2]殷志昆，王晓燕.国企合同管理制度的优化性探究[J].法制博览，2014，（1）.