电子档案出现对档案信息服务方式的影响

杨柳

摘要：从信息服务角度看，电子档案的出现为档案信息服务方式的变革以及利用需求的变化起到促进作用。电子档案信息与载体的可分离性、在不同载体之间的可复制性、信息的共享性、便于计算机加工处理与迅速传递等特性，加上网络技术作为传递手段，使利用者不受时间、地点限制利用档案信息成为可能。

关键词：电子档案；信息服务；方式；改变

从信息服务角度看，电子档案的出现为档案信息服务方式的变革以及利用需求的变化起到促进作用。电子档案信息与载体的可分离性、在不同载体之间的可复制性、信息的共享性、便于计算机加工处理与迅速传递等特性，加上网络技术作为传递手段，使利用者不受时间、地点限制利用档案信息成为可能。电子档案带来的开放式利用同时也利于利用需求的扩大。电子档案对档案信息服务方式产生的影响：促进传统“阵地”服务拓展到空间服务；由定时服务或限时服务，变为利用者随时的自助服务；由纸质式载体服务转向电子载体和纸质资料并用服务；从平面服务转向平面与网络空间相结合的主体服务；从专门提供利用转向利用、休闲一体化服务。档案的利用宗旨不变，利用的形式发生了多变，这样也体现了服务的主动性、针对性、广泛性和开放性，增强了以用户为核心的服务理念。这些影响具体体现在服务方式上有以下两种：

一、借助电子商务形式来开展档案信息服务

电子档案的发展与计算机技术、网络通讯技术、自动控制技术、数据库技术和多媒体技术的结合孕育了全新的档案信息服务方式，即借助电子商务形式来开展档案信息服务。利用电子商务形式进行档案信息服务原因主要有两方面：一方面，电子商务中的资金、人才以及管理观念的优势则可以协助档案馆实现信息服务工作的网络化。档案部门在从事信息服务工作过程中都会遇到各种问题，而资金短缺问题已成为当今各个档案部门面临的最大问题。由于资金短缺，使得许多有助于用户的信息服务工作无法顺利进行，这样就不能满足用户的各种信息需求，直接影响了档案部门服务的质量，有损于档案部门在用户心目中的形象。因此，为了更好地开展档案信息服务工作，必须寻求足够的资金来源用以保障信息服务的高质量，与电子商务相结合就是一个很好的筹资方法。档案信息服务与电子商务模式相结合，打破了传统档案信息服务的旧格局，也改变了单纯的无偿的网上档案信息服务的观念和方式，增强了档案信息服务的市场竞争力，开创了档案信息服务的新的生长点。

另一方面，电子商务具有个性化可以促进档案信息服务的个性化发展。信息服务从本质上讲是个性化的，有效的信息服务一定是针对具体用户个人的问题、环境、心理、知识等特征来实施。传统的档案信息服务的“以一适全”、“统一服务标准”，各种利用者一个模式，各种层面的用户都实行统一的服务标准，这样的服务方式不能适应用户需求的多样化和个性化特点。因此，满足用户的各种需求、按用户要求“定制”信息产品成为未来信息服务的新方式。提供个性化的信息服务必将成为最受广大信息用户欢迎的服务方式，由于个性化的服务方式涉及到收费标准和如何付费的问题。鉴于档案信息资源是人类共同的财富，所以对于基础信息服务仍然实行免费服务，而对于一些高附加值的服务则实行有偿服务。虽然档案信息资源的市场发育迟缓、形式比较单一，但它同时又具有市场潜力大、投资少的优势，只要扬长避短完全可以在编研服务、检索服务、定题服务和咨询（证明）等有偿智力型服务中获得长足发展，这样有利于引进优秀人才，改善职工福利，调动档案工作人积极性，也可以促进信息反馈的加强。

二、虚拟档案馆为公众提供档案信息服务

虚拟档案馆看似与数字档案馆相同，但两者从功能定位、存在方式到基本特

征都有差别。电子档案馆是管理电子文件与电子档案（其信息的存贮方式是电子、数字形式，即档案信息数字化）并提供检索利用的档案业务机构。在数字档案馆中，虽然其保存的档案不再是以纸质载体来存贮信息，而是以磁带、磁盘、光盘等作为存贮载体，但这些磁带、磁盘等电子信息的存贮载体仍然是物理意义上的有形载体。而收藏这些有形载体的电子档案馆，也必然是物理存在的实体。虚拟档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。定义突出了虚拟档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质。它强调的是在虚拟档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。因此，虚拟档案馆是一种假设的、虚构的、无形的档案馆，它不是一种物理存在的实体，而只是利用网络技术，将分布于不同电子档案馆中的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。虚拟档案馆可以打破传统档案馆的限制，使档案馆成为档案信息资源的动态信息系统。此外，在虛拟档案馆基础上还可以建立虚拟档案馆群，人们可以在网络上利用任何一个加入档案馆群的档案馆的信息。这样，档案利用服务的对象就扩展为任何上网利用数字档案馆信息资源的用户，而不再局限于特定的地域范围和特定的用户。正是电子档案的出现与发展才为用户在虚拟的档案信息环境获取档案信息提供了可能。

三、变粗放式服务为人性化服务。

1.正确处理保密与公开的问题，维护公民对政务信息的知情权。对在线接收进来的大量的电子文件，档案部门应进行文件保密审核，审核后，将不涉密的、与社会各界联系密切、具有利用价值的政策法规性文件及时予以网上公布，保证公民自由利用不涉密的全部已公开现行文件。

2.以引导和满足群众的需求为导向，确定网站服务方向。对网站各部分内容提供利用频率进行统计、分析，针对社会公众需求热点，对网站内容、形式进行调整，增强服务功能。尤其是要将网上现行文件进行分类、整理，形成文件汇编。如法律法规汇编，增强群众法律意识，规范社会行为；劳动保障、医疗保险汇编等解决群众生活密切相关的问题。通过汇编，满足群众全面、系统、快捷地了解、掌握某一相关问题的需求，提高现行文件利用效率。

3.要建立网上互动，增进档案部门与社会公众的沟通。依托各地档案网站，实现网络管理者与利用者之间的互动，管理者与利用者的地位相对化。通过网上交流，把社会公众反馈回来的信息进行整理后，对提出的问题予以解答；对提出的意见，虚心接受，加以改进，使服务更加全面，体现人性化。