论电子文件在工程档案管理中的应用

（河北省邢台市建筑设计研究院有限公司054000）

论电子文件在工程档案管理中的应用

刘艳（河北省邢台市建筑设计研究院有限公司054000）

随着电脑制图在建筑设计中的普及，电子文件在建筑设计档案管理中有着越来越重要的地位。现代社会各种电子产品的发展，使得各种资料的收集、鉴定、整理与现代化技术运用越来越密切，因此设计单位在档案管理工作中加强对电子文件的重视及管理是现在社会的一个日趋重要的问题。

电子文件建筑设计档案管理重要性

随着信息技术的高度发展，电子文件在国民经济的各个方面广泛运用。在建筑设计档案管理中，电子文件发挥着越来越重要的作用。各类电子产品的广泛普及和快速发展，促进了各种资料的收集、鉴定、整理与现代化的电子技术的广泛融合。档案管理工作也要适应现代化发展的要求，必须重视电子文件的管理，将它提高到一个新的高度去认识，使之发挥更重要的作用。

一、电子文件在建筑设计单位中存在的意义及影响

我们知道，电脑的普及带来了建筑设计的革命性变化，它不仅加快了建筑设计的速度，增强了建筑设计的准确性，提高了设计的速度和质量，而且避免了大量设计误差，减少了不必要的损失。在电脑普及之前，建筑设计单位的各种设计都是手工制图，设计时间周期长，耗时多，浪费资源。同时也存在着图纸不美观，数据不准确的现象。很多时候就会出现手工错误的现象。随着计算机软、硬件技术的发展，建筑设计的施工图也可以通过电脑进行制图了。电脑制图不但加快了设计周期，而且使图纸在更加清晰美观的前提下减少了错误的数量。同时施工图在原有纸质文件资料的基础上又增加了电子文件，更加方便了设计人员的查找和借阅。当有相近设计类型时，原有的电子文件大大减轻了设计人员的繁复工作。因此电子文件在建筑设计单位有很重要的意义和影响。

二、电子文件的出现使工程设计资料的管理有了以下重大的改变

1.设计文件由原来纯纸质文件变成电子文件与纸质文件共存。由于设计软件的普及，现在设计单位需要归档的资料除了底图、地质勘察报告等纸质资料外，还应该将CAD软件设计的电子文件及效果图等信息刻录光盘。

2.对文件内容的鉴定有了更高的要求。相比较纸质文件资料的收集鉴定，电子文件的鉴定应包括对电子文件的真实性、完整性及判定电子文件的保管期限。同时对光盘需要每4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率应不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

3.因为电子文件存放的特殊性，对设计单位的资料室有了更高的要求，例如，要求资料室现代化的配置、资料室温度、湿度的要求等。因此设计单位的资料室除了应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件。（1）归档的光盘等电子文件应作防写处理，光盘表面应避免划痕，以免无法读取光盘内容。（2）光盘存放应避免挤压、折痕。（3）电子文件如光盘、移动硬盘存放时应远离强磁场、强热源，避免潮湿并与有害气体隔离。（4）设计单位资料室的环境温度选定范围为：17℃～20℃;相对湿度选定范围：35%～45%。

4.电子文件大容量储存、体积小等特点，减少了资料室的占用面积，相应地减轻了设计单位资料员的工作负担。

5.由于网络的应用，设计单位电子文件可以直接通过网络进行归档，设计单位的资料员只需进行鉴定存盘，相比纸质资料的归档，电子文件归档更加方便快捷。

三、电子文件的管理工作要形成完整的系统

一个大的工程会在设计过程中形成成百上千个电子文件，对电子文件的管理提出了更高的要求。首先，要建立规章制度，避免在电子文件的归档、存贮、使用过程中出现漏洞，一方面造成人力财力的浪费，另一方面由于归档不严密，使用混乱，出现工程质量问题，造成严重的经济损失。所以，必须加强建章立制的工作，保障各个环节不出现纰漏。这是电子文件管理工作的基础。其次，电子归档过程中，要注意归档内容的梳理。要对不同类型、不同格式的电子文件进行梳理，使之整齐。再次，要做好电子文件归档后的验收检查工作，如果出现问题要及时修改，进一步完善。电子文件的管理是一个系统工程，是工程设计的一项重要的环节，它的有效管理可以提高劳动生产效率，提升产品的质量。管理者要注意电子文件管理的成效，要充分发挥电子文件档案管理在工程设计等方面的作用，要切实关注电子档案管理过程中的各个细节,将工程设计过程的电子文件管理纳入到一个完整的系统之中

综上所述，对于建筑设计单位来说，电子文件的存在方便了设计人员对以前工程的查找及参考，减少了设计单位资料室的空间占用，更减少了设计工程的周期，使得设计单位可以更好地为建设单位服务。工程设计资料内容的改变使得设计资料的管理有了较大的变化，对工程资料档案的管理也产生了较大的影响。因此，设计单位更应该重视对电子文件的管理，设计单位档案工作的开展可以促进和带动整个管理水平上一个台阶，对设计单位的发展有着重要的意义。

[1]吕光.浅议电子文件档案化管理重要性[J].沿海企业与科技，2009（3）.

[2]胡丽清，徐慎元.档案管理现状与改革研究[J].高校图书情报论坛，2006(4).

[3]电子文件归档与管理规范GB/T18894-2002.

（责编 赵建荣）