基于企业合同管理标准化探讨

王朝丽

摘 要：本文以企业合同管理标准化探讨为题目展开相关讨论。首先对标准化的理念进行介绍，主要从标准化管理在解决合同管理问题方面的价值及意义进行了说明，着重阐述了它的可行性及其基础。希望通过本文初步分析可能为探讨企业合同管理标准化问题提供一些可供参考的信息。

关键词：企业；合同管理；标准化

伴随契约精神的发展及漫延，各种商业活动及私人间的来利益交往都需要通过一份合同来进行界定，以确保双方在某些问题上的权利、义务与所需承担的责任。由于合同法的存在不容受到蔑视，自然需要严格执行。但是标准化的管理方法在该方面还有待完善与探讨，加之电子商务的发展、物流体系的庞大，必然会出现各种纠纷，因此，应该探讨企业合同管理标准化的问题。

一、企业合同标准化的价值及意义

1、作为解决合同管理中的问题的方法。首先，企业在合同签订把关不严的情况下，法律专家及相关的管理部门虽然有其专业特长，但当出现合同中未进行明确、具体的权限、责任的情况下，其作用无法得到充分发挥，也不会对企业的利益加以保障，尤其是在谈判与签订时，授权问题、相关负责部门及人员的问题等。其次，当合同管理中的审核程序存在漏洞并不能及时有效进行审核时，经办人员、管理部门便不能很好的去按照相应的固定程序加以工作，不但会引发混乱局面，也会使办事效率明显下降，由于无序更人带来履行中的困难。第三，在条款的签订中，法律顾问的缺失、专业人员的不在场等都可能会因签订中的各种内容存在模糊、表述不清、质量不过关、时间、地点等与可能的实际操作不符等，因此可能会产生无效合同。

为了解决上述这些问题，合同管理标准化，可以有铲的使其谈判、审核、签约、履行等各环节受到相关部门的对应负责、形成有效的管理方式，对条款要求等也会有一定的限制与控制。如果在形成的标准形式上，可以进行规定，形成标准的程序、可落实的职责进行合同管理，那么从谈判到最后的履行就会避免这些问题的发生，也会使整个程序有条不紊，从而达到法律规定上的义务与责任体现。

2、使企业发展更符合国际惯例。国际贸易中，有一个ISO9000系列的标准质量体系认证，其主要功能是为产品或服务质量进行证明，为签订合同打基础，设前提。由于我国综合国力的提升，对外贸易额的不断增加，各大企业“走出去”的势头等，也影响了国内的诸多企业进行规范化、标准化。因而在国内贸易中也以其模式，各生产厂家或服务方都在努力对各自的产品与服务进行着国际标准的要求与标准设定。这一认证体系中的“合同评审控制程序”可以有效的通过评审环节对履约条件进行评估，并做出最后的鉴定结果。从另一个方面看，这一标准的审核可以有效的在符合国际要求的情况下，使我国更多的企业与世界贸易接轨，也有利于规则的建立，更可有利的推动我国企业走向世界，更好的参与到国际贸易之中。

3、有利于企业更好的扩展贸易及电子商务。由于上世纪八九十年代计算机技术与互联网络技术的突破与迅猛发展，为本世纪的社会及生活方式带来了前所未有的冲击与改变，也使人们的生活变得更为轻松，更加容易。尤其是在贸易中所形成的“电子商务”、“网络买卖”等形式，不但有效的改变了传统的交易方式，也使成交的频率大大增加，效率在大提高。因此，标准化是必然的趋势，同时，由于现代管理思维的标准化程序设置或前提的存在，也要求，这种贸易模式有一种更为标准的程序来进行管理与促进，尤其是在合同管理工作方面，对于合同文本的固定性要求更高，对于主营业务需求更大，对于经验性的组织依靠程序更高，对于防范欺诈的需求也非常高。因此，在面临大量的客户或者合作者时，合同就成了一个合作时的凭证及具体事宜安排的详细说明，而且由于管理的标准化易于操作，更容易实现，节省了时间，增加了效率，为企业发展带来了更大利益。

二、企业合同管理标准化探讨

1、指导思想与科学方法相结合。企业的经济活动中，合作是共赢的基础，而这一切首先是各自的资格及在合作中需要进行具體限制，合同是其协商一致，保障合作得以实现的书面体现，也是具有法律效力的重要凭证，违反时需要进行一定的责任承担。从目前来看，其已经认识并开始实践“维护企业合法权益与为顾客满意服务相结合”的思想。尤其是在制定标准及推行方面，大多是建立在共识、协商、互利。

另一方面，合同管理的科学化，也即是标准化体系的建立与可行性的测定。首先，需要企业在内部形成标准职能部门，并按照权责分明的原则安排专业的人员进行执行，从起草、条款形成、使用及最后完满实现，需要按照标准化的程序与相应的制度规定进行优化要约选择，也需要使双方的协商一致的特征得到突显。因此，需要进行指导思想与具体的科学化标准管理措施一致性的体现。

2、不同企业在不同的发展阶段应采取不同方法。比如，对于发展较好的企业，其合作者较多，而且在信誉方面有保证，主要是依赖于在合同建立之初及建立之后的按部就班的完成较好。而对于那些发展较为缓慢，或还停留于初级领域的企业，需要对其进行规范化的引导与支持，使其按部就班，从而以循序渐进之力去达到或上升至标准化。如第一步是学习这一标准化的相关知识，对自身的企业合同管理中的问题及优势加以对比分析，以标准化的思路去思考企业在制定工作目标时的问题；第二步是把合同管理的相关规章制度建立起来，在执行中使其为标准化打基础；第三步，即可在企业对标准化的前阶段基础适应后，进行标准化的具体实施。这样有利于企业稳步向前，使合同管理逐步适应发展的相应需求。

3、利用有利条件，积极推进其发展。首先，是《合同法》的发展与变化，具体是其渐趋成熟与完善，已经有法可依；其次，合同管理在程序方面的一致性，也即是其在合同管理方法方面、程序方面的稳定性、规范性的确立及相关的制约；第三，企业合同类型的划分及其集中有效管理的实现。

4、运行程序的安排.首先，应该使其签订流程科学为化，即有序、清晰、层次分明、各项条款及内容明确无误，需设定专业工程师对其进行主导；第二，合同档案管理方面需设立专门的部门进行管理，并使其常态化，流程化，应该在收集、管理、保管等各方面，对资料进行专人的整理。尤其是在合同档案管理方面，应该形成一个较为完整的管理体系，使其与公司或企业的其也档案管理工作结合起来。第三，利用各岗位的具体设置进行互控，也即是说，使整体与局部的关系得到正确的处理的关联，让各岗位在分工中做好具体的工作的同时，也能够更好的使普遍的整体得到各方面的联连，使填报合同管理签订及履行表的过程中，使各岗位实现互动与纠错，并使最终的结果精确化。

结束语

总而言之，笔者认为在实现经济合同时，存在着签约双方的各自问题及利益，因而在内容的不确定方面，必然会产生不同的标准界定，从而在具体的履行时，也会造成不同的问题，而且存在着实际的困难。因此，应该从两个方面进行切入，对管理层次标准，对企业建立、推行完善的标准等都需要更高的要求，所以，应该在认知这些问题时，在合同管理水平方面加以提升，从而推行更为有效实用的合同管理标准化。（作者单位：山西汾西矿业集团有限责任公司法律事务处）

参考文献：

[1] 薜玉林.水力发电企业合同管理探讨[J].四川水利发电，2013（15）.

[2] 刘琰瑾.精细化思想的石油企业合同管理探讨[J].东方企业化，2014（23）.

[3] 黎爽.核电企业合同标准化探讨[J].中国科技信息，2012（11）.

[4] 李索美.对企业合同管理标准化的研究[J].中国管理信息化，2013（01）.

[5] 刘东.探讨煤炭企业如何建立适应内控要求的绩效合同管理模式，2012（15）.