档案与数字化技术

刘红隽

【摘 要】档案是人类在社会实践活动中产生的真实记录，是客观自然形成的，具有原始性和真实性，因此决定了其具有权威性。档案数字化就是利用数字化技术将非数字形式档案转化为数字信息的处理过程，其最主要是纸质档案的数字化，目的之一就是使档案的载体——纸张“延年益寿”。意义在于：有利于实现互联互通、资源共享和提高工作效率;有利于保护档案原件;为社会提供更便捷的服务。

【关键词】档案    数字化技术    档案数字化    纸质档案

一、档案与数字化技术

档案是人类在社会实践活动中产生的真实记录，是客观自然形成的，具有原始性和真实性，因此决定了其具有权威性。档案为后人了解历史、编史修志提供资料;为维护国家主权和领土完整提供佐证;为国家经济建设决策提供参考，也为城市规划、保护古迹遗址、保护地下水资源防止水污染、矿产资源开发、规划城市交通等未来城市发展制定方针政策提供参考依据。如今档案还具有传授经验、技术交流、服务社会等功能，它可借鉴的东西很多，其价值也愈加被社会所重视。如何保护档案，使它既能发挥作用又要减少对它的损害，是当前一项既艰巨又紧迫的任务。随着科技发展，目前最好的、最先进的解决方式就是采用数字化技术对纸质档案进行数字化。

数字化技术指的是通过电子计算机、光缆、通信卫星等设备，来表达、传输和处理所有信息的技术。无论是字符、声音、语言、图像以及许多复杂多变的信息，都转变为可以度量的数字0和1编码来表达、传输和处理。到了终端，即到了用户手上时，数字、文字、图像、语音，包括虚拟现实、可视世界的各种信息，又原原本本地还原它的本来面目，我们可以发出声音、打电话、发传真、放录像、看电影。庞大、繁杂、千差万别的现实世界，浩渺如烟的信息，随着数字化技术的实现，各种难题迎刃而解。

档案数字化就是把数字化技术应用于档案管理领域，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，及时提供利用、实现资源共享。最主要是纸质档案的数字化，目的之一就是使档案的载体——纸张“延年益寿”。

二、档案数字化的意义

在未来世界，纸质档案仍然占据不可替代的位置。纸质档案数字化是以保护数字化档案母体——“纸张”存在和利用为目的的一种档案保护和利用手段。同时，档案数字化是办公自动化和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果，具有不可替代的先进性。

（一）有利于实现互联互通资源共享和提高工作效率

1. 数字化的档案信息可以通过档案管理软件查询，不受时间、地点限制：在IE浏览器中输入正确的应用程序URL地址，点击回车即可进入登录界面，还可以实现在同一时间、不同地点，被不同利用者共享，不再受纸质档案“孤本”限制。档案人员利用计算机进行管理容易实时同步，信息传达及时，更快捷地为更多的需求者提供本地或远程信息服务，凸显档案信息的时效性。

2. 数字化档案标准化程度高，数字资源总是以通用格式被人们应用。现行的硬、软件可以毫无障碍地被访问并被复制，档案资源从封闭走向开放，打破了纸质档案的局限性，彻底改变了档案利用方式，使档案资源能够做到“科技服务档案，档案服务社会”。

3. 数字化档案具有一次输入、多次使用的特点，无须再翻动纸质原件。只需点击鼠标便可完成智能化检索;瞬间完成，减轻了档案工作人员的劳动强度，工作效率明显提高。需要注意的是，数字化档案无“原稿”的固定性，在传输中发生泄露或人为篡改时无法识别。所以，对于重要的信息数据要做好备份，同时利用信息加密技术、数字签名技术、系统防火墙技术、生物识别技术，采用杀毒软件控制网络病毒传播，做好数据多重保护。

（二）有利于保护档案原件

有些珍贵档案形成时间很长，制成材料的刚性和柔韧性减弱，不宜再拿出来翻阅，否则会对档案造成无法弥补的伤害。翻阅原件纸质档案的危害主要有以下几个方面：查阅纸质档案离不开光源。光具有潜在的破坏性，光的波长愈短，辐射能量愈大，其中紫外线的辐射能量极大，它能引起严重的破坏，如纸张纤维素的热裂解，纸张结构与性能变化产生氧化反应等老化现象;光的作用又能改变字迹色素结构，使字迹褪色扩散无法辨认;空气中的酸性气体如二氧化硫、二氧化氮、氨气等以及尘埃中的酸性物质、卤化物分解出的酸性物质等空气中所含的化学成分，侵害腐蚀纸张纤维，加速档案的老化过程，减少档案的“寿命”;珍贵档案本身其研究、收藏价值大，容易使一些非法之徒趁机进行盗窃、抽取、撕裂档案，据为己有，人为破坏造成不可估量的损失和严重后果;在利用原件时，借阅人员素质和借阅数量以及利用地点等都存在局限性和不确定性，稍有不慎就会造成档案原件丢失、损坏、污染等;随着复印机的广泛使用，复印解决了以往手抄的烦琐劳动，复印也会对档案造成损伤。将档案数字化后，数字化档案的重复利用对纸质原件是无损耗性的，无论复制、打印多少次，都不会损伤纸质原件，同时也降低了翻阅纸质原件时对纸张的磨损，对档案原件特别是珍贵档案，起到保护作用，还可防止篡改档案的行为。

随着档案管理的逐步规范，以及社会对档案的需求与日俱增，档案管理范围更大也更复杂，计算机和网络的优势，对档案工作提出更高要求。要严把数字档案的采集、管理、利用、安全关，为纸质档案资源合理配置、有效开发利用创造条件，使纸质档案母体得到最有效和最好的保护。

【参考文献】

[1]纸质档案数字化技术规范.中华人民共和国行业标准DA/T31-2005.

[2]杨重高.数字档案资源的安全存储[J].中国档案，2014（11）.