基于高校教务系统中教室资源的信息化管理

俞启祥

【摘 要】教室是高校教学活动的主要场所，传统的教室管理模式难以将教室的使用情况快速地共享，且手工管理容易出现教室冲突等多种问题，严重影响到教学活动的正常进行。本文主要分析了如何解决教室信息闭塞，建立教室资源管理系统，以此为中心整合各个业务系统，对教室资源的使用信息做系统化的统一管理，科学地管理和分配教室资源。

【关键词】高校教室 信息化管理系统 资源

教室是高校教学活动的基础设施，不仅承担着课程教学的任务，而且是学生日常学习生活、会议、培训、社团活动的重要场所。高校招生规模不断增加，不仅课程教学需要占用大量的教室，而且各类讲座、学生社团活动也需要使用部分教室资源。目前我校在教室管理中，管理手段比较落后，教室利用率不高，难以高效地统筹和分配教室资源。本人结合实际的工作经验，通过设计教室信息管理系统，整合与其相辅助的系统，使用现代信息技术，科学合理地管理和分配教室资源，并且对系统在教室管理的应用提出一些设想。

一、高校教室管理存在的问题

1.教室的使用和管理不统一

我校教室的使用大致分成两类，一类是公共教室，供全校所有年级学生使用，由教务处统一管理，除了满足正常的课堂教学安排外，无课程安排的教室可作为学生自习教室或者提供给学生开展社团活动或者讲座；另一类是专用教室，教务处根据各院系需求分配给学院使用，由学院根据自己的教学需要自行决定。在教室的使用管理上，除教务处对教室的使用进行管理外，教室配置的多媒体设备，设备的日常管理及维护则由现代教育技术中心管理，而教室其他的日常维护，如清理卫生、教室设备的安全保障等相关的工作由其他的部门分别管理。

2.管理手段落后

目前，我校教室管理仍然采用传统的方式，以手工登记的形式对教室使用情况进行集中管理。教室借用的手续比较烦琐，教室的使用需要多个部门的签字审批，审批成功后还需将审批结果反馈至各个管理部门，整个教室申请的流程较长，而且需要花费一定的时间成本。手工操作不仅办事效率低，也容易出现差错，教室重复出借，导致使用上的冲突。

3.教室的使用信息共享难

在当前的管理模式下，各个管理部门在管理教室中产生的教室信息很少在各部门间共享，导致教室信息的利用率不高，教室的设备出现故障后，无法及时通知相关的任课教师和学生调整上课地点，影响教学秩序。同时，每个学期的课程上课安排以及期末的考试安排中，因为教室的使用情况无法共享到各院系，使得课程安排和考试安排工作均需要由教务处管理员完成，不仅增加了工作人员的工作量，也增加了工作压力，同时使得整个工作的进度变长，效率极低，浪费有限的人力资源。

二、高校教室资源管理的解决方案

系统整合结构图如图1所示

1.构建教室资源管理系统，设计教室分配接口

（1）建立教室基本信息

记录学校教室的基本信息，如座位数，可容纳考试人数，是否配置多媒体设备，教室的使用权限，教室配备的其他设备信息。

（2）建立教室使用状态信息

按照教学时间每天上午8：00-12：00，中午12：00-2：30，下午2：30-6：30，晚上7：00-10：00，每周7天，每个学期20周，每一间教室设置时间标志，记录是否在用，保证每个时间点均能有数据记载。

（3）设计教室分配接口

设计系统接口，使用标准化的数据格式，为请求使用教室的业务系统提供数据服务。系统根据使用时间、使用人数、设备要求等信息提供满足条件的教室，确认教室借出后对教室的使用状态进行更新。

2.整合教务管理系统，使用统一接口申请教室资源

教务系统中的排课系统与教室的使用密切相关，教务处排课人员或者院系的排课人员使用教务系统中的排课系统。在排课过程中，排课系统将课程上课的信息，如上课周数，星期几，某几节课程，是否单双周上课，需要多大的教室，是否需要多媒体设备或者语音设备，通过教室资源系统的接口发送申请教室的请求，教室资源系统依据申请条件筛选满足课程安排的教室反馈至排课系统，排课人员根据要求选择教室，排课系统选定教室完成后，教室资源系统自动记录被选教室的使用状态。

考试安排系统与排课系统一样，均需要大量使用教室资源。教务处考试安排人员或者院系的考试安排人员使用教务系统中的考试安排系统，考试安排的过程与排课的过程类似，也是由考试安排系统向教室资源系统发送申请教室的请求，考试安排人员选定使用的教室后，教室资源系统自动记录被选教室的使用状态。

3.建立教室借用系统与调课系统

为了满足各类讲座、社团活动能够更方便地使用教室，需建立教室网上借用系统。在校师生使用该系统在网上自助申请活动或者讲座的教室，教室资源系统根据系统的设定提供满足申请要求的教室，申请人可自行选定，提交申请后，根据审批流程逐级审批申请单，审批通过后，申请人可直接在线查阅并使用教室，管理部门在线根据审批结果开放教室和教学设备。

任课教师由于各种原因，如生病、出差等，需要办理调课，传统的方式是填写调课单，各院系审批，最后由教务处审批并分配教室。为了提高教学服务效率，建立网上调课管理系统供教师网上申请调课以及补课。提交申请后，根据审批流程，学院教学负责人以及教务处管理人员逐级网上审批，完成对教师调课的申请。审批通过后，调课系统自动向教室资源系统提交调课信息，并且释放原来已安排课程的教室的使用状态。补课时，老师可以在系统上根据时间自行申请补课，并且申请教室。

4.融合各个系统信息资源，提供数据查询

整合排课系统、考试安排系统、调课系统、教室借用系统的数据信息，采集教室借用系统的数据，对申请进行分类，提取使用教室而举行的各类活动、讲座信息，以及课程安排信息、教师调课信息、考试安排信息。学校师生可以通过使用PC或者智能手机在线查询各间教室各个时间段实时的使用情况。

5.系统应用扩展性的设想

不仅教学使用的教室可以通过管理系统网络管理，学校的其他办公场地、会议室也可以按照上述的方式进行管理或者融合统一管理，并且可以开放符合条件的会议室供更多的师生交流学习之用，这样更能提高学校办公资源的利用率。

将设备的使用管理纳入教室资源管理系统中，让设备数据与教室管理系统、排课系统的数据交互，可以实时向各个管理部门推送设备使用情况，让设备维护部门能够及时对设备进行维护、升级，或者因设备故障等原因提前通知上课班级或任课教师做教学调整。

图1 系统整合结构图

表1 各时间段各使用率的教室占有比例

上午 下午 晚上

使用率 80%以上 60%-80% 60%以下 80%以上 60%-80% 60%以下 80%以上 60%-80% 60%以下

2013年 33% 50% 17% 0% 30% 70% 0% 13% 87%

2014年 38% 59% 3% 0% 34% 66% 0% 24% 76%

表2 各类活动教室使用申请次数

周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 合计

2013 84 354 162 152 182 140 182 1256

2014 142 443 131 164 167 298 295 1640

三、结语

笔者所在的学校在使用该系统后，由于教室借用审批流程的精简，师生使用教室的申请不断增加（表1），而且教室的使用率有所提高（表2），任何的教室申请流程以及使用情况均可实时查询，审批人员的审批过程并未占用大量时间。由于教室的使用信息完全共享，每个学期在课程安排以及考试安排中，教务处人员以及院系教务员均可同时进行，不仅减少教务处工作人员的工作量，并且加快了整个工作的进度，大大降低手工方式产生的错误。实时的教室使用查询也更方便地了解各间教室的使用情况以及使用目的。完善的数据也为教务部门更好地分配教室和管理教室提供了有力的依据。管理系统改变了原本的管理方式，为学校的教学活动和学生学习生活的开展提供了有力的保障。

【参考文献】

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[3]徐铮宁，丁海涛.高校教室资源整合与共享的信息化解决方案[J] . 上海管理科学，2013，35（1）：111-113.