谈如何加强疾控档案服务能力建设

摘 要：当前，“能力”及其建设已经成为各个领域具有重要意义的新理念， 档案领域也不例外。随着疾病预防控制事业的快速发展，档案工作重要性日益显现，而疾控档案服务能力在很大程度上决定着档案工作开展的水平，也是推动疾控事业可持续发展的重要环节。本文试从如何加强疾控档案服务能力建设谈几点看法。

关键词：疾控；档案；能力建设；

文章编号：1674-3520（2015）-02-00-02

疾病预防控制档案工作是疾控事业发展不可缺少的部分，加强疾控档案服务能力建设，是新形势下疾控档案工作的迫切需要。疾控档案服务能力建设主要应当包括档案资源建设和人才队伍建设两个部分。

一、档案资源建设。

档案资源是开展档案工作的基础条件，但目前大多数的疾控中心综合档案室存在着档案门类、内容、载体“三单一”和档案藏量少、文件重复率高、不同档案比例严重失调的状况，严重制约着疾病预防控制工作的开展。具体表现为“四多四少”：文书档案多，科技档案、专门档案少；纸质档案多，照片、音像等载体形式的档案少；党政档案多，业务档案少；原始档案多，编研档案少。究其原因，主要还是因为思想认识上的偏差。有些档案室只注重文件材料的收集归档，没有开展对单位基本建设、科研课题、仪器设备等科技档案的收集归档；有的只注重文字材料的收集归档，没有将在公务活动中形成的照片、音像资料作为归档范围，或虽留心收存，但在向档案室移交时却又截留下来；有的单位只重视接收党政管理形成的档案，而忽视了反映其主要职能活动的业务档案。档案品种单一极大地制约着档案服务功能的有效发挥。加强档案资源建设是丰富和完善档案结构，更好地提供档案利用和服务的前提条件，也是提高疾控档案服务能力的基础工作。主要可从以下几个方面入手：

（一）做好宣传工作，灌输归档意识。

檔案部门不仅要宣传《档案法》等法律法规，同时，还应加大力度，采取多种形式，加强档案信息的宣传。首先要加强有关档案价值、作用及利用效果的宣传，使大家知道档案是什么，档案有什么作用，档案不仅仅可以提供给相关业务部门利用，还可以服务于各有关单位，服务于全社会，从而引导更多的人将各类档案向档案室移交归档，不再占为已有。其次，要加强档案开放目录或开放档案信息内容的宣传，使大家了解已收集归档档案的内容。再次，要加强有关档案利用工作的宣传，宣传如何利用档案，从而引导人们用好档案，并让那些在档案利用当中受益过的人们增强归档积极性。

（二）加强制度建设，强化规范管理。

健全的档案管理制度是做好档案工作的基础，档案工作规范化、标准化，是实现档案有效管理的保证。我们要建立严格的归档制度，让单位的档案管理做到有章可循。各级疾控机构要明确本单位档案的接收范围，制定本单位档案归档范围和保管期限表，把能够反映单位主要职能活动的不同门类和载体形式的档案都按要求列入归档范围。我们不但要接收党政工作中形成的文书档案，还要注重接收单位在业务工作和科研工作中形成的业务、科技档案；不但要接收纸质档案，还要注重接收如照片、声像档案、电子文件档案、荣誉实物档案等其它载体档案；不但要接收日常工作形成的业务档案，还要接收基本建设工作中形成的基建档案。在档案接收的同时，要按照集中统一管理档案的基本原则，对产生的归档材料从收集、整理、立卷、归档、鉴定、销毁等环节制定一套严格的档案管理制度，把住档案的入口质量关，不该归档的不混入，应当归档的不散失。并及时对失去保存利用价值的档案进行销毁鉴定，不仅要丰富馆藏，更要优化馆藏。

（三）针对利用需求，开发档案编研。

档案编研是档案信息资源开发利用的另一种重要形式，也是档案资源建设的一项重要内容。疾控中心档案室现有的档案资源已不能满足日益增长的利用需求。档案在收集、整理、鉴定、归档时，总有当时认识不到的、删除不准确的和未收集上来的现象，信息资源存在着不完整性、不系统性和不准确性。通过档案编研可将静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源。为此，我们要通过在借阅中开展专题利用登记和分析利用效果等形式，摸清疾控档案利用的需求和趋向，制定编研计划，围绕单位的主要业务活动开展编研工作。以编写档案史料的方式提供利用，既可以避免档案原件的重复使用，减少磨损，延长档案的使用寿命，也能使这些资料长久保存。

二、人才队伍的建设。

事业兴衰，关键在人，人才队伍建设是疾控档案服务能力建设的核心力量和成功之本。社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、环境、服务对象、管理方式都发生着变化。档案工作的领域拓宽了，档案服务的范围扩大了，档案工作的手段更现代化了，这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求。相对而言，目前疾控机构的档案人才队伍已不能适应新时代档案工作的需要，档案工作人员整体素质偏低，在工作中安于现状、不思进取、缺乏积极主动的服务意识，缺乏档案专业基础理论知识，更缺乏既懂档案知识又懂业务知识的人才。因此，造就一支高素质、具有创新精神的疾控档案管理队伍，是新形势下疾控档案工作急待解决的问题。

（一）招聘引进专业人才，严格控制入口关。

目前我们疾控机构的档案管理人员中极少是受过档案专业学历教育的，取得档案专业中级以上专业技术职务资格的也很少，有的甚至还未取得档案管理岗位资格证书。大部分单位的综合档案室没有专职档案员，很多档案人员还要兼做其它工作。许多人认为档案工作只不过是搞搞文件的收集、整理、保管工作，无需招聘引进专业人才或是投入太多的精力，因此很多单位的档案人员都是由从事其它专业的人员转岗过来的，实际上档案也是一项专业性很强的工作，它离不开科学的理论指导，只有档案人员具有扎实的理论基础、丰富的专业知识，档案工作才能提高效率，才能既符合规范，又具有创造性，才能适应社会发展的需要。因此，我们疾控机构非常有必要招聘引进具备档案专业学历和档案专业技术、专业技能的人才来充实档案队伍。录用档案工作人员要严格控制入口关。各级疾控机构都要严格制定档案人员准入标准，在学历、专业技术资格等方面设定适当的条件，并严格通过考试和考核的方式招聘引进高素质的档案人才来充实我们的档案队伍。

（二）加强档案人才的培训教育。

随着科学技术、计算机技术和网络技术的发展，档案管理工作的专业性和技术性越来越明显，从而对档案管理人员的政治素养、理论水平和业务素质等各个方面提出了更高的要求和挑战。因此，提高疾控档案服务能力的当务之急，就是要加强对档案人员的培训教育，不断提高档案人员的整体素质，从而提高档案管理工作的水平。各级疾控机构要把档案人员培训、学习、考核纳入单位的工作计划，努力造就一批能干事、会干事、干得成事的档案人才队伍。

（三）建立合理有效的激励制度。

各级疾控机构要以激发人才队伍活力为目的，逐步建立保证档案人才队伍建设的激励制度，形成人尽其才，才尽其用的用人机制，通过制定档案管理目标、模范示范作用、荣誉奖励激励制度等措施，把有利于档案人才成长，有利于发挥档案人才作用，有利于档案人才同经济社会协调发展作为评价人才工作的出发点和落脚点，或者对成绩突出的档案人员进行宣传和表彰，激励更多的档案人才为疾控事业的发展做出贡献。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].中国人民大学出版社.

[2]徐欣.档案整理实践与理论的演变及其发展趋势[J].档案学通讯2007，（5）：24

[3]倪勤，李更发.档案工作实践与理论[M].中国文史出版社.

作者简介：张华红，女，籍贯：浙江台州，出生年月：1970年9月，学历：本科，职称：副研究馆员、会计师。