SAP HR系统深化应用探讨

朱孟良

摘要：本文通过介绍公司SAP HR信息系统应用情况，从系统运维、数据控制、用户培训、业务流程控制、信息共享、报表统计与分析等几个方面，探索SAP HR系统在规范、优化人力资源业务处理方面的深化应用办法，促进公司人力资源管理信息化水平提升。

关键词：SAP HR系统 人力资源 深化 应用

自SAP HR系统上线以来，从企业实际需要出发，在总部规定的框架下，启用了组织管理、人事管理、时间管理和薪资福利管理四个核心模块，应用范围涵盖了人力资源管理的主要业务，并在应用过程中不断优化、完善，进一步提升业务管控和处理的信息化水平。SAP HR已在人力资源管理的各个方面发挥着重要作用，成为公司建设世界一流能源化工公司，打造一流人力资源管理的有效平台。

1 系统应用概况

SAP HR系统于2011年正式上线运行，系统内建立了完善的组织机构体系，涵盖了上市、非上市所有组织部门，并根据业务需要增设虚机构，设定机构所属成本中心和利润中心。人员涵盖正式职工、内部退养职工、退休职工和劳务用工等其他用工，员工入职、人员调配、职位变动、干部调整、内部退养、员工退休、解除合同等业务全部实现在线办理。劳动合同、职工培训、职称评审、职业技能鉴定、学历以及家庭成员等信息以结果记录方式在系统维护。

正式职工时间管理模块采用过程记录式考勤管理，职工排班、休假、加班等各类信息由各单位办事员负责维护，职工加班天数、缺勤天数、倒班个数等由系统自动核算；劳务用工等其他用工形式时间管理采用结果记录式考勤管理。薪资福利管理模块包括基本薪酬、津贴补贴、奖金和住房公积金、社会保险、企业年金等信息，通过完善的工资核算规则配置和控制流程，自动计算个人所得税，并按月向财务过账。

SAP HR系统目前有查询用户、审批用户、关键用户和业务用户共103个，涉及各类本地角色400多个，每个单位至少设置审批用户和业务用户各一人。ERP支持中心负责用户权限的维护。

2 深化系统应用的主要做法

2.1 抓住系统实施关键点。从源头抓起，在SAP HR系统实施过程中就通盘考虑，从人力资源业务处理需求出发，对业务处理流程进行规范梳理，制定了以编制定员管理、岗位管理、用工总量管理、人事调配管理、轮班管理、工资总额管理等流程为关键流程，薪资福利管理模块为重点模块，以确保薪资发放为目标的实施策略，使系统建设和功能扩展得以顺利实现，较好的支持了人力资源管理的各项业务，促进了人力资源管理的规范化、流程化、信息化。

2.2 抓数据维护质量。数据质量是SAP HR运行的基础，只有把数据维护全面、到位、准确，才能充分发挥系统的作用。在数据维护中，按照“及时、准确、规范、完整”的要求，按照权限和审批流程，通过与人事档案、台帐、业务记录等相关资料的对照，狠抓基础数据的准确性，并由组织、人事相关岗位关键用户对系统需要的数据进行维护，并利用数据检查工具，查找系统数据存在的问题，确保数据质量。例如在最高学历和技能鉴定最高等级标识未做标记时，通过组合查询，查找职工学历和技能鉴定情况时，就出现很多无关信息项，根本不能得到我们想要的指向结果，维护了标识后问题得以解决。

2.3 加强用户业务培训。系统正式启用后，每年至少对用户进行一次集中培训，对系统配置的调整、新增功能、存在的问题等结合业务流程进行讲解、指导。培训过程中，结合业务处理流程以及部分最终用户年龄偏大、计算机应用水平低等特点，制作针对性较强的培训课件，采用强化培训、反复培训相结合，业务流程处理与HR系统操作处理相结合，关键用户现场培训与最终用户互帮互学相结合等办法，帮助最终用户熟悉计算机操作和业务处理操作过程。在此基础上，增加了对最终用户上报数据质量的考核，使最终用户学习有动力、应用有压力，变被动培训为主动。

为提高系统应用水平，保证HR模块稳定持续运行，各单位按角色配置了AB角用户，并通过培训达到可以互换备用的水平，解决了用户出差、休假及更替问题。

2.4 完善提升系统功能配置。HR系统应用几年来，HR关键用户和支持顾问始终密切合作，对薪酬制度调整、倒班方式调整和运行问题的解决，都尽可能制定简洁完善的方案，优化系统配置，完善系统功能，提升用户应用体验。如在倒班规则的调整上，明确规定了二级单位与人力资源之间的业务处理流程和职责范围，梳理规范了公司十余种倒班（值班）方式，根据实际情况将各种倒班方式的排班规则、夜班津贴支付规则、值班费支付规则、节日加班费支付规则、工时计算及补偿规则等全部固化下来，通过考勤核算就能按照不同支付标准自动计算职工的夜班个数、加班个数、值班个数等，提供给工资核算模块进行相关费用的计算，并能按照加班管理规定严格限制职工加班个数、控制单位加班定额，自动生成加班补休定额等。在权限划分上合理分配，尽量利用HR提供的便利条件一站式完成相关操作，人事和考勤、薪酬业务处理互通有无，岗位调整、岗位工资调整等全部由基层单位处理改为人力资源处统一处理，便于集中管理。通过SAP查询工具定制报表使各单位最终用户能实时查询休假定额、余额等情况，便于休假控制。

2.5 加强制度建设。根据总部规定，结合济南炼化的实际情况，先后转发和制订了《SAP HR系统运行维护管理办法》、《SAP HR系统应用权限管理暂行规定》和《SAP HR系统应用相关业务处理初步意见》，通过制度规范业务流程办理。在完善制度的同时还建立了例会制度，每月定期召开ERP和HR例会，有公司领导参加，总结上月工作，交流工作经验，分析工作中出现的问题和解决办法，对下月工作作出安排等。

2.6 加强考核与人才成长激励。激励不仅是一把米，更是一种肯定与支持，是工作的助推器。激励虽然不是万能的，但没有激励就没有办法对优秀用户进行鼓励，同样也无法对个别差错进行约束。将SAP HR应用纳入公司绩效考核管理，对最终用户设立专项奖励基金，每年对各级用户进行考核，按优秀、良好、一般三个等级严格考核、真正兑现，充分调动各级用户的积极性；对关键用户和信息中心支持人员纳入公司ERP项目专项考核，每月考核，季度兑现。为鼓励大家努力钻研技术，提高HR业务水平，结合人才通道建设在HR用户中选聘主管、主任师和专家，为从事HR工作的职工提升待遇，提供成长空间。

3 SAP HR系统应用效果

3.1 实现了各类信息的有效集成，方便业务处理和信息共享。SAP HR系统是一个融合了人力资源主要业务操作和包括组织机构、岗位、人事、教育培训、考勤、薪酬、绩效考核、社保公积金、招聘等信息，并与财务系统有效集成的综合平台，信息分类合理，类型齐全，建立了完整的人力资源信息库，并提供了各类定制报表、组合查询、管理分析图表等查询分析工具，解决了信息共享、重复维护等问题。信息的有效集成以及各类信息保存的历史记录，为以后的数据核查、人力资源规范化管理和决策支持提供有效支撑。

通过实时报表、组合查询等工具，能较快进行查询分析组织结构情况、人员学历年龄等构成情况、各类用工薪酬水平、轮班方式、请销假等，为公司领导、各单位领导掌握人力资源整体状况和了解职工详细信息提供了高效平台。

3.2 实现了用工总量、人工成本等的在线管理，加强了管控功能。经过逐步完善，在用工总量、人工成本、工资总额、考勤、组织机构、中层职数管控等业务流程实现在线审批和总量控制。目前，集团公司统一招聘办法，所有招聘人员必须从招聘网站直接导入到SAP HR系统，并经集团公司审核符合用工要求才能进入系统，从源头控制用工。再如组织机构的创建也必须经过上级审核才能创建，工资总额等在系统内实行总量按计划控制，超额不允许发放。

3.3 规范业务流程，完善系统配置，提升系统处理能力。根据公司实际情况，借鉴SAP的先进管理理念，梳理规范并优化了奖金发放流程、人员调配流程、社会保险处理流程等，使人力资源业务在各岗位的轮转更流畅。首次实现了考勤核算、工资核算流程化，成本中心分配、工资过账、财务凭证、银行报盘等全部自动化处理，解决了一人多岗及其带来的跨部门成本中心分配问题，为精细化考核奠定基础，提高了工作效率，实现管理流程化、规范化。

3.4 实现报表数据自动提取，数据查询分析灵活方便。SAP HR系统提供了组合查询、报表定制等功能，查询方式多样，功能强大，较好支持了日常业务数据查询和分析统计。如职工收入统计系统能够直接提取用于个人所得税、保险缴费基数等。在此基础上，对于集团公司开发比较困难、工作量较大的年报、季报等特定复杂报表，又在业务平台的基础上搭建了综合应用平台，在综合应用平台上实现定期报表、灵活查询、浏览查询和管理图表等功能，数据定期通过业务平台更新，实现了两个平台的融合。目前通过综合应用平台实现了总部月报、季报和绝大多数年报报表的自动提取，表内、表间平衡校验功能，报表上报后存储在总部集中服务器，便于汇总使用。

3.5 增加了人事工作的智能管理。充分利用SAP HR系统提醒功能增强人事工作的可预见性。系统上线运行后，及时启用了新入厂员工试用期、劳动合同、职工退休、用工总量增减、人工成本使用进度等系统自动提醒功能，提前做好工作安排，提高了人事管理工作的计划性和时效性。如2011年我们通过劳动合同到期提醒功能，发现有部分员工劳动合同到期需要重新续订劳动合同。我们及时根据提醒信息，通过组合查询，导出人员信息，下发通知，由各基层单位对合同到期人员进行考核，及时续订劳动合同，避免了用工法律风险。

4 小结

实践告诉我们，对事物认识的过程是螺旋式上升的。随着信息技术的飞速发展，人力资源信息化建设也在不断完善，SAP HR的应用发展过程也是一样的。建议公司进一步通过管理水平的提升促进SAP HR应用水平的提高。

4.1 做好门禁系统和SAP HR系统的应用集成，实现职工考勤自动采集。目前SAP HR系统考勤数据还需要单独手工维护，建议和HR系统做集成，将职工工作日程表计划、缺勤、休假、加班等信息直接转换成SAP HR考勤信息，提高工作效率和准确性。

4.2 进一步规范、优化薪酬发放办法，梳理薪酬调整规则，实现岗薪联动。根据目前公司实行的基本薪酬制度，岗位调整后薪酬变动规则还是比较复杂的，如果将变动规则固化在系统中，职工岗位变动时薪酬将自动跟随变动，能大大减轻工作量和出错率。