浅谈当前高校科研档案归档中存在的问题及对策

陈颖

[摘 要]科研档案的收集归档，对于高校的人才培育和科研水平提升发挥着越来越重要的作用。但当前科研档案归档状况不容乐观，档案收集难度大，资料不全、质量不高等问题十分突出。究其原因，主要在于观念滞后，管理制度和措施不健全、不落实。要改变此现状，急需强化科技创新的时代紧迫感，增强创新驱动发展的意识，进一步完善科研档案管理体制、制度，创新服务模式，推动科研档案归档工作走上新台阶。

[关键词]当前高校 科研档案 归档现状 探索对策

[中图分类号] G271;G647[文献标识码] A[文章编号] 2095-3437（2015）01-0170-03

高校科研档案是高校承担的教学研究、科研项目在执行过程中直接形成具有保存价值的文字、图表、数据及声像载体等材料。它客观记载了高校科研实践活动的过程，而且记录了科研人员在科研活动中的科研创意、科研经验、科研成果，是科研人员智慧的结晶，是高校科研水平的重要标志。新时期随着高校科研工作的不断推进，科研档案已成为高校档案的重要组成部分。加强科研档案的收集归档，规范和完善科研文件材料的积累，充分开发和利用科研信息资源，对于高校的教学发展、人才培养和科研成果推广、科研再活动、科研能力提升都将发挥着越来越重要的作用。但从当前高校科研信息资源开发利用最基础的环节——科研档案归档工作的实际情况看，明显存在诸多缺陷和问题。

一是对科研档案归档的观念淡薄。有些科研部门更多关注的是如何争取项目和资金、如何保证如期取得科研成果，普遍缺乏对事后科研文件材料归档的责任意识，甚至对档案部门的工作不予积极支持配合，表现为态度冷漠、马虎应付、拖延推脱。有些科研部门在向上级机关办理科研成果登记、申报评优评奖时，拿走存档的文件材料，却不能及时归还，导致科研档案材料处于零乱不规整状态。

二是科研档案收集工作难度大。有的科研人员只考虑个人工作便利，将关键性资料长期留在手中;有的对科研成果能否得到有效保护存在疑虑，担心资料归档后科研信息会失控，以各种理由回避相关资料特别是核心资料的归档。有一些科研项目，出资人并未对完成课题研究后必须形成完整的科研档案有硬性的要求，课题（项目）组不需出具归档完整的证明即可通过项目验收。由于科研档案归档缺乏有效的制约措施，常常发生课题（项目）组不交档案，档案部门三番五次向课题（项目）组和科研人员催收科研档案却毫无结果的状况，严重影响了科研档案的顺利归档。

三是科研档案归档质量不高。参与科研档案归档工作的科研人员和部门兼职档案员，大多不太熟悉档案管理这门专业，缺乏实际工作经验，业务上凭感觉，做多少算多少，很大程度上影响了科研档案归档的水平和质量。当前，科研档案归档工作状况不容乐观，对已收集归档的科研档案的质量问题同样不容乐观，其中最突出的问题是文件材料不完整、不规范，如文字材料多，其他载体材料如光盘、磁盘、图表、照片少;复印件多，原件少;红头文件多，专业文件材料少等等。

笔者针对当前高校科研档案归档中存在的缺陷和问题，对如何采取相应的对策，谈几点粗浅的想法和建议。

一、充分认识完善高校科研档案的重要意义和作用，是做好新时期科研档案归档工作的前提

党的十八大提出实施创新驱动发展战略。“科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑，必须摆在国家发展全局的核心位置”。西方人更是把振兴经济的主要希望寄托在科技创新上。高校不仅是培育科研人才的重要基地，而且是“产学研”协力实现创新战略的实际参与者。科研档案印记着科技创新的足迹，体现着办学的特色和实际科研水平，因而完善高校科研档案有着以下四方面的意义和作用：一是情报“晴雨表”的作用。高校领导通过科研档案反映的真实情况，更好地通观全局，及时针对某一方面或某一层面存在的薄弱环节，有重点地加强人力、财力的投入，使之在较短的时间内加快科研步伐，力求有所建树。二是实例和凭证的作用。许多高校都以丰硕的科研成果来体现本校与众不同的特色，并以此吸引地方政府和社会各界的关注和支持。如果档案工作跟不上，拿不出完整的实实在在的案例材料和凭据，在尊重客观事实的科学面前，就难以取信于人。三是“梯子”的作用。牛顿曾说过：“如果我看得比别人更远些，那是因为我站在巨人的肩膀上。”完整配套的科研档案材料就像一排排助人登高的梯子。有了“梯子”，就可以避免那些低层次的重复劳动;有了“梯子”，就可以让大家顺梯而上站在高处共享科研成果。四是“鞭子”的作用。科研档案的收集整理，是建立在一般性档案材料收集整理基础之上，具有周期长、专业性强、分散难集中等特点的一项具有挑战性的工作。提出做好科研档案归档的要求，实际上是档案管理档次的提升，对档案管理人员是一种鞭策和激励，推动他们努力跟上时代的步伐，自觉提高个人素养，更全面更高层次地去完成好档案管理工作。

要使各级领导干部、科研人员和档案管理人员都清楚地认识到科研档案收集归档工作的意义和作用，仅靠颁发几份文件、做几次动员报告是难以奏效的。这需要高校领导层予以关注，坚持把科研档案工作与高校人才培养、科技创新能力的提升联系起来看待，并摆在适当位置上进行宣传和引导，还要在工作部署上有安排有要求，使大家都能感受到新时期加强科研档案管理工作的重要意义和作用，从而能很好地理解、支持、参与科研档案的归档工作。

二、探讨界定科研档案归档的标准和范围，是理顺科研档案归档工作的重要环节

标准是衡量人或事物的依据或准则。《文选·袁宏<三国名臣序赞>》有：“器范自然，标准无假。”秦始皇统一度量衡，对于推动当时经济社会的发展起到里程碑的作用。由此可见，标准化所起的作用是至关重要的。当前一些高校对科研档案的归档标准和范围的界定较为笼统，在具体操作中存在较大自由发挥的空间。这对规范归档工作，保证档案质量，有效地实现科研档案的自身价值，是十分不利的。我们必须看到，新时期，随着高校科研工作的快速推进，科研水平的不断提升，科研档案的形成也发生了巨大变化，其结构层次多维，内涵更加丰富。如科研课题（项目）级别有国家级、省级、校级不等，科研课题（项目）经费有几千、几万、几十万元不等。同时，高校科研档案形成数量也在膨胀，科研文件材料来源渠道越来越多，种类呈多样化。如有的来源于政府，有的来源于社会。有的科研实验阶段形成的各种测试、观测、调查、考察等原始记录、数据处理材料就多达几十卷甚至上百卷。還有科研活动的周期长短不一，有的科研课题（项目）几个月内即可完成，有的需要一、二年，甚至更长时间。有的科研课题（项目）因各种原因中途“搁浅”，甚至“夭折”等等。

面对这种头绪繁多、错综复杂的状况，认真探讨、科学界定科研档案归档的标准和范围，是理顺科研档案归档工作的不可逾越的重要环节。笔者认为，各高校遵循科研档案归档以科研文件材料是否具有保存价值为标准，凡是直接记录和反映本单位科研活动的，具有现实和长远保存价值的科研文件材料，都应列入归档范围，这无疑是正确的。这是科研档案归档标准化的大前提，是基本原则和要求。但当前遇到急需解决的问题是，如何在此基础上，坚持从各高校实际出发，修订出符合本校科研工作实际情况的可操作性强的具体标准和范围，并且要细化到对某阶段某些类型的文件材料应归档，对某些类型的文件材料则不必归档。比如科研准备阶段的开题报告与课题调研论证材料、课题研究计划、执行情况、计划调整或撤销报告等文件材料必须归档。一些取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。而未生效的科研项目合同、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目等文件材料可以不归档。归档和不归档的文件材料界定得越具体越明确，科研档案归档工作就越落实。

三、建立健全科学合理、规范有序的归档管理体制，是提升科研档案归档质量和水平的关键

改革开放的总设计师邓小平同志高度重视管理体制建设，他极力反对那种“名曰集体负责，实际上等于无人负责”的浮躁、松散的管理模式，并称之为“危险的祸害”，必须予以根除。科研档案将长期服务于高校教育发展事业，随着高校科研活动的广度和深度的不断扩大，科研档案归档的难度和要求也随之提高。要在人类社会又迎来新一轮改革创新的浪潮中有所作为，保质保量地完成科研档案的归档任务，就必须建立和不断完善科学规范的管理体制和组织模式，明确相关部门和人员工作职责，合理分工，做到分级管理，层层负责，狠抓落实。

（一）突出科研课题（项目）组的归档主体地位

作为科研档案主要来源的课题（项目）组，掌握着科研课题的第一手资料，对本课题（项目）产生的全部材料十分清楚，而且了解科研文件材料的形成以及相互间的有机联系，便于遵循规律，把握重点，高质高效的完成归档任务。因此，科研课题（项目）组理所当然应成为完成归档任务的主体。科研相关部门、档案部门应管好科研档案的源头，紧紧抓住课题（项目）组这一基础环节，特别在科研文件的形成与积累阶段，更要充分利用课题（项目）组的各种优势，把归档的各项工作抓紧抓实。

归档的主体地位是要通过明确管理人员责任和权限来实现的。笔者倾向课题（项目）组应作为档案归档的立卷单位，做到科研课题（项目）一经立项，就在课题（项目）组内选定一名责任心强的兼职档案员，全权负责科研档案材料的收集归档工作，课题（项目）组应提供必备的各种条件，支持其尽心尽责地完成好工作任务。

（二）充分发挥科研部门的监管作用

科研部门作为科研活动的管理部门，科研课题（项目）从课题申请、经费审批、计划书下达、科研进度检查以及成果验收等各阶段都是在科研部门直接管理监督之下进行的。因此，对于科研档案的收集归档，科研部门相比档案部门而言，更易于介入，更能有效地把握重要环节，做好监管工作。科研部门要把对科研档案收集归档的监管作为自己的重要职责，并有序地细化到科研活动各关键阶段中去。

首先，立项阶段。高校科研部门在订立课题（项目）合同时就应加入关于档案归档的条款。科研课题（项目）一经批准，课题（项目）负责人就要向科研部门办理科研档案预立卷手续。此后，还可以在经费下拨、项目进度检查等环节，对科研档案归档工作落实情况进行跟踪检查，发现问题，及时解决。

其次，鉴定验收阶段。课题（项目）结束时，科研部门对课题（项目）进行检查验收，同时也要对科研档案归档情况进行检查验收。应明确规定，课题（项目）负责人向科研部门办理档案材料归档手续后，才能申请技术鉴定或专家评审。凡是没有提供完整的科研档案材料的课题（项目）不予鉴定验收。

再次，成果登记和申报奖励阶段。对申报科研成果登记或评奖的课题（项目），应进行一次科研档案归档状况的复查，凡是归档工作未做好，或尚未办妥档案材料归档移交手续的，不予进行科研成果登记与申报评奖。

（三）加强档案部门对科研档案归档工作的跟踪指导

在实际工作中，由于大部分参与科研的人员还肩负着繁重的教学任务，投入档案管理的时间有限，难免在科研档案的材料积累和收集上有疏漏，或对归档标准和范围把握不准，导致归档文件材料的不规整。因此，档案部门不能只偏重于科研档案移交和移交后的管理，而应根据科研档案形成的特点，将科研档案收集工作的跟踪指导贯穿于科研活动的全过程，对科研文件材料积累进行过细的把关，发现问题，及时采取措施予以补救，确保科研档案归档的完整规范。

四、积极完善各项配套措施，是加强科研档案归档工作的保障

唯物辩证法告诉我们，世间万事万物都不是孤立存在的，而是相互关联、相互依存的。科研档案的收集归档工作看似简单，但它在高校建设事业中生存和发展，同样需要与其他各项工作相辅相成。因而，要保证科研档案收集归档工作卓有成效地开展，就必须十分关注与之密切相关的制度建设，借助各方力量促成和完善各项配套措施，使之成为科研档案归档工作的有力保障。

认真落实档案管理工作的检查、考评制度。高校建立和实施档案管理工作检查、考评制度，不仅对档案工作本身进行考评，而且对管理人员落实责任制状况进行认真的检查考核。不少高校还建立起一套个人工作绩效考核的管理系统，并把考核的结果与相关人员的职级晋升等物质利益相挂钩，做到有赏有罚，赏罚分明。这些措施，营造了奋发向上的良好氛围，同样激励着科研人员和档案管理人员对科研档案收集归档的积极性和负责精神。档案部门应借助绩效考评等管理制度，落实好有赏有罚的具体措施，持续有效地推进科研档案归档工作的良性循环。

尽快建立保密和知识产权保护体系。高校的科研人员是科研档案形成的主体，也是科研档案收集归档和利用的最大群体。科研人员档案意识的强弱，直接影响科研档案的归档质量。因此，要特别注重引导科研人员增强档案意识，让他们自觉配合档案部门做好科研档案材料的收集归档工作。鉴于科研档案涉及知识产权、科研开发等方面重要信息的特殊性，很有必要建立一套可操作性的知识产权保护制度，认真处理好科研档案的利用与保密的关系，创新科研档案服务于教学、服务于高校的建设事业的服务方式，严格把好保密的关口，确保科研成果专题档案不泄密。要让科研人员感受到自身权益有了可靠的制度保障，同时依靠制度又能共享科研成果，自然就能很快地消除一些不必要的思想疑虑，积极配合相关部门做好科研文件材料的归档工作。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 梁艳玲.浅谈高校科研档案收集与管理[J].经营管理者，2011（8）：299.

[2] 任红燕.新建本科高校加强档案收集工作路径分析[J].档案与建设，2012（11）：66-67.

[3] 倪曉燕.浅析当前科研档案归档管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2013（5）：42-44.

[责任编辑：钟 岚]