高校财务档案管理

刘丹

摘 要：财务档案管理工作作为财务整体工作的重要组成部分，是高校有效开展各项活动的基础，对高校的发展起着举足轻重的作用?随着会计工作改革的不断深入，高校整体规模日益扩大，经济业务往来日趋频繁，既给高校的财务档案工作带来了机遇，也带来了挑战，所以高校的财务档案管理工作必须不断发展，与时俱进，以适应高校各项工作提出的新要求?本文对高校财务档案管理工作的特点和存在问题进行深入的探析，在此基础上提出完善财务档案管理工作的方法，以更好的推动高等教育事业的健康发展?

关键词：高校;财务档案;管理

高校财务档案是指高校所有机构的所有员工在教育教学活动?科学研究活动?教学管理以及学校建设与发展方面，直接形成的具有参考价值?使用价值和保存价值的各种财务收支材料?财务档案是否真实?准确?完整，将直接影响到高校财务档案管理的质量以及高校教育事业的健康发展?

一?高校财务档案管理工作的特点

1.管理的重要性?高校的根本任务就是对人才的培养，但是，高校的生命线是人才培养的质量?高等学校的管理水平直接影响着高校的教学水平以及对人才的培养质量，人才的成长质量和速度又会关系到民族的未来发展状况，影响到一个国家的全面进步?财务档案作为高校发展的重要史料，不再只是起到追溯举证的作用，更重要的是为高校的管理人员制定决策时提供重要的依据，所以，高校财务档案管理工作的重要性尤为突出?

2.时间的特殊性?高校财务档案划分的时间具有特殊性?高校的财务档案主要来自教学?行政?科研管理与后勤服务等活动，高校的教学活动一般是以教学年度为周期的，即以第一年的下半年和第二年的上半年作为一个教学年度[1]?而高校的财务档案则多以自然年度来划分?

二?高校财务档案管理中存在的问题

1.对档案管理工作的认识不足?财务档案管理工作的目标是为了保存历史，服务现在，维护高等学校各项工作的正常?顺利运转?随着高等学校不断扩大办学规模，逐步深入教育改革，高校开始拥有越来越多的自主权，财务档案管理作为高校管理工作中极其重要的组成部分，却是高校管理中的薄弱环节?

目前，管理人员没有认识到财务档案管理工作对高校发展的重要性，只关注了档案管理的形式，而对档案资料的收集?资料的整理缺乏应有的重视，导致很多重要的财务档案信息流失或失真?表现在：（1）财務档案管理人员没有真正意识到财务档案管理工作的内涵，对财务档案管理工作认识片面化?简单化;（2）为了节约办公经费，部分高校财务档案管理部门与其他部门合署办公，档案管理人员也由财务人员兼任[2]?

2.财务档案管理制度不完善?机构不健全?虽然我国的会计准则不断更新完善，但是，仍然无法对经济事项做到面面俱到，一些标准化的财务档案管理理论出台，也只能提供框架性的指导，没有针对高校财务档案的具体管理制度?以一个普通医学院校独立地，或者说是摸索地搞财务档案管理，没有一个规范化的标准是比较困难的，很可能造成档案管理混乱的现象?

目前，大部门高校都是由财务部门兼顾财务档案管理的职能，没有安排专职人员管理财务档案，财务档案管理工作人员没有专职化，甚至把年龄偏大的人员放在档案管理岗位上，以应对审计?税务等部门的检查?即使档案管理由专人负责，也片面的认为档案只要做到不借?不乱?不丢的“三不”就可以了，这与财务档案的规范化管理还存在一定的差距[3]?

3.财务档案管理人员素质不高?素质是一个综合性的概念，它包含了文化知识?业务水平?法律常识?职业道德等一系列重要的要素?从事高校财务档案管理工作，不仅要拥有档案管理相关的专业知识，而且要能够将纸质的财务档案转化成电子的财务档案?

三?加强高校财务档案管理的措施

1.强化财务档案管理的认识

（1）加强对档案管理工作的认识，调动全体教职工的积极性?认识是全校性的，从校领导到教职员工，大力宣传财务档案管理工作对高校发展的重要性，使所有人员都能够真正的了解到高校所面临的严峻形势和档案管理的各项要求?高校的所有工作都需要高校的“人”来完成，“人”是关键，要形成“档案管理人人有责”的良好氛围?

（2）组织高校负责人?档案管理人员以及其他相关人员进行定期或不定期的培训?通过对财务档案管理工作重要性的宣传，引导他们的思想，提高高校负责人?档案管理人员以及其他人员的档案管理意识，使所有人都能够认识到档案管理工作不只是领导和财务部门的事情，而是与所有人息息相关?此外，财务档案管理人员的工作不仅仅是审核?监督?并管理好财务档案，而是要加强对整个财务工作的监督作用，全心全意为财务档案的管理工作做好服务，发挥好档案部门的监督和协调作用?

2.健全财务档案管理机构

（1）实现档案管理部门的独立性，档案管理不能隶属于其他职能部门或与其他部门合并，高校应设立独立的档案管理部门，确保其工作范围足够广泛，增强独立性?权威性?根据高等学校的办学规模，确定专门负责财务档案的管理人员，管理人员一方面要遵守财务相关资料的保密原则，另一方面要保管好财务资料，对所有的财务制度?财务文件?会计凭证?会计资料等妥善保管，按时归档，避免丢失?

（2）做好档案管理工作的制度建设?制度规范人，人遵守制度，这是高校制定制度来保障财务档案“规范化”管理的初衷?高校应依据《档案法》和《财务档案管理办法》等文件规定，结合实际情况，制定并颁布一系列法律法规，不断完善财务档案管理的归档制度?保管制度?查阅和复制登记制度?销毁制度?立卷制度?岗位责任制度?移交制度等，努力克服人员编制和机构设置两者之间存在的矛盾，使高校的档案管理工作能够真正的做到有章可循，有法可依，确保了财务档案管理的权威性?

3.全面提高财务档案管理人员的综合素质

（1）配备专业的财务档案管理人员?从事档案管理的人员既要拥有档案管理的专业知识，也要具有较高的业务能力?随着高校办学规模不断扩大，财务档案数量的逐渐增加，对档案管理人员也提出了越来越高的要求?一方面，档案管理人员要对会计或审计的专业知识熟练掌握，另一方面，对于档案工作中涉及到的管理?经济?计算机?法律等相关的内容，也要有一定的了解，能够很好的应对各种情况的发生，财务档案管理人员要成为具有各方面综合知识和能力的“多面手”，而不是单一的档案管理人员，这样，才能推动档案管理人员队伍的多元化?

（2）规范职业道德，提高对财务档案的管理水平?首先，结合高校的实际情况，建立一套关于职业道德的规范体系，进而使档案管理人员都能够做到目标明确，整体观念大致趋同?其次，制定《高校财务档案管理人员职业道德规范》，并使其与高校制定的法律法规等保持一致，成为高校对档案管理人员的主要道德准则?同时，管理者应该明确的向教职工传达道德规范，并且在自己的言谈和行动中不折不扣的表现出来，不失时机的对教职工进行宣传和教育，大力推广高校所制定的道德规范制度，使其明确了解哪些行为是可以接受的，哪些行为是不可以接受的，当遇到不道德的行为时应该采取什么样的行动来规避这种行为的发生?

档案业是历史悠久的行业，是中华文化的传承?加强财务档案管理工作是高校发展中不容忽视的一个重要方面?（作者单位：西安医学院财务处）

参考文献：

[1] 韩丰.论高校财务档案的优化管理[J].科技创新导报，2010.（16）：24.

[2] 汪沁.高校财务档案管理信息化刍议[J].重庆科技学院学报，2012.（19）：140.

[3] 刘迎春.新形势下高校财务档案的规范化管理探讨[J].会计之友，2010.（10）：102.