近5年来档案学期刊关于“档案管理”的文献计量分析

李海涛　钟浩纯　宋琳琳

摘要：本文以CNKI为数据来源，选取近5年来以“档案管理”为主题的档案学期刊上的文章，就档案收集、整理、利用三大方面进行系统的计量分析，以探索当前档案管理研究的热点，并深入分析其内在原因。

关键词：档案管理 收集 整理 利用 文献计量

Abstract：Based on the data from CNKI.It pro-vides statistical analysis to the papers related to thethesis‘archival managementpublished in archivaljournals in the past 5 years.According to analyzingthe development trend from archival cOllection archi-val arrangement and archival use aspects.it ex-plores hot spots in archival management currentlyand analyzes the deep reasons behind the hotspots.

Keywords：Archival management；Collection；Ar-rangement：Use：Literature metrology

档案管理研究是档案学研究的基础及关键研究领域，档案学界对档案管理的理解主要分为广义上的理解和狭义上的理解。随着档案事业的发展，档案管理具象和细化的特征日益明显。基于此，本文所涉“档案管理”为狭义上的理解，它区别于广义上的“管理档案和档案事业的活动”，主要包括档案实体与档案信息的管理工作，其完整的工作流程涵盖档案的接收与收集、分类整理、价值与期限鉴定、保管与修复以及提供各种档案服务和利用工作。同时，笔者综合档案学界对档案管理的狭义界定，在参考华林、陈忠海、邓绍兴等学者观点的基础上，将档案管理细化为档案收集、整理、利用三大方面。围绕档案收集、整理、利用，本文将文献计量方法应用于档案管理发文统计研究，横纵向对比档案收集、整理、利用的发文数量、被引频次、下载量等定量指标，以期探索近年来档案管理研究的热点、发展趋势并深入分析其内在原因。

一、文献计量的数据来源与分析方法

以CNKI全文数据库“档案学、档案事业”中的“收集和整理、保管和利用、公布、出版”为数据来源。基于文献计量规律，并参考文献引用率等指标，本文以5年为一个计量周期，选择检索时间为2008年1月至2012年12月（2008年后，相关研究进入蓬勃发展阶段）的相关研究文献，考量该周期内档案管理研究的发展规律。检索文献集中在2015年《中文核心期刊要目总览》公布的档案事业类9种核心期刊上。在参考傅荣校等人在档案学热点问题分布调研中热点统计的办法，在被引频次与下载量临界值的选择上，为有效提取热点词，档案收集、整理和利用的文献量不少于15篇：将收集和整理环节的被引频次设为2，下载量的临界值设为100次；利用环节的被引频次设为10，下载量的临界值设为500次。具体的分析方法上，采用纵横向比较分析法，纵向分析档案收集、整理、利用各环节发文数量特点；横向分析档案收集、整理和利用各环节的发文总量及发展趋势等。考虑到引文分析法具有一定的滞后性，笔者拟通过实时统计下载量来弥补不足。

二、纵向对比研究

（一）近5年来，“档案收集”的整体发文量略有回落，年均发文量变化不大；其研究重点是新环境下档案收集工作、档案馆藏资源建设、档案收集的缺漏问题、特殊档案收集、档案收集理论

1.“档案收集”在核心期刊上的整体发文量略有回落，年均发文量变化不大，且在2008年达到最大发文量。涉及“档案收集”的发文量共计392篇，年均发文量78.4篇，其中在核心期刊上发表127篇，占总量的32.40%。

2.关于“档案收集”方面的研究体现在：（1）新环境下的电子档案采集研究。网络环境下电子档案的采集范围、方法，包括电子签名的电子文件采集对策等一系列问题展开研究。如周文佳等探讨了自动捕获软件结合人工鉴别采集归档电子文件的方法；陈勇等探讨了实施《电子签名法》对电子文件归档管理技术、方法的影响；许存芝则对高校各类业务电子档案信息全方位采集范围进行了探讨。（2）从档案收集环节入手，探讨如何做好馆藏档案建设与整合优化档案资源。潘积仁等在档案资源建设中提出将分散于各部门的各门类档案集中统一管理的策略；在丰富与优化馆藏上，提出除国家收藏（在国家档案馆法定的收集范围）外，允许和鼓励民间收藏对国家、社会有保存价值的档案等。（3）反思档案收集工作中的问题，尤其是如何消除收集缺漏对档案管理工作产生的障碍。如蒋如原在分析归档材料收集不全原因的基础上探讨了相应的对策；贾玲等则从单一立档单位入手，探讨了立档单位内各部门间如何互相配合以防止文件遗漏归档等对策。（4）基于宏观视角探讨非物质文化遗产及记忆工程建设中的档案收集工作。如周平等就如何收集非物质文化遗产档案资源，优化其配置和管理等问题进行探讨，提出社会力量及民间团体的专业优势是促进非物质文化遗产保护、传播的关键；吕红则从记忆工程的视角探讨了档案收集工作，提出档案收集应边收集、边保护、边利用，突破传统的“收、管、用”方式等。同时，档案收集工作的重要性及收集工作中存在的无法收集、延迟收集、收集成本、效率等问题也引起较多关注。

（二）近5年来，“档案整理”的整体发文量保持稳定，在核心期刊上的发文量略有下降；其研究重点是新环境下的档案分类方法、档案保管单位、专门档案整理研究

1.整体发文量保持稳定，在核心期刊上的发文量略有下降，且在2008年达到最大发文量。涉及“档案整理”的发文量共计317篇，年均发文量65篇，其中在核心期刊上发表131篇，占总量的41.32%。

2.关于“档案整理”方面的研究体现在：（1）现代档案整理技术与管理程序研究。包括非元数据档案整理技术的实践探索，即探讨突破文档一体化管理模式，采用能脱离网络环境的、不用制定也不依赖“档案元数据集”，应用于文书和科技档案并适用于不同载体文件和实物混合整理的档案整理技术；新技术环境下档案保管范式与知识管理研究，如为应对信息环境下归档文件形态与数量的变化，徐拥军等探讨了应对信息环境中档案整理程序界限模糊化的档案后保管范式。（2）面向不同类型档案的整理原则与方法研究。包括基建档案整理方法研究，如金向军等针对基建活动过程形成的档案，通过整理步骤的介绍阐述如何使档案有序化；重大活动与专项工作档案的整理研究，如李兴利等探讨了对具代表性的地区、行业、单位、事件和个人的档案进行重点管理的原则、方法；农业档案整理，如王雅戈等对新农村建设背景下农业档案整理中的问题、原则、方法、对策进行研究等。（3）档案整理具体业务如保管单位、排架、装订等问题研究。如袁尚华等针对档案插卷、排架等问题，提出“两号”（档号和流水号）并用，流水号排架，变插卷为立卷的整理建议等。同时，“档案整理业务外包”“非物质文化遗产文献的整理工作”也值得关注。

（三）近5年来，“档案利用”的整体发文量呈先降后升再回落的趋势，在核心期刊上的发文量基本保持稳定；其研究重点是新环境下档案利用方式、档案馆角色、民生档案与社会化、开放档案与保密工作、政府信息公开

1.整体呈量发文先降后升再回落的趋势，且在2008年达到最大发文量。其总发文量共计2444篇，其中核心期刊746篇，占总量的30.52%。

2.关于“档案利用”的研究体现在：（1）网络背景下的档案馆服务模式与方法研究。包括数字化档案信息开放利用的服务机制研究，如李扬新等探索了“开放存取”运动在数字化档案信息开放利用服务新机制创新中的参考点和适用性：面向用户的档案信息集成服务模式研究，如梁孟华等开展了基于用户需求的档案信息集成服务模式构建及应用研究，指出档案信息集成服务模式是档案信息服务机构的发展方向；档案信息资源整合研究，如曹航等创新了实现档案信息资源深入整合中的借助信息技术、提倡创新机制、坚持区别对待等新原则。（2）档案部门作为政府信息公开的主要平台，在加大政府信息公开的同时，档案信息公开利用制度构建、档案信息公开与保密权限设立、划分及管理模式探讨等问题逐步引起重视。如王娅等基于政府信息公开背景，探讨了构建合理的档案保密与开放利用模式。杨霞则从促进综合档案馆有效履行档案信息服务的公共职能入手，重新探讨了综合档案馆以及档案形成机关、利用者的权限。（3）信息技术的发展及用户多元的信息需求促使档案部门从内向型被动服务转向面向社会、民生的外向型主动服务。如饶圆等提出了通过转变档案行政管理机构职能，拓展档案馆面向社会的档案服务，实现档案室对社会的有限开放，培育档案中介机构参与档案服务等新举措来实现档案部门的社会化服务；张林华等也对如何利用馆藏档案服务民生的途径进行了有益探讨。同时，档案界对档案利用中的安全保护、档案编研工作等给予较大关注。

三、横向对比研究

（一）2008年，档案“收集、整理、利用”的发文量均达到最大。三者中，“档案利用”的发文量最大

以“档案收集、整理、利用”为主题的文章，在核心期刊中的占比分别为32.40%、41.32%、30.52%。其中，“档案利用”的发文量占77.51%，表明近5年来档案管理研究中“档案利用”研究最受重视。

（二）“面向新的信息环境创新管理技术与方法”“基于工作实践完善档案管理理论”“专门或特殊档案管理研究”是三者共同关注的内容

1.面向新的信息环境创新管理技术与方法。其中，档案收集的研究热点包括网络环境下电子文件采集方法、范围研究；含电子签名的电子文件采集对策研究等；档案整理的研究热点包括非元数据档案整理技术、后保管范式与知识管理、档案数字化整理等研究；档案利用的研究热点包括网络背景下的档案馆服务模式研究等。

2.基于工作实践完善档案管理理论。档案收集中，体现为“大档案观”理论指导下的依据知识资源体系扩大档案收集范围的研究；科学发展观指导下的档案收集理论研究等；档案整理中体现为事由、来源原则在数字环境下的应用研究等；档案利用中体现为档案利用服务社会化的理论、服务机制创新研究等。

3.专门或特殊档案管理研究。档案收集中，关于非物质文化遗产档案、世界遗产档案的收集研究；档案整理中，关于重大活动与专项工作、基建、农业、城建、高校档案的整理研究：档案利用中，关于高校、工程及企业档案等利用研究。

（三）档案收集研究相对宏观，档案整理研究注重实务，档案利用研究则更为多元

1.档案收集研究侧重宏观反思，档案整理研究倾向实务探讨。档案收集研究强调收集环节的重要性或对档案收集工作的反思，如强调档案收集工作是档案工作的基础，探讨档案收集工作难做背后的深层次原因。但探索收集中改革收集业务流程、操作方法等内容的文章偏少。而整理环节倾向于探讨档案整理实务，如探讨档案整理以“件”或以“卷”为单位的利弊，或档案整理过程中排架、装订方法以及档案整理业务外包等研究。

2.档案收集、整理研究面向档案机构内部需要，而档案利用研究面向社会拓展。档案收集、整理研究偏重于档案局（馆）内部档案管理理论、方法、模式的探讨研究，具有一定内向性。而档案利用研究则更多强调档案管理部门的社会服务职能，关注档案管理部门如何与政府机构、社会、公众对接，探讨公共管理环境下的政府信息公开及档案服务模式、方法，更好地发挥其外在服务职能。

3.档案利用研究更为多元。如新信息技术在档案利用的作用上，研究主题拓展至档案资源开发、共建共享技术、信息检索利用技术等；在档案资源开发上，研究主题拓展至多元机构（如档案馆、高校及企业等）档案编研工作及服务探讨，编研工作选题探讨及编研理念创新等；档案开放利用的研究主题拓展至档案开放利用中档案保密、个人信息安全及知识产权等。原因在于：（1）档案管理部门职能的演变，推动档案利用研究面向社会拓展。随着档案事业重心从政治建设转向文化、民生建设，档案管理部门的职能也不断拓展，除肩负科学管理档案的重任外，还应致力于社会化的服务工作。档案管理部门职能向公益性与社会性的演变，推动了档案利用研究向社会领域发展。这要求档案管理部门除了履行面向机关单位的档案保管、服务职能外，还应努力实现其传统职能的拓展与创新。如在接收政府公开信息、提供现行文件与政府信息等资源开发利用上，档案管理部门应充分发挥其“局馆合一”管理体制的优势，利用自身的馆藏优势提供查阅档案的场所，充当档案开放的窗口。（2）对档案利用的重视，促进档案利用研究方向的多元化。随着社会档案意识与需求的不断加强，档案信息获取途径的畅通，档案利用中公民隐私权的保障信息等问题，促使档案管理者面向社会公众，共同推进档案利用工程，这也极大促进了档案利用的研究。加之新信息技术环境下，档案管理业务流程设计在整合档案资源，促进文档一体化管理中更加强化档案的利用功能。因此，相较于档案收集和整理研究，档案利用研究的成果更为丰富。