浅谈高校档案管理信息化建设

葛雅京

摘 要：在高校的数字化校园建设规程中，档案管理信息化建设是非常重要的组成部分，高校档案管理工作只有实现信息化、数字化、网络化，才能为高校的建设与发展提供更为快捷和优质的档案信息，才能实现高校的发展目标。本文对当前高校档案管理信息化建设进行深入的探讨，针对当前高校档案管理工作存在的问题进行分析，并探讨相关解决措施，以供参考。

关键词：高校档案管理；信息化建设；培训

随着科学网络技术迅猛发展，信息技术在高校档案工作中发挥了越来越重要的作用，而数字化校园建设的提出，也是要求充分利用信息技术，不断获取资源、处理信息、传输信息以及应用信息，不断向社会提供更多具有价值和重要意义的档案信息。高校档案管理实现数字化、网络化和规范化，无疑能更好地为我国的教育科研管理事业服务。

一、当前我国高校档案管理工作存在的问题

1.管理形式落后，管理意识薄弱

如今我国高校的很多高层管理者认为高校当前主要任务在于紧抓教学质量和科研突破，其他的工作得不到应有的重视，这在一定程度上阻碍了学校的建设与发展。还有一些管理者认为档案的管理就是简单地对档案进行记录和保管，没有把握档案管理的内涵，在资金上也没有足够的投入，使得档案管理创新工作无法开展，库房、办公等基础设施落后，严重阻碍了学校对广大师生的服务以及整体规划与建设。在管理形式上，仍旧有很多高校比较落后，无法与当前现代化管理接轨，而长年累月在档案管理工作上的故步自封，又使得这类繁杂的工作得不到优化，恶性循环产生。

2.专业素质较低，机构设置不当

由于多种主客观因素的影响，目前高校存在很多用档案工作解决人才家属就业问题的现象，很多靠关系进入高校档案管理职位的外行人员进行档案管理工作，而且在专职的档案管理队伍中，年龄普遍偏大，有老化的趋势，这一群体中严重缺少牢固掌握计算机基础知识、熟练运用现代网络技术且熟悉档案管理方法和具备档案管理经验的人才。[1]如今时代逐渐进步，科技逐渐发展，高校的档案管理工作却没有得到实质性的进展，也是由于档案管理工作职位进入了很多专业素质较低、学历较浅的工作人员，这些工作人员基本没有受过专业的训练和严格的考核，专业技能、管理能力都比较差，思想老化也使得他们无心学习和运用先进的网络技术，因此在高校档案管理中工作效率较低。

3.利用效率不高，档案功能单一

通常情况下，高校中都保存了大量的档案资料，但是由于工作人员没有意识到档案管理工作的重要性，档案管理价值利用效率也不高。很多人都认为档案管理工作没有实际的意义，只是单纯的保管。因此，高校的管理者必须意识到档案管理工作的重要性，只有逐渐改变管理人员档案管理的思想方式，才能实现学校的建设以及更好地为广大师生服务。

二、高校档案管理信息化的必要性

1.符合信息时代的发展与建设

21世纪是信息化的时代，而高校实现档案管理信息化建设是当代发展的要求，如今的社会信息化水平已经成为了国家现代化水平的重要标志，高校积极实现信息化建设才能跟上国家信息化建设的步伐，才能不断促进档案事业的发展。传统的档案管理方式主要是由于工作人员被传统陈旧观念束缚，对高校档案管理工作不上心、不重视，缺乏相应的资金投入，因而也就无法满足现代信息资源的需求。档案管理是学校建设的一项重要工作，也是学校信息资源的重要部分，关系着广大师生的利益，因此必须加强高校档案管理信息化建设，不断推动高校档案管理事业的发展。

2.对高校档案管理工作的推动作用

在高校档案管理工作中，实现信息化管理具有非常重要的作用，首先，档案信息化建设有利于档案管理工作人员大幅度提高工作效率，过去陈旧的管理模式大多采用档案的人工收集、整理和保存，需要花费大量的人力和时间进行复杂的翻查，工作效率极低。在高校实现档案管理信息化以后，工作人员可以利用先进的信息网络技术收集整理档案，一次数据的录入可以终生使用，既可靠又安全，查询工作也变得简单而便利，人们可以利用网络搜索轻松快速地获取相关的信息和资料，满足了广大师生的要求，大幅度提高档案管理工作人员的工作效率，推动高校档案管理工作的发展。[2]

三、实现高校档案管理信息化建设的措施

1.推动档案管理规范化、标准化建设

档案管理信息化建设离不开规范化标准化的要求，只有调整规范的管理形式，使用标准的管理程序，才能逐渐向现代化档案管理方向发展。第一，全国应统一科学的档案管理目录标准，确定档案信息属于一种具有丰富内容和复杂形式的源头，除了合理利用网络管理和查询的规范性及便捷性外，还要遵循一定的目录标准，帮助档案查找者快捷准确地查阅档案资料。第二，要建立规范的档案管理规章制度，全国各大高校要根据学校自身的实际情况，建立符合自身特殊情况的信息资源库，统一经由计算机进行全部的管理，制度包括系统安全运行制度、档案使用制度以及相关的权限制度等，管理过程中由高校的最高权限统一对所有资源进行整合，科学规范信息管理，并采用先进的管理软件，逐渐建立包含高校上下所有信息资料的数据库，更好地为广大师生服务。[3]

2.加强高校档案信息库的数字化建设

全球的信息化建设加速使得各大数据库之间的联系也越来越紧密，任何一个高校的资源都不仅仅局限于自身的应用，而是与全国甚至全世界各大高校的数据库联系在一起，所以现代的信息化建设，独立的高校档案管理工作开发只是包含具有本校特色的档案资源，提供给其他高校浏览使用的资源则可以实现资源共享的目的。因此必须建立能够有效协调各大高校数据库进行统一档案信息管理的庞大机构，统筹整理各大高校的档案信息资源，建立一个庞大的档案网络，真正实现档案资料的资源共享。数字化档案的开发、计算机技术的运用能为这一目的提供更大的推动力，将各种档案信息录入网络数据库上，实现数字化信息化的保存，从而为更多的需求者提供更广阔的服务。[4]

3.加强管理人员队伍信息素养培训

高校档案信息化管理建设离不开用户之间的资源共享，因此档案管理工作人员的任务非常重要，随着信息化、现代化的逐步推进，当前档案管理工作更需要一批既拥有专业技能又能熟练运用先进管理方式进行档案管理的优秀人才，高校必须加强档案管理工作人员专业素质和职业道德的培训，逐渐提高档案管理人员的信息意识、专业知识和管理能力，为档案管理人员提供更多培训机会让其掌握信息传播的基础知识和信息技术的运用能力，为高校培养高素质的档案管理人才，同时也要积极引进高素质的档案信息管理人才，加强档案管理专业队伍的建设，推动高校档案管理信息化建设的发展。

四、结束语

当前，我国高校的档案管理信息化建设依旧面临很多困难，高校管理者只有充分全面了解到档案管理工作的重要意义，推动档案管理规范化、标准化建设，加强档案信息库的数字化建设，加强管理人员队伍信息素养培训，才能使得各大高校的档案管理工作获得更大的发展。

参考文献：

[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2007（06）.

[2]过奂颖，李建华.高校档案管理信息化建设的现状及对策[J].黑龙江科技信息，2009（31）.

[3]张 学.浅谈高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013（21）.

[4]谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].科技资讯， 2015（11）.

（作者单位：河池学院）