浅议人事档案管理信息化的必要性

金鑫

摘 要：所谓的人事档案，指的是在开展人事管控活动的时候，用以记载和反馈个体情况的资料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录，它体现的是个体参加社会活动的具体情况。在开展档案管理工作的时候，使用信息化技术能够产生很明显的效益。

关键词：人事档案；信息化；必要性

1 为何要开展信息化管理

全面、实用人才的管理信息系统是基于网络的信息管理人员的重要目标。通过设置信息系统，能够确保人事管控工作更加的透明，而且还能够明显的提升活动的效率，确保了所做的决定更加的精准。

1.1 加强信息技术是人事档案管理现代化建设的工具

经济的发展必然带动社会和技术的进步，此时我们国家的信息技术的发展速度非常快，被大量的应用到许多的行业和领域之中，比如在人事档案系统中的应用就是一个非常明显的体现。作为基础工作者，我们应该紧抓当前的发展机遇，合理使用当前的信息技术，促进信息组织，人事档案的建立和干部人事档案管理信息系统应用。该系统至少要五个功能模块即档案信息管理、档案材料归档、查借阅管理、档案转递、查询统计，有三个文件检索管理系统、信息查询系统、综合信息开发系统。

1.2 加快建设全文数据库的人事档案，以满足使用要求

人事档案信息数据库、人事信息查询、检索、统计分析，可以在短时间内生成各种不一样的表格，不过人事机构在考核的时候，多是检查工作者的简历等内容，此类信息是当前的数据库不能够提供的。要想合理的开发出信息资源，提升利用率，确保广大使用人的需要得以满足，就要做实基础工作，在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，借助电脑等将图片等变为数据，确保资料信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保护实体档案全文数据库建设的实效性、真实性和正确性是非常重要的。建立全文数据库，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便地查阅以及打印了。建立完善的信息服务体系，以此来确保单位自身的管控机构以及单位彼此间等能够实现信息共享。

1.3 加强人事档案信息动态管理，创新技术和手段，提高利用效率

应该在确保信息高度私密的前提之下，借助信息技术，寻求新的措施，积极利用档案，发挥出信息的作用，将死板的档案变为灵活的信息，为社会法发展贡献力量。切实完善档案信息，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。同时还要加快信息更新速率，确保更新的速率能够和员工的流动速率保持一致。人事档案管理应该对人事档案信息实行动态化管理，探索建立电子人事档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，不断提升人事档案的价值。

1.4 加强网络信息平台建设，实现资源共享

建立干部人事档案网络化管理体系，按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理，确保管理的干部人事档案使用的高效率。实施人事档案现代化，首先是在人事管理机构中设置信息中心，履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范人事信息流动渠道，使信息中心成为人事信息的唯一收集和发布者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大，动态变化频繁、信息发布交流面广，建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标，就要确保拥有充足的技术工作者，而那些既了解人事资料，又对信息知识很熟悉的工作者是我们组建团队的首要选择。要想真正实现信息化管理，首先也是必须要做的就是合理的使用网络技术，解决好信息共享问题。如今，各个网站的建设速率都非常快，技术支持力度也在提升。要想体现出网络的优势，就必须将信息中心当成枢纽，将权限授予信息使用人，确保信息服务能够持续循环。

2 遵循安全性原则，迎接网络环境新挑战

在网络状态之中，任何信息在处理的时候，都处在一种非常开放的模式之中。此时所有的人都能够经由信息通道获取所需的档案资料。

2.1 人事档案信息的安全主要是档案信息存储和利用安全

在实际的工作中，我们必须使用合理的方法和技术，设置数据备份系统以及恢复系统。对于安全管理工作来讲，必须确保单位的内部网不与外网连通，这样做的目的是保证信息高度安全。在查寻电子文件的时候，必须使用控制技术，对于本机构的档案内容，要使用认证技术，只有本单位的人员凭借身份证明才能够访问，这样也能够增加信息的安全性。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”，其中一个密码是公开的，另外的一个必须保密。当传达电子文件的时候，运用对外开放的密码，而收件人只有使用保密密码才能够查看信息。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。同时为了确保信息的安全，应该对电脑合理的设置，比如将状态设置为只读，这样就能够防止不良居心的人员随意的改动信息，保证了档案的真实性。

2.2 人事档案利用是人事档案工作存在和发展的动力和源泉

在开展档案工作的时候，要时刻体现人本思想，重视公共服务，朝着广大职工适当的开放，为广大干部职工提供更多的人事档案信息反馈和个性化的服务方式。如果只是单纯的存档，而不对其利用的话，那么档案工作就没有了它继续发展的意义了。要想让档案真正的得以发展，发挥出本身的意义，就必须以合理的方式确保其能够从库房中“走出来”，融入到群众生活之中，此时才可以确保广大群众对档案有浓厚的亲和力，才能够改变人们对于档案认识的误区，最终体现出它的文化特色。

3 人事档案信息化对保障人事档案知情权的促进作用

当前的档案管理方式必须变革，相关的利用制度必须和时代的发展步调保持一致，在遵守有关的法规条例的前提下，确保工作时刻以为人民服务为基准，确保群众对档案信息有高度的知情权，增加它的透明度，而且适时地将服务对象拓宽。具体来说，该项管控活动在开展的时候，必须体现人本思想，对于档案之中的那些不是很机密的内容，比如当事人的生辰以及工作情况和学历以及考核信息等向公众开放。第一，要确保工作者本人有权利获知本档案的提纲内容，明白档案里面到底存放的什么东西。第二，要适时地向员工开放其中的非机密的内容。工作者可以借助电脑查询档案的具体电子状态，这样不但能够提升查档的速率，而且还能够确保档案的安全性。

参考文献

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