档案数字化管理在医院档案管理中的应用

马清

摘 要：在不断发展进步的社会中，医院档案管理工作也要与时俱进，不断创新档案管理模式和制度，提高医院档案数字化管理水平。本文分析了医院档案数字化管理工作的重要性和目前医院档案管理工作存在的问题，并提出了规范医院档案管理工作的相关策略。

关键词：医院档案管理；数字化管理；策略

一、医院档案数字化管理工作的重要性

医院档案数字化管理是一项将传统模式与数字化进行融合的全方位技术革新，相比于传统模式的医院档案管理，数字化医院档案管理可以在运用方面更加效率化。医院档案数字化管理为医院广大技术人员提供方便的检索查询平台，为专业技术人员在进行论文写作，科研研究提供信息查询的便捷。同时使进行学术研究交流的专业人士有了有力依据，档案数字化管理逐渐深入人们的工作生活，为提高管理水平，加快技术转化提供有利条件，从而也实现了档案管理的价值。档案管理数字化提高了档案管理的工作效率，在开展档案利用方面，有方便，快捷，可供诸多卫生专业技术人员同时使用的优点。可见档案管理数字化促进档案管理工作的开展是多方面的，这些都是传统模式的档案管理所不具备的，同时也有利于企业制定正确全面的发展规划。档案记录着企业和单位的成功经验和失败的教训，为企业单位今后的发展提供借鉴，有利于决策者做出正确的决策。规范的档案管理工作不仅对企业和单位有重要意义，而且对社会的意义也很重大。

二、目前档案管理工作存在的问题

1.对档案管理不重视，管理人员素质低。许多医院对档案管理工作不够重视，认为档案管理工作不重要，只是简单的信息录入和管理。医院过于重视对医疗人才的培养，忽视了对数字化档案管理人员的培养，导致了医院缺乏具有高电子设备技术水平的档案管理人员。许多医院的档案管理人员的素质不高，职业素养较差，没有责任意识。许多档案管理工作人员并不具备相关的专业知识，对档案管理工作的知识了解较少，不能很好的管理档案信息。由于档案管理人员的知识缺乏，致使档案信息的缺失、遗漏的现象经常出现。许多医院的档案管理人员很少有机会进行培训，很少有机会提高自身的能力水平。

2.档案管理工作的信息化水平较低。现代信息技术发展的十分迅速，但是许多医院对档案管理工作的信息化建设却相对落后，有些医院档案管理工作的硬件设备较差。大多数情况下，档案管理工作管理人员还要靠自己去翻找需要的信息，浪费了大量的人力和物力不能利用互联网等高科技手段提高档案管理工作的效率。一些医院仍然依靠纸质档案的管理方法，跟不上社会变化发展的需求，纸质化档案管理不仅占据大量的空间，储存的信息量也比较小，制约了档案管理的发展。

3.部门分工不明确。许多企业和单位档案管理部门分工不够健全，导致许多弊端的出现，首先在档案管理人员聘用方面.其次。相互监督管理的制度不健全，而又有一些非专业人士被分配到专业部门，缺乏相关的知识，在其位不谋其事。有些单位的档案管理人员冗杂，机构的设置也不合理。各部门工作职责及分工，特别是边缘性、交叉性工作不能明确落实分工。各部门不认真落实责任，不能细化任务分工，使档案管理的每项工作都缺少专业人士负责。形成不了有部门承担，通过各方面的密切配合，努力形成上下协同、齐抓共管、通力合作的局面。有些部门分工并不够明晰，进而使管理权限有模糊和重叠之处，责任也无法明确。工作职责梳理不清，工作标准不明确，欠缺一定的履职约束机制。由于一定的历史原因，各部门之间的工作职责梳理不清，还有一部分工作职责没有明确的相关负责人员。干部角色责任不清晰，部门职责分工不清晰。

三、医院档案数字化管理的策略

1.强化数字化档案管理人才的培养。提高档案管理人员的网络和计算机知识，一旦出现任何问题能够快速及时的进行修补，避免出现较大的损失。同时企业单位要招聘具有较高专业素质的档案管理人员，择优录取，定期的对档案管理人员的档案管理知识和操作能力进行考核。平衡技术人员专业分布，督促人力资源部门把技术人员的培训工作当重点来抓，搞好培训工程，储备人力资源。让他们提高专业素质，掌握计算机档案管理方面的知识，学会灵活的运用档案管理软件，提高工作效率。还要争取引进专业对口的毕业生，增加引进学生的数量，认真筛选选保证质量，还要加强对档案管理人员的教育、培训和考核，提高档案管理人员的工作能力和管理水平，不断优化档案管理人员结构。档案管理人员也要以身作则，规范自身的行为，严于律己，认真负责。通过明确的标准来选拔人才，通过组织化的途径来培养人才，通过规范化的程序来任用人才，完善培养机制，打造“梯队式”的骨干人才队伍。建立人才模型，明确人才库结构和人才素质标准。严格选拔程序，构建全员参与的多元化人才体系。

2.完善数字化档案管理所需的设备。强设备管理，推动数字化档案管理装备的技术进步，以先进的设备和良好的设备状态来保证档案管理的顺利完成。善于通过不断改善人员素质和设备素质，充分发挥设备效能，为档案管理创造最好的便捷条件和社会效益。搞好档案管理设备管理工作对于加快工作进度，提高工作效率降低劳动强度，增强档案对社会的价值都有十分重要的现实意义。完善数字化档案管理所需的设备可以保证每一作业的落实与品质保证。设备的完整性状态是动态的，设备完整性需要持续改进，只有不断地完善数字化档案管理所需的设备，才能使数字化档案管理得到不断的提高。优化设备完整性管理体系构架及环节，制定出详细的实施设备完整性管理的作业程序，设备作业要定期审核，配合品质保证作业的实施。设备要针对企业在档案业务过程中的收集、管理、保存和利用提供必要的自动化、智能化管理手段，为企业档案规范管理提供支持。

3.完善医院信息平台。深入分析医院的实际需求，明确了问题和解决方案，设计既可以单独应用又可组成平台的软件设计理念今后值得深入探讨。定制化软件开发将成为医院信息化建设的未来趋势，加快网络设施的建设。设法消除医院领导对信息管理所涉及的医院管理体，组织结构，工作方法和工作基础等一系列根本性变革的畏难情绪。增强医院信息化所带来管理手段的重大变革，服务方式的根本转变意义的认识。培养技术人员，因为医院信息系统的实时性非常强，出现问题必须在短时间内解决。此外，医院信息系统维护工作的外包可能性不大，所以要加强医院这方面的人才培养。培养一支高素质，稳定的人才队伍将会是医院信息化平台建设的关键。

四、结论

在新的趋势下，档案的管理工作必须要适应时代发展的需求，提高对档案管理工作的重视程度，创新档案管理工作模式，完善医院信息平台，提高档案管理工作的信息化水平，这不仅利于企业、单位自身的发展，也会对社会的整体发展做贡献。

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