关于加强财务电算化管理的几点思考

郑静 齐丹丹

摘 要：随着我国信息化水平的不断提高和财务管理制度与国际逐渐接轨，作为现代化企业必须适应现阶段对财务管理高效、准确、可控可预测的基本要求，企业必须加强财务电算化的管理，加快信息化建设的步伐。加强财务电算化的管理，避免财务工作中存在的风险，使电算化系统在财务工作中发挥更大的作用。

关键词：财务电算化 管理 会计数据 会计档案

中图分类号：F234.4 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）05-113-02

随着计算机网络的普及和发展，数字化在各个领域的应用越来越广泛，人们的工作效率在计算机网络的辅助下得到了很大的提高。在这样一个数字化信息时期，电算化为财务管理开创了一个全新的时代，使财务管理真正进入了数字时代，提高了财务的管理水平，具有非常大的社会效益和经济效益。财务电算化是一项较为复杂的系统工程，它使财务发展登上了新的台阶，对会计工作具有很深的影响。

一、财务电算化的意义

1.改变传统会计数据的处理方式。在数字信息化之前，会计的核算工作是由多人合作共同完成，它包括记账、转账、汇总、出报表等大量繁重的工作。实行财务电算化以后，会计电算化系统就可以自动完成一系列的工作。电算化系统可以及时准确的输出所编制的会计报表，并进行长期保存，它可以处理大量的信息数据，可靠性强。运用电算化系统不仅可以使会计核算工作迅速简单的进行，而且很大程度上保证了会计资料的准确性。

2.有效预防控制造假作弊现象。财务电算化使财务工作的安全性、保密性、可靠性得到保证，有效地防止造假作弊现象的发生，使财务管理得到进一步加强。在使用电算化系统的过程中，我们可以根据工作性质设置密码，确保了财务信息的安全可靠。

3.提高财务人员的专业素质及会计工作质量。在科学技术发展、信息容量增加的时代，财务人员只有不断掌握现代知识，提高自身素质，才能适应社会发展的需要。财务电算化不但改进了会计核算方法和核算工具，也改变了会计的人员分工和工作组织，提高了财务人员的知识结构和专业素质，全面提高了财务工作的质量和效率。

二、财务电算化应用中存在的问题

1.财务电算化工作中的安全问题。应用会计电算化软件进行财务管理工作，有效提高了会计信息处理的速度和工作效率，但也带来了一定的安全性问题。当前计算机技术发展迅速，利用计算机犯罪的手段具有智能化和隐蔽性，虽然有不少防范技术可以避免网络病毒的攻击，但仍有病毒可入侵计算机系统。在网络环境中，计算机病毒传播速度快，破坏力强，被入侵的电脑中存储的信息会被窃取。而另一方面，由于当前会计软件设计开发过程中，普遍存在轻视安全的现象，软件中的加密技术往往只是为防止盗版，而未对软件中存储的数据进行加密，系统一旦被病毒入侵，极易发生泄密问题。此外，由于系统管理制度不完善，不少企业单位为操作方便，电算化系统的软件密码往往是公开的，系统管理人员下放给操作人员的权限过大，存在容易发生财务数据错误的隐患，并给企业和单位带来财务数据安全问题。

2.会计无纸化中存在的问题。传统的财务会计工作中，企事业单位经济活动需要使用纸张文字的方式记录下来，有原始凭证、会计报表、记账凭证等文字材料，而在纸质文件上的数据难以进行修改，使得经济活动发生后有据可查，在一定程度上能够较好地防范人员故意篡改数据。而实施财务电算化管理后，手工中用于记录的纸质文件被磁盘、光碟等电子介质代替，而电子资料可以进行不留痕迹的修改，使得一些非法犯罪行为更为隐蔽。

3.电算化档案存储问题。财务管理实施会计电算化后形成的电子档案存储在计算机硬盘上，而由于计算机系统发生故障时易导致数据的丢失，需要经常进行备份，定期对备份的数据进行检查。而在实际工作中，不少操作人员不能做到每天备份，定期检查，导致系统一旦发生问题就无法补救，只能凭借原始凭证重新录入，增加大量不必要的工作。

4.财务电算化人才短缺。目前国内从事财务电算化的人员，主要是由之前的会计、出纳经短期培训后上岗的，会计、出纳人员虽然有着丰富的会计经验，但不少人员对计算机操作不熟悉，仅能使用财务软件，在电算化系统出现变化或故障时，只能求助于维修人员。而由于软件维修人员往往并不熟悉会计操作，双方不能很好地配合，可能会导致数据丢失。还有一些人员计算机操作熟练，虽然通过了会计电算化考试，但会计经验不足，在运用软件处理会计数据时，只能进行简单的操作，不能灵活地运用软件对财务信息进行加工和分析。

三、关于加强财务电算化管理的几点思考

1.加强电算化系统的管理。在财务信息化管理中，财务人员通过操作计算机才能进行会计核算工作，在操作过程中由于各种原因可能会造成计算机系统内重要数据的丢失或破坏，导致系统无法正常运行。因此应设置会计软件的相关操作权限和密码，严格管理会计人员的计算机操作，避免不正规的不合理的操作，为计算机系统的正常运行提供保证。在计算机系统的运行中，若出现故障，应及时的进行检查并记录，分析故障，修复、更新设备，并进行安装调试。单位的财务工作发生变化时，应及时的对系统软件进行修改以适应工作情况，并不断的完善系统。另一方面，还应不断加强财务电算化数据的管理制度，制定会计电算化数据的维护制度，以解决计算机意外发生的故障，避免在会计电算化系统发生意外事故时导致会计数据的混乱或者丢失。重视会计电算化数据的安全维护管理，对会计软件及会计数据进行保密设置，防止他人私自修改。应经常对磁性介质里存储的数据进行保存备份。随着财务管理信息化的发展，对财务管理的计算机系统的要求也越来越高。只有计算机系统不断地更新换代，跟上信息化的步伐，财务的电算化工作才能更好更快的发展。

2.加强财务管理内部控制。财务电算化实施以后，计算机内部控制方式代替了传统的计算、核算等内部会计控制的方式。传统的会计人员人工核对方式，也被计算机所代替，计算机依据审核后的会计凭证对总账及明细账进行自动的记录归纳。为了确保会计审核的准确性，除了在计算机系统内审核之后进行签字确认以外，部分单位还要求在打印的会计凭证上进行确认盖章。企业在使用新的内部控制方式时，也应结合传统的内部控制方式，应对传统的人员内部牵制制度作出合理的调整，预防由于人员分工不当而出现违规犯罪情况。此外，还应注意杜绝反结账以及记反账的情况发生。反结账就是将已经结账的会计数据恢复到结账前的状态，反记账就是将已经记账的会计数据恢复到记账前的状态，修改或删除已经保存的记账凭证，重新排列凭证号的顺序，没有留下任何记录，这样就大大降低了会计账册的真实性。按财政部门规定的要求，会计资料经计算机审核记账后如果需要修改，应重新输入冲销凭证及正确凭证，进行记账，这样就留下了修改内容及修改责任人的记录，会计账册的真实性及其质量也得到了保证。因此财务部门要禁止反记账和反结账行为的发生。

3.加强会计电算化档案管理。会计档案管理也是财务管理的重要组成部分，实施财务电算化后，还应制定相应的电算化会计档案管理制度。企业的电算化档案应有专门的档案管理人员进行管理，切实做好财务电算化最基本的工作。电算化会计档案一般是存储在光盘或是磁性介质上的，管理人员应对光盘进行保护，并留副本，妥善保存，存档时应注明操作人员的姓名以及存档的时间，存放在安全固定的地方，为以后的工作提供方便。此外，除了保存会计档案的电子版之外，会计档案管理人员还应当用以计算机打印的书面的形式进行保存，进行备份。这样，不仅使会计档案得到了妥善管理，而且方便了以后相关工作人员在需要时对年度会计档案进行查询。在需要更换会计电算化档案管理员时，应办理相关的移交手续。对于需要移交的会计档案的编号、名称、起止时间、保管期限等进行列表明确。应在单位相关负责人监察的情况下进行移交，交接双方均应在移交清册上签字。

4.培养财务电算化综合人才。财务电算化的应用，对财务工作人员提出了更高的要求，不仅要求人员应具备较为丰富的专业会计知识，还要求人员能够熟练操作财务软件，并具备一定的计算机知识，能够对财务软件进行保养、维护和管理。针对当前财务电算化人才缺乏的问题，需要不断加强财务电算化综合人才的培训，提高人员综合素质。在对人员进行培训时，应根据实际工作的需要，选择实用性强的内容，对会计人员、系统维修人员、管理人员等不同岗位上工作人员所培训的重点也应有所不同，建立起一套融合计算机知识、技能和会计工作培训体系，从而培养一批即具有丰富的会计专业知识和经验，又具备一定的计算机信息技术，能够熟练运用财务软件处理分析财务信息，同时掌握软件维修保养等基础知识的综合人才，将计算机知识、会计经验融合在一起，培养骨干力量，为财务电算化的发展奠定坚实的人才基础。

结语

在信息技术迅猛发展的今天，财务电算化已经得到广泛的应用，加强财务电算化的管理成为重中之重。财务数据的处理及系统的程序化，使财务电算化变得越来越复杂。只有对财务电算化进行合理操作、正确维护、严格管理，才能使财务工作更好的开展。要加强财务电算化的管理，避免财务工作中存在的风险，使电算化系统在财务工作中发挥更大的作用。

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（作者单位：兰州军区临潼疗养院 陕西西安 710600）

（责编：纪毅）