提升企业办公室行政督办效能的思考

摘 要：企业办公室作为企业组织机构的枢纽，代表着企业的管理水平。督办职能是企业办公室工作的重要组成部分，是保证决策指挥中心的决策付诸实施至完成任务的关键。基于此，笔者就提升企业办公室行政督办效能谈谈个人的一些看法。

关键词：企业办公室；行政督办；效能；思考

办公室工作头绪多，其中督办工作是一个重要方面。督办工作做的么样，成效如何，不仅直接反映办公室工作的效能，而且深刻反映和影响着单位的管理水平乃至社会形象。因此，提升企业办公室督办工作效能显得尤为必要。

一、明确企业办公室督办工作的重要作用

（一）做好督办工作，对贯彻和落实领导的决策起着重要作用

督办作为完善企业工作运行机制的一个关键环节，是确保企业决策畅通实施的有效手段。只有通过督办工作将决策落实，才能把想法变为行动，行动变为成果。狠抓督办工作，贯彻和落实好领导的决策可防止决策流于形式，实现决策的目的。

（二）做好督办工作对确保决策的正确性起着重要作用

决策的正确，督办就可能顺利，就会富有成效；反之，不仅督办困难，难于落实，而且严重影响领导威性，使工作造成损失。这就要求办公室人员去广泛的开展调查，深入研究群众的思想、要求和单位的实际情况，为领导的决策提供充分的第一手材料，保证领导形成符合客观的，正确的决策，为督办工作打下良好的基础，实现决策的有效性。

（三）做好督办工作，对维护决策的严肃性起着不可忽视的作用

一方面要求督办者耐心向承办者解释决策的合理性与必要性，强调决策的法律效力，另一方面督办者要敢于坚持原则，一抓到底。凡是单位决定了的事情，办公室就要认真领会，及时传达，不折不扣地加以督办落实。这样，群众自然会感到单位的决策是神圣的.

（四）做好督办工作，可以有效提高工作效率

在国有大中型企业中常常有这样一种情形：上面的政策很好，决策也很正确，但是一到下面，往往就走了样，甚至出现了上有政策、下有对策，我行我素、互相扯皮等现象。这些现象严重制约了企业各项工作的运行效率。造成这些问题的

主要原因，归根结底还是监督、约束机制不健全，如果企业办公室从上到下有一套完整的督办体系的话，一级一级地狠抓落实，必然可以大大提高企业的工作效率。

二、提升企业办公室督办工作效能的主要措施

（一）强化领导主体作用，以保证决策实施

督办工作是加强管理工作的必然要求，领导是决策的主体，也是狠抓落实的主体，领导最清楚决策落实的关键环节和步骤。同时，领导抓督办工作具有权威性，着力点和针对性强，力度大对基层的影响和带动也大。领导重视和参与督办工作，体现求实效、办实事的作风，有利于提高各级组织对督办工作的认识，增强责任感。

（二）突出督办重点，找准“督什么”

2014年5月8日习近平总书记在中央办公厅视察调研时提出“五个坚持”的要求，即政治、能力、作风、精神、纪律5个坚持。“五个坚持”中能力方面就涵盖督办效能，对照习近平总书记讲话精神，将以下四个方面工作纳入企业督办工作重点内容：一是企业上级决策部署事项。如上级公司文件和会议部署的重要工作等；二是企业党政重大决策部署。包括企业年度工作会、党政班子办公会、各类工作例会及专题会确定的重要工作部署、重大决策和决议事项；三是企业年度效能监察项目和重大持续改进项目；四是企业党政主要领导批办、交办的事项。

（三）建立督办机构，明确“谁来督”

督办工作中，容易出现重复督办、反复督办、“1+1<2”等效能性问题或无人督办、遗漏督办的问题，原因在于“各自为政”，不协调不统一。企业办公室要立足全局，抓住主要矛盾，构建“上下联动，左右协调，横向到边，纵向到底”的大督办新格局。要按照 “统分结合”“谁办文、办事谁督查督办”的原则.具体来讲，要形成“四级主体”督办，“一督”由办公室督办主管负责。督办事项作为督办主管的常规工作，定期向办公室主任汇报，汇报督办事项的进展程度；“二督”由办公室主任负责。对办公室督办主管提出的重大和敏感事项亲自抓，亲自推；“三督”由企业分管领导负责。对办公室主任难以推進的事项，由企业分管领导牵头协调，办公室负责跟进；“四督”由企业总经理负责，对企业分管领导牵头督办的事项不能有效落实的，由办公室及时报送总经理，企业纪委对具体承办部门负责人进行问责，并在年终进行考核处罚。

（四）创新督办方法，解决“怎么督”

企业具体督办工作要形成规范的督办程序。一是要对督办事项进行汇集整理督办立项，并分类形成督办事项台账或表格，明确办理方式、措施、责任人、时间期限。二是由企业办公室发出《督查督办通知单》或电话通知到承办部门，提出督办要求和办理时限，并进行督办项目的检查、跟踪和催办。企业督办工作在理顺流程的同时，更要注重督办方式和方法，对待具体督办事项，要灵活创新地进行督办。

1.态度：“亦文亦武”。督办工作应遵循“先礼后兵”的原则，便于树立起督办工作的“权威性”和“严肃性”。

2.进度：“亦缓亦急”。“缓”在应缓处。督办工作不能“一刀切”；“急”在当口处。如按上级要求，需要各部门完成的紧急工作，必须一追到底“疾风骤雨”式督办，确保“令行禁止”。

3.宽松度：“亦宽亦严”。督办要“讲政治”。“严”体现在党政重大部署和决定的督办落实，必须严格严密，高标高效。“宽”体现在督办涉及质量监控、后勤服务、重大持续改进项目等常规工作或周期性较长的工作时，要结合实际，适当放宽督办标准，避免引发逆反情绪。

4.灵活度：“亦点亦面”。办公室应坚持“轻重有别、点面结合”的督办原则，抓大不放小，面上的工作要督，极具代表性和推广意义的小事也要督。

5.角度：“亦督亦助”。督办不仅要靠指导，更要靠服务。坚持在督办中协调，为基层单位落实工作创设宽松和谐的环境。

6.高度：“理论升华”。办公室的督办工作方法采用“统分、内外、明察暗访、点面、正反面、继承与创新结合”方法践行理论，同时升华理论。

综上所述，督办职能是企业办公室工作的重要组成部分，督办是落实领导重大部署、重要决定和切实提高企业行政效能的重要手段。在实际工作过程中，应明确督办工作的主要作用，既要主动介入，又要把握分寸，灵活处理，从而确保提升企业办公室督办工作的整体效能。

参考文献

[1] 赵春梅.浅谈做好企业办公室行政事务管理[J].企业导报，2014（04）.

[2] 赵娜.提高企业办公室行政效能的探讨[J].新西部（理论版），2014（08）.

[3] 王利军.论如何提升企业办公室的工作效率[J].办公室业务，2013（21）.

作者简介：郭广伟，郑州煤炭工业（集团）有限责任公司铁路运输处。