浅谈医院人事档案管理工作创新思路

王勇

摘 要：伴着科技的发展，社会的进步，人事制度的不断改革，推动着人事档案工作的不断向前迈进。随着人事档案管理工作的内容不断深入，逐渐发现与实际需求不相匹配的现象。在档案管理工作中出现的问题及纰漏也逐渐增加。如何做好医院人事档案管理的工作，是保证医院相关工作正常运转，工作常态化的重要组成部分，人事档案管理工作不但是人力资源管理的重点内容，也是医院自身合理进行人员分配的及相关工作岗位调动的有力依据。现根据我国医院人事资源管理及档案管理工作的特征，讨论在人事档案管理工作方面的创新思路。

关键词：人事档案 管理 创新思路

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）03（a）-0195-01

人事档案是在企业、事业单位及党政机关在进行相关人事管理工作的进程中产生的，具体的映射出自然人的学习及工作经历等真实状况的记录，其反应个人信息主要来源，同时也是医院做人事管理调配及相关内容的重要来源和依据。因此，对人事档案的收集、整理及判别等工作内容对医院人事资源管理方面起到十分重要的作用。在吸纳人才进入医院前需要通过管理人事档案的数据库进行核实及登记。一直以来，人事档案管理工作的核心目标就是服务于人，以人为本的理念。把能够培养出适合时代进步脚步的人事档案管理人员，使其自身素质及能力适应当代社会需求为宗旨，结合医院自身工作特点和医院整体发展规划对人才进行吸收纳入，实现适合医院自身的人力资源结构及安排。但是，在社会飞速进步的今天，我国的人事档案管理工作相对较为落后，没有跟上社会经济进步的速度，因此，传统的低效率的管理模式已经不能适应当下医院发展的进程。为此，在现有的管理方式及思路上，积极发现在管理中存在的不足，对管理思路进行创新，对管理方式进一步探究，这对推进医院人事管理工作的完善和实现与国际接轨，可持续发展起到非常重要的作用[1]。

1 医院人事档案管理工作存在的问题及现状

目前，由于在从事人事档案管理工作中，自身的工作性质决定其服务性质，不与经济利益相互联系，为此在人事档案管理工作中，诸多医院的领导及相关部门对其人事档案的管理工作并不积极处理及管理，在其制度、方法及人员管理方面存在很多问题需要解决。尤其是一些规模较小的医院，自身医院的基础设施不够健全，没有设置可以单独管理人事档案的存储管理室。较为常见的现象是把人事档案直接放在人力资源部的办公室内，可见人事档案的安全性并不高，保密性降低，很容易泄露相关人员的重要信息。再者，从事医院人事档案管理工作的人员自身对档案的保密意识及安全意识较低，同时没有接受过相关专业化的培训，对档案管理工作的了解及知识的匮乏，更不清楚档案管理工作的重要性及其责任感，致使完成工作的主动性及积极性较低。此外，虽然有些医院存在较为专业的档案管理人员，并且具备一些较为专业的档案管理知识，但是又因为其管理能力的问题，不能很好完成相关先进化的档案管理工作。任然采用传统的人工的检索方式，此种方法效率低，而且还没有制定相关的合理化的操作规范，通常会因为管理及操作不当导致档案损坏以及其他意外事件的发生。最后，档案管理人员的档案管理意识不强是较为主要的问题所在，随着医院不断的发展及扩大，医院引进的人才逐渐增多，随之人员的档案也逐渐增多，数量上增加的同时更增加了档案管理的难度，所以在档案管理的意识及思路如果不及时更新及创新，必然会带来更多的问题，档案管理的水平及质量也会每况愈下。

2 医院人事档案管理工作创新思路

2.1 加强医院人事档案管理基础设施的建设

健全的基础设施建设在人事档案管理方面充当基础和基石的作用，可以逐步推动及实现人事档案管理工作的程序及规范化，标准及制度化。首先，档案归档的程序化，医院人事档案管理人员应该按照档案管理的程序及工作管理规范进行对档案的规制及管理。态度积极认真对待。建立健全的档案归档制度及相关的责任制度，这样才可以提高人事档案管理工作的质量。对需要归档的档案认真核实，仔细整理及放置，发现不符合条件的档案及时联系本人或者相关部门，达到归档要求后方可归档保管。其次，档案整理合理规范化，需要根据档案管理工作规程进行收集整理归档的工作，制定清晰的档案管理目录，便于查找。然后，要建立健全的标准化的基础设施，医院需要配置专门管理档案的档案室，而且档案室的各项配置及防火安全要合格，需要配置专门的专属计算机进行档案管理，安装防盗系统，以及消防设施。防止档案虫蛀及霉变，以保证档案的完整及安全[2]。

2.2 加强档案当代信息化管理

加强档案管理工作就需要与当代进步的速度相适应，逐渐实现档案管理的现代化的管理水平，可以实现档案信息的资源共享，信息同步的状态。这不仅仅便于医院内部人员调动前对资格的审核，还可以使档案信息化管理的优势体现出来。便捷各个部门的沟通及人员的调动，使工作效率更加高效，因为电子信息技术的特点及优势，电子信息存储空间大，而且处理速度快，精准的计算可以明显提高工作速度。对于电子信息化系统的管理有以下几点创新思路，首先需要将档案管理进行分区负责分区管理的模式，需要将档案管理室、计算机室及人员办公室进行单独设置，此外需要将各个分区进行关联。其次，档案的信息化管理需要从纸质的档案资源进行转化及过度，需要从纸质处理成电子信息。为此需要管理人员将医院人员的档案信息逐一填进电子信息系统，实现个人的档案信息化，此过程需要消耗大量的人力及精力，虽然前期工作的任务量大，但是便于日后的档案管理工作，为日后高效率工作打下坚实的基础，为此医院方面需要投入较大的人力及财力，尽快将纸质档案转化为电子信息档案，并且还需要工作人员在信息录入时小心谨慎，确保录入的信息的准确定。最终形成录入，查询及后期维护集一体的电子信息档案系统。这会对医院在日后管理档案方面降低管理成本并且提高工作效率起到很大的推动作用[3]。

3 结语

人事档案管理工作是保证医院正常工作及运转的重要组成部分，是实现合理化对医院人员调配的重要途径，也是降低医院管理成本的有效方法。分析传统的档案管理的方式和方法可知其存在的问题，以及问题的严重性，所以当下需要转换管理措施，探索及实现新的管理创新思路，这就需要培养具备专业的档案管理的工作人员，并且可以适应及学习相关的信息化管理，使其管理水平及技能综合提高以便适应当下的档案管理需求。努力推进档案信息化的管理进程，实现医院人事档案管理的新思路，新模式，新概念。

参考文献

[1] 钟钰.浅谈医院人事档案管理工作思路[J]右江民族医学院学报，2011（5）：723.

[2] 吴文玉.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].青海师范大学学报，2012，34（1）：150.

[3] 蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].科学管理与决策，2013（10）：216.