中外合作办学背景下高校学生档案利用平台体系结构设计

【摘要】随着中外合作办学规模的不断扩大，国内在校学生出国留学人数逐年增加，档案管理、利用、服务如何与外方对接，是高校档案管理队伍所面临的现实而紧迫的问题。本文从档案利用的角度，提出了在中外合作办学背景下高校学生档案利用平台的体系结构，期望能对高校学生档案利用与外方学校接轨有所裨益，对高校档案利用服务有所借鉴。

【关键词】档案利用平台  中外合作办学  高校学生档案

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）08-0026-02

随着中外合作办学规模的不断扩大，国内在校学生出国留学人数逐年增加，档案管理、利用、服务如何与外方对接，更好的服务于学生是高校档案利用服务所面临解决的新问题。这主要体现在两个方面：一方面是中外合作办学档案利用服务具有时限性和季节性。高校中外合作办学的学生，除选择留在国内学习的部分学生外，很多学生选择出国留学，通过语言考试后学生要在国外学习一至两年。由于外方学校申请入学是有时效的，因此申请出国的高校在校学生档案利用及档案服务有明显的季节性，淡旺季划分明显。旺季时学生档案查询、检索、证明、复印、打印等利用服务量呈现爆发式增长，旺季过去则出现断崖式减少，使得这项工作的季节性特别强。而另一方面大多数学校都把这项工作放在二级学院办公室，并不常年设置专人专岗[1]（当前普遍的模式是档案搜集、档案利用、档案服务工作都放在相关二级学院，由兼职的办公室人员负责，而专职的档案管理人员，负责对二级学院兼职档案人员进行培训，对搜集、汇总的材料进行审查、传递，对档案利用材料进行监督、审核）。因此在中外合作办学出国学生档案利用和服务便利、及时、准确、凭证化的需求下，给二级学院办公室兼职负责档案利用的管理人员带来很大的工作压力和精神压力，基于现代网络、数字化、移动化的档案利用平台无疑可以缓解这种现状。

高校学生档案利用经历了从传统手工检索到逐步实现信息化，网络化的过程，当前正向全面数字化发展，而伴随着档案管理手段的发展，档案利用及档案服务方式却相对滞后，不能满足中外合作办学中出国学生对档案利用及档案服务的时效性、凭证性、便捷性的需求。造成这一现象的重要原因之一是档案利用服务平台不完善。目前的状况是重视档案管理的建设，而缺少基于网络的数字化技术及应用对档案利用和档案服务的支持，使档案服务工作者提供档案利用服务缺少有效和高效的信息化手段。档案利用平台是实现档案利用价值[1]、支持档案服务的基础设施，其所支持的档案信息化方式是手工、半手工、基于网络还是数字化，直接决定着档案利用、档案服务的效果。若在中外合作办学高校中能够建设完善的档案利用平台，开展高效、便捷、高质量地档案利用和档案服务，无疑会从一个侧面促进中外合作办学事业的快速发展。

一、中外合作办学高校学生档案利用者的需求分析

面向中外合作办学的档案利用及服务，其目的是满足出国学习的在校学生的查证需求，其核心和关键环节是档案信息资源的有效性，其需求主要包括以下特点：

1.对查证材料有效性和准确性的要求。有效性是指支持学生出国学习所需要的查证材料必须是中外合作办学外方学校所认可的原始档案记录，所提供的记录应该是全面的没有遗漏。因此，在办理出国学习学生档案利用请求时，要求对关键支持材料和辅助支撑材料的检索要准确，凭证材料制作要有效力，避免出现查找材料不准确的现象。

2.对查证服务速度和效率的求快需求。由于学生申请出国准备时间有限，必须在外方学校规定的截止日期前提供所有必要的档案查证材料，每位学生都希望在最短的时间内办齐满足需求的材料，现实中往往是当届学生集中在很短的时间内提出查证服务请求，工作量巨大。这就要求档案利用服务能够在最短时间内迅速查询到学生个人全面、准确的需求材料和信息，解决查证问题。学生对查证时效性要求就是对档案利用服务速度的求快需求;而大量学生集中查证服务，则要求档案利用服务必须是高效率的服务系统。因此建立快速、高效的档案利用服务平台，一方面能够减轻档案服务工作者的工作压力，提高工作效率;另一方面又能够节省档案利用者时间，提高档案利用效益。

3.对档案利用方式的求便需求。中外合作办学高校学生档案利用服务工作，由高校二级学院办公室人员兼职，由于办公室工作内容繁重，兼职档案工作者总是希望通过简便的途径迅速检索、归集和整理出出国学生所需的证明材料;而待出国学生则希望档案利用的办理手续尽量简单、便捷。要做到以上的简便性，利用现有的传统手工检索、制作档案凭证材料的档案利用和服务机制，工作量极大，费时费力，易出差错。显然，提供档案服务的档案工作者希望有良好检索性能及友好界面、能够支持获取、归集、整理学生档案信息资源的档案利用服务系统，而待出国学习的学生，则期望不要通过大量复杂的程序解决问题，而是有简便的申请流程和便捷的基于网络的应用系统，特別是能支持移动智能终端的应用系统，待出国学生在档案利用中的这种需求称为“档案用户需求心理的求便规律”[2]。

二、当前档案利用服务平台的现状

当前档案利用服务系统的主流还主要以档案管理信息系统为主，手工档案利用服务为辅的管理模式。为满足中外合作办学档案利用服务的新需求，促进档案利用服务体系的进步，在已有文献中也提出了可参考的档案利用系统解决方案。比如文献[1]，提出了“建立档案信息生态网，推动档案智慧化建设”的思路，其提出的服务理念是“通过互联形成物联网，以超级计算机和云计算等技术，构建档案信息交互中心”和“通过学生档案数字化，实现目录检索、信息全文查询的动态管理，即投即显，异质备份，构建智慧档案服务平台”。该档案利用服务平台的理念新颖，但该方案除涉及学校、社会诸多因素外，对信息技术的诸多新发展亦要求较深入的掌握，其实现即便有高校管理层面的支持，进入近期规划，其实现难度也较大，实施难度更难以估量，不适合目前高校档案利用的现实。文献[3]提出了将“大量文本信息、图片、音频、视频等非结构化数据作为档案材料，将目前纸质版的学生档案转化为电子档案”的大数据背景下档案管理的思路，但未给出具体实现步骤。文献[4]给出了一个数字化、网络化人事档案管理的具体实现，但该系统针对高校人事档案管理和利用开发，不适合高校学生档案管理和利用现状。文献[5]是关于出国留学学生的档案利用的分析，其工作流程是设计数字化、网络化、移动化档案利用的参考和开端，由于文中着眼于传统手工档案利用方式的探讨，许多地方已不适应当前数字化、网络化的需求。

三、现实高校档案利用平台体系结构设计和分步实现构想

充分利用现有技术手段，构建档案服务利用平台，真正实现档案利用和档案服务网络化、移动化、档案信息数字化，是档案管理工作者和档案利用者的共同目标。但其基础是档案管理数字化，档案利用安全边界清晰，档案利用服务规范。因此要实现这一目标，系统实现必须分步实施。

档案利用服务平台体系结构设计，如下图所示：

圖 档案利用服务平台

该设计方案基于高校现实，逐步实现完整的系统功能。具体实现步骤：

第一步 ，在现有档案管理信息系统基础上，实现档案材料归集的数字化。数字档案是电子化文件在档案管理信息化中的应用。随着现代数字技术发展，其应用于档案管理，为档案利用和服务开辟了新的空间，解决了高校学生档案原始材料保护与利用的矛盾，使实物档案能够保存得更加持久。数字档案的建立为建立电子档案检索系统提供了基础条件，使在线档案利用成为可能。这一切也使高校学生出国作证服务可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。数字档案与网络技术相结合，能够向利用者提供更加专业、更具个性化的档案咨询服务，改变档案馆信息“孤岛”的形象，改善档案利用及档案服务的落后面貌 。

第二步，实现档案利用和服务子系统。提供个人档案信息查询，档案服务预约、检索、输出、验证等功能，使工作人员可根据预约分配服务到具体工作人员，提前做好预查打包准备，工作人员工作时间充分，工作心态放松，最大限度避免“忙中出错”;同时学生按预约时间取得所需要的证明材料，大大节约学生档案利用时间，免去往返奔波劳顿之苦，可极大提升档案利用效率和时效。

为满足利用者求快的需求，在档案利用和服务中应用电子档案的多种媒体检索工具是比较好的解决方案。按电子档案媒体类型的不同可以把档案检索工具分为三种类型，一是馆藏性检索工具;二是查找性检索工具;三是指导性检索工具。当前各高校应用比较多的学生档案检索工具是馆藏性检索工具，虽已形成一定规范但也尚未做到全部机检。今后要以高校学生档案利用查询快捷为目标来归集材料，加快如专题目录、主题目录等查找性检索工具和指导性检索工具的编制步伐，同时大力建设档案二次信息查询检索系统，以拓宽档案信息资源的渠道。

第三步，档案数据统计、分析引擎子系统。随着统计技术和大数据处理技术的发展，其成果应用于高校学生档案 ，对学生档案利用数据进行统计分析，实现从人工处理到自动处理电子化档案材料，再依据统计结果优化处理流程和自动处理引擎，逐步实现智能处理与分析，为改进档案利用和服务提供决策、支持、建议与预警。

第四步，对学生档案利用进行网络化、移动化拓展服务开发，进一步实现出国凭证规范化模块[5]、档案利用评价模块、云服务平台接口模块 [1]、档案利用安全接口模块的各项功能，使高校学生档案利用、服务功能逐步完善，形成易用、快速、完整、准确的档案利用平台。

综上所述，中外合作办学背景下，档案利用平台体系结构设计将为高校在校学生出国服务搭建新的舞台，这就要求档案利用管理者要坚持以人为本、立足服务、科学规范、不断创新，逐步建立起智能化、多元化的服务平台，发挥档案作为一种重要资源的价值魅力。

参考文献：

[1]方琼.构建高校学生档案利用的生态模式[J].兰台世界， 2015， 14）：107-108.

[2]严悦.从心理学角度对高校档案利用服务工作的思考[J]. 信息系统工程，2015，04）：154-155.

[3]李科艳，袁琪.基于大数据的高校学生档案管理——以南京航空航天大学为例[J].科教文汇（中旬刊），2015，02）：151-152.

[4]林敏娟.基于B/S模式的人事档案管理系统的设计与实现 [J].计算机光盘软件与应用，2015，01）：33-34.

[5]李清，严建南.高校出国学生成绩档案利用的思考[J].档案与建设，2003，09）：21-22.

作者简介：

崔向红（1969-），女，山东淄博人，工学硕士，山东工商学院国际商学院，从事高等学校档案管理和教学管理工作。