Interlib系统捐赠文献的独立著录与管理——以聊城市委党校图书馆为例

武雪芹

（中共聊城市委党校图书馆，山东 聊城 252000）

捐赠文献是指文献拥有者自愿赠送给图书馆，由图书馆长期保存和管理，以供广大读者使用的有价值的书刊资料。捐赠文献作为图书馆文献资源建设的一个重要补充［1］，在图书馆建设和发展中发挥着重要的作用。随着捐赠文献在图书馆馆藏比例中的不断增大，如何对捐赠文献进行有效组织和利用，保证物尽其用，更好地发挥它们在传播知识和信息中的作用，是值得业界深入思考和探讨的问题。笔者根据中共聊城市委党校图书馆（以下简称我馆）利用Interlib系统，实现捐赠文献独立著录的实际做法，对捐赠文献的著录及管理谈点粗浅的认识。

1 建章立制，明确权责

接受捐赠文献是丰富馆藏资源的渠道之一，目的是为了方便读者阅读和使用。为了增强捐赠文献的可读性，提高借阅率，我馆制定了《聊城市委党校图书馆捐赠文献管理办法》，严格控制捐赠文献的质量。

1.1 捐赠文献的筛选

由于捐赠者对被捐赠图书馆的馆藏需求不甚了解，所捐文献并不一定完全适合图书馆收藏，比如党校图书馆不太适宜接受工业技术、基础科学类书刊的捐赠。因此，在接受捐赠之前，图书馆工作人员应对捐赠文献的思想性、科学性和实用性进行评估，把好捐赠文献质量关。对于内容不健康、不具有学术水平和参考价值，不适合教学、科研及阅读需求，可读性差，赠书破损残缺严重及馆内副本数较高的文献应退回给捐赠者。凡筛选后未被图书馆入藏、而捐赠者又不愿领回的捐赠文献，可以进行转赠或剔除，并向捐赠者发放“感谢函”，作为图书馆收到捐赠的凭证。

1.2 捐赠文献的登记及整序

捐赠文献一般包括图书和报刊资料，由于二者的出版规律不同，我馆采用了不同的登记及整序方法。我馆对接受的捐赠图书进行详细登记，包括书名、作者、复本及捐赠者的姓名等信息。在登记簿“备注栏”注明“捐赠”字样，并在每册捐赠文献的显著位置加盖“赠”字样的图章，对捐赠数量较多的个人及团体加盖“XXX赠”图章。加盖“赠”字样图章，一方面可以区分图书馆自购文献和捐赠文献，另一方面也是对捐赠者的很好宣传。

由于报刊属于连续出版物，具有延续性，为方便管理，我馆对接受的报刊资料，首先按照日期或刊期等顺序整理排序，装订成合订本，然后详细登记每册合订本报刊的报刊名、年份、卷期及捐赠者姓名等信息。在合订本封面上加盖“赠”或“XXX赠”字样图章。为回敬与表彰捐赠者，我馆对赠书较多的单位和个人，举办赠书仪式，颁发荣誉证书。

1.3 捐赠文献的宣传报道

我馆利用校园网或图书馆网站广泛宣传图书馆接受文献捐赠的原则、收藏标准及文献缺藏情况等，热忱欢迎各界人士向图书馆捐赠图书、报刊等各种文献资源。接受捐赠后，及时将接受赠书的数量、入藏种类、使用情况、读者反馈等情况在校内或馆内进行公布，扩大社会影响，让更多的人了解最新的捐赠情况，激发大家赠书的热情。

2捐 赠文献著录前的准备工作

为独立揭示捐赠文献的特性，方便捐赠文献的统计及著录，我馆利用Interlib的强大功能，通过在Interlib系统中新增捐赠文献控制号分区、流通类型、馆藏地点及MARC类型等途径，实现了捐赠文献在虚拟空间的独立著录。

2.1 设立捐赠文献控制号分区

书目控制号用于对应书目数据库一条记录的唯一标识，书目控制号对应CNMARC中的001字段，由文献类型+编目年+流水号构成［2］。我馆控制号分区的设置方法为：在Interlib“系统参数设置”中选择“控制号分区管理”，新增捐赠文献书目控制号，控制号分区代码为“21”，当前控制号为“212014000001”，结束控制号为“212014999999”，如：捐赠文献《聊城地名故事》书目控制号为212014000120，其中21代表捐赠文献类型，2014代表编目年，000120代表流水号。

2.2 增加捐赠文献类型

文献类型是Interlib集群管理系统中很重要的业务参数，采访和编目均需要参考，它关系到对不同类型文献的管理及文献流通时的借阅控制。增加捐赠文献类型的方法为：在Interlib“系统参数设置”中选择“文献类型”，“文献代码”设为“6”，“文献类型”定义为“捐赠文献”。

2.3 增加捐赠文献流通类型

为便于捐赠文献的流通，增加捐赠文献流通类型。在Interlib“流通业务参数中选择文献流通类型”，新增文献类型代码为“J”(J为“捐”字第一个大写拼音字母)，文献类型名称为“捐赠文献”。

2.4 增加捐赠文献馆藏地点

为反映捐赠文献的馆藏位置，为捐赠文献增加新的馆藏地点。在Interlib“分馆参数设置”中选择“馆藏地点”，增加新的馆藏地点。馆藏地点代码设为“j"（j为“捐”字第一个小写拼音字母），名称为“捐赠文献库”，缺省文献流通类型选择“J|捐赠文献”。

2.5 新增捐赠文献MARC类型

MARC参数全局统一设定，包括MARC类型、MARC字段、MARC索引、MARC统一字段、MARC模板参数。Interlib系统自带了购置图书、期刊及非书资料的MARC参数，如果要实现捐赠文献的独立著录，需要增加捐赠文献MARC参数。

2.5 .1新增捐赠文献MARC类型参数

在Interlib系统“MARC参数设置”中选择“MARC类型”，增加捐赠文献MARC类型，“MARC名称”定义为“CNMARC”，“MARC说明”定义为“捐赠文献”，“文献类型”定义为“6-捐赠文献”。 捐赠文献MARC类型管理如图1所示。

图1捐赠文献MARC类型管理

2.5.2 捐赠文献MARC字段参数设置

为捐赠文献MARC类型设置常备MARC字段及字段参数，字段参数包括字段长度、指示符、子字段是否为定长字段、是否可以重复及是否编目必备。在设定每种字段的长度时，不限字段长度的填写数字“0”。例：000头标区字段，为定长字段，编目必备，不可以重复，字段长度24。以我馆为例，捐赠文献编目常备字段如图2所示，其他需要用到的字段可以随时添加，不会影响编目操作。

图2捐赠文献常用字段参数表

MARC索引定义，定义每种MARC类型的索引，MARC索引包括著者索引、分类号索引等9种索引途径。如需定义701$a字段为著者索引，在著者索引中填入701$a。如需多个索引用“；”隔开，如：701$a；702$b。如果子字段合并作检索点，如：701$d、$b，填入701$db。修改索引定义后，必须重建索引才能反映到已经存在的书目数据上。我馆捐赠文献MARC索引定义如图3所示。

图3捐赠文献索引定义

2.5.4 捐赠文献MARC统一字段

MARC统一字段，定义每种MARC类型的字段对应于系统的统一字段，系统默认设置了CNMARC、USMARC标准的统一字段。在系统中新增MARC标准后，需要定义该标准的统一字段。捐赠文献MARC统一字段的设置可参照中文图书的设置方法，如图4所示。

图4捐赠文献统一字段设置

2.5.5 制作捐赠文献的“编目模板”

编目模版就是文献编目常用字段的工作单，编目时可直接套用，捐赠图书的编目模板基本上同普通图书一样，除有普通图书编目所需要的常用字段外，为揭示捐赠文献的来源特征，我馆在010字段$d(获得方式和/或定价)子字段中录入“赠”字，例：010##$aISBN$d价格(赠)。增加了310（装订及获得方式附注）字段，例：310##$a本书为XXX所赠。尽管010字段及310字段都可揭示捐赠文献的来源特征，但是010字段及310字段都不是一般系统的常用检索点，不便于读者检索到捐赠文献，因此，我馆启用了610字段。610是非控主题词著录字段，可以用于记录在主题词表中未收纳的非正式主题词。在OPAC中，通过主题词查询，读者很容易检索到相关的捐赠文献。著录方法为将捐赠者姓名及赠书条码录入在610字段的$a 子字段中，如：6100#$aXXX 赠书:条码号［3］。

3 捐赠文献的著录

规范的编目数据不仅完整揭示受赠文献的特殊性，便于读者的检索和利用，同时还能保护捐赠者的捐书热情，促进图书馆捐赠工作的良性发展。著录前，设置Interlib采编参数，MARC类型设置为“捐赠文献:6-CNMARC”，书目控制号设置为“捐赠文献:212014000001一212014999999”。

为区别于其他正常采购的文献资源，我馆为捐赠文献粘贴红色书标，设立了J（“捐赠”第一个字的首字母）开头的专用条码。

3.1 不同出版规律捐赠文献的著录方法

报刊与图书出版规律不同，编目也有所不同。捐赠图书编目可以直接套用捐赠文献编目模板，而报刊著录时，在打开的捐赠文献模板中，需要增加011（国际标准连续出版物号）、091（统一书刊号）、092（订购号）等字段，删除010等字段。为揭示捐赠的文献来源特征，在011字段的$d(获得方式和/或定价)子字段中录入“赠”字样（如例1所示）。

例 1：011##$aISSN$d 价格(赠)

310字段、610字段著录格式如例2、例3所示。例2：310##$a本合订本期刊为XXX所赠例3：6100#$aXXX赠刊:条码号

3.2 不同入藏方式捐赠文献的著录方法

文献入藏方式不同，著录方法也有差异。文献入藏方式可分为三类：捐赠文献作为新品种入藏、作为自购文献的复本入藏及作为捐赠文献的复本入藏。

（1）捐赠文献作为新品种入藏，即馆藏数据库没有这条编目记录，需要著录一条新记录。作为新品种入藏的捐赠文献，除了按照文献著录的一般要求进行必要条目的著录外，还要同时在010或011字段、310字段和610字段加入捐赠信息，如例4、例5所示。

例 4：010##$a7-5011-6818-0$dCNY58.00(赠)

（2）捐赠文献作为自购文献的复本入藏，即图书馆以前采购过此文献，数据库中已经存在这条数据。本文讨论的是捐赠文献库与自购文献库分开管理，所以尽管自购文献库内有此数据，但捐赠文献库内仍无法检索到，因此，以此方式入藏的文献仍需要作为新品种文献进行著录。

（3）捐赠文献作为捐赠文献的副本入藏，即同一种文献可能被不同的团体或个人赠送几次，只是赠书的时间有先有后。可以通过修改310字段，增加610字段的方式揭示（见例6）。

例 6：010##$a7-5011-6818-0/D$dCNY58.00(赠)

2001#$a地狱门前——与李真刑前对话实录$f乔云华著

310##$a本书由李刚先生赠送1本，由王玲女士赠送2本

6100#$a李刚先生赠书:J000001

6100#$a 王玲女士赠书：J000828，J000829

增加验收时，选择“馆藏地点”为j|捐赠文献库，“文献流通类型”为J捐赠文献。由于图书库与捐赠库分离，所以每种分类号的种次号都从1开始自动生成，种次号的自动生成为统计每种分类号下捐赠文献的数量提供了方便。

4 捐赠文献的排架

开设单独的捐赠文献库接受捐赠文献，既表达了对捐赠者的尊重和鼓励，也便于图书馆对捐赠文献的管理。为保护捐赠者的捐赠热情，反映捐赠文献的来源，便于读者的检索和利用，我馆对捐赠文献采用图书资料一体化管理［4］。排架方法为“捐赠者姓名+文献类型+中图法分类号”，即先根据捐赠者姓名汉语拼音顺序排列，使同一团体或个人捐赠的文献集中排在一起，然后对同一团体或个人捐赠文献按图书、期刊、报纸、其他资料类型排列，最后对同一团体或个人的同一类型文献再按《中图法》进行分类。

总之，捐赠文献是图书馆文献资源建设的一个重要补充，对图书馆的建设和发展起着重要作用。对捐赠文献的规范化采访、编目及典藏，是文献信息服务得以顺利开展的根本保证。我馆利用Interlib的强大功能实现了捐赠文献在虚拟空间的独立著录，捐赠文献库的建立实现了捐赠文献在物理空间的独立管理，合理的排架方式方便了读者的检索和利用，最终达到了提高捐赠文献利用率的目的。

[1]曾静曦.图书馆怎样做好捐赠文献工作[J].图书馆论坛,2005(8):237-238,165.

[2]广州图创计算机软件开发有限公司.Interlib图书馆集群管理系统用户手册[EB/OL].[2014-11-22].http://www.docin.com/p-492110599.html.

[3]梅婷.关于图书捐赠者著录的思考[J].大学图书情报学刊,2013(2):55-57.

[4]王玉英.地市党校图书馆对捐赠图书管理和利用的思考[J].知识经济,2012(21):45-46.