固定资产投资项目档案收集管理中存在的问题及处理对策探讨

张建铭等

摘 要：根据固定资产投资项目管理经验，对项目档案收集管理过程中存在的共性问题及现象产生的原因进行了分析，提出了档案专项验收中的应对措施。

关键词：固定资产；项目档案；收集管理；处理对策；

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-01-00-01

流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制、开发及成果转化工作。近十年，我所承担了多项国家重大固定资产投资项目建设，先后建成了“神龙”系列直线感应加速器和Z箍缩初级试验平台等具有国际先进水平的大型科学装置和多个大型爆轰试验设施，2013年荣获国防科技工业固定资产投资管理（技术创新）先进单位。

我所固定资产投资项目特点是：工艺技术创新和专业面广、建设跨度时间长，参与建设单位多，项目档案与城建档案有共性也有其特殊性。近几年，我所承担的项目进入验收密集阶段，根据目前已通过国家验收的几个项目档案管理经验，就收集管理中存在的共性问题进行探讨。

一、档案收集管理过程中存在的共性问题及现象

（一）项目档案系统性与分类收集的问题

按国家重大项目建设规定，项目档案包括工程准备、施工和竣工验收各阶段文件。其中工程准备阶段文件包括勘察、论证、立项、批复、计划、设计、招投标、合同等文件，类别涉及文书档案、科技档案、财务档案、基建档案、设备档案等，项目档案收集过程中，常常存在着分类管理和单个项目档案管理之间的矛盾。由于不同门类档案的收集方式、归档范围、保管期限、档号编制与项目档案管理要求的不同，使项目档案在系统性或目录索引编制上显得凌乱、条理不清晰，成为项目档案的专项验收中质疑最多的问题。

（二）基建档案重复组卷与复印件问题

接收归档的基建档案中存在重复组卷文件及较多的复印件，如设计变更单、图纸会审记录、经济技术核定单在管理文件、施工文件、工程审核报告书中重复；施工组织方案在投标文件、施工文件、监理文件中重复；特种设备质量检验报告（验收记录、合格证等）在施工文件、基建验收文件、单项验收文件、专项（环境影响、安全、职业卫生等）验收报告等处重复。重复多以复印附后方式出现，页数远多于正件，显著影响了项目档案的质量和库存量。

（三）设备档案的完整性问题

科研用科学装置和试验系统的研制大部分采用自行研制的方式完成，除科研中形成的项目论证、实施方案、技术总结等科技档案由科研室产生并收集外，进口设备涉及采购、涉外环节的资料由相关单位或部门产生及归档。随着进口设备被列入专项工程档案验收的重点，验收中出现较多的问题是：建设单位归档文件中政府采购、招投标等资料不完整、涉外资料为复印件、部分设备随机资料项目归属不清晰。

二、产生问题的原因及应对措施

上述问题的产生与我院档案管理和项目管理模式密切相关。

（一）项目档案系统性管理

项目管理采用院、所两级管理，其中，基建档案、设备档案由所级管理，已纳入项目统一管理。而国家重大项目的各种批复通常由行政主管部门采用红头文件的方式逐级下发或转发，根据我院档案管理的传统做法，“红头文件”在院、所两级文书档案和科技档案分别归档管理，客观上一个项目的档案被“四分五裂”存在各处，项目验收时，由各责任

（二）基建档案和设备档案完整性问题

基建和设备档案的问题产生主要有两方面的因素：档案人员业务水平和项目管理责任制的落实。

一方面，档案人员业务素质的高低直接影响到其指导和管理的项目档案的质量。近年来，我所加强了档案只是培训和业务指导，每个项目指定专职档案管理员，在日常管理中，积极与项目管理员和负责人沟通，主动跟进项目，加强前端控制和过程管理，认真做好子项档案的预验收和归档工作，确保项目档案管理与项目建设同步进行，使项目档案处于可控状态。

另一方面，大型项目施工周期长，参建单位多。如果组织单位、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、实施单位相互之间的职责及分工不明确，管理责任制落实不到位，原件在实施或管理部门留存，最后建设单位档案人员的业务水平再高也难以形成一套完整的，能反映整个项目过程的原始凭证档案，导致项目档案归档不够完整、复印件多，影响项目档案整体质量。目前在项目管理中采取的措施包括强化责任制和归档前检查。

三、结语

根据我所固定资产投资项目档案管理的一些经验和对以上问题的分析，要做好固投项目档案管理，主要有以下几点体会：

（一）明确归档责任，分段收集控制

项目档案独立管理，项目一旦立项，项目管理部门应联合档案管理部门明确档案管理方式和责任人，明确各阶段的归档责任单位，外协责任单位应在合同中明确归档要求及相应职责。档案收集过程中，指定项目档案管理员，制定归档计划，按项目进度分段、分项收集整理，及时检查档案质量和完整性情况，并依据归档要求和合同进行追溯或考评，确保项目档案的完整性和质量。

（二）加强业务学习和指导，实践锻炼稳定的档案管理队伍

项目档案管理人员的业务水平直接决定所指导的项目档案的内在质量。除必备的档案管理专业知识外，很多经验往往是在实际过程中不断摸索总结出来的。只要在实践中重视档案在项目管理中的作用，让档案人员在工作中获得相应的成就感，产生立足本职、爱岗敬业的信念，同时保障岗位持续培训，就能培养出一批业务扎实、持续稳定的档案管理队伍。

（三）系统清晰的档案文件级目录

在目录前增加项目档案编制说明，对项目建设依据、项目概况、档案管理情况作简要说明，对项目综合管理类、各子项及工艺设备系统的档案情况列出表格，子项及工艺系统组成尽可能与可行性研究报告和初步设计中一致，让验收专家在较短时间内了解项目管理及档案情况，体现档案管理的价值。

总之，项目建设管理和档案管理是互相依存、互为因果的关系。档案是项目建设质量的见证，是项目的“无形资产”，体现了单位项目建设的软实力。只有工程人员、管理人员和档案管理人员相互学习、沟通和交流，产生“共同语言”，才能真正做到“前端控制”，才能确保项目档案完整，提高项目档案的质量，提升固投项目建设的管理水平。