关于做好档案管理和服务利用工作的几点思考

张晓慧

摘要：本文重点谈两个问题，一是要把好档案鉴定的“入馆关”；二是档案管理现代化对社会经济所起的作用。

关键词：档案鉴定；入馆关；管理利用；信息服务

一、精细做好档案“入馆关”的鉴定审查工作

加强对进馆档案的鉴定和管理，其意义有四个：

（一）有利于贯彻依法治档原则

《档案法》第八条规定：“中央和县以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”在《档案法实施办法》的第十条中把“收集和接收本范围内对国家和社会有保存价值的档案”规定为档案馆重要职责之一。按照法律、法规及《档案馆通则》等规章、条例的规定要求，做好档案接收进馆的鉴定工作，是档案馆履行法定职责，落实依法治档、管档、用档的法治精神的体现。加强档案的进馆鉴定和管理是深入贯彻档案相关法律、法规，在档案工作实践中实现依法治档的需要。只有坚持依法治档原则，使进馆档案符合法定档案的范围与标准，才能确保档案工作依法开展，促进档案事业健康发展。

（二）有利于控制进馆档案的质量，进一步优化馆藏

长期以来，丰富馆藏一直是档案馆工作的第一要务与管理目标。但随着大量档案被接收进馆保管，馆藏量大增，馆藏结构单一、不合理，馆藏质量参差不齐的问题，也逐渐显现。要解决这一矛盾，就必须加强档案进馆鉴定工作的力度。尤其在社会主义市场经济逐步建立，政府体制改革不断深入的新形势下，档案效益原则日益受到重视，优化馆藏迫在眉睫。而加强档案的进馆鉴定，严格把好档案的“人馆关”，实现进馆档案质量的有效控制，将有助于建立结构合理、富有特色、高质量的档案馆馆藏。在丰富馆藏的同时，实现国家档案资源的合理配置，取得良好的管理效益，更好地为经济建设和社会服务。

（三）有利于促进档案工作服务机制的创新。不断提高档案馆的科学管理水平

当前，与时惧进，开拓创新，在档案工作的各个方面实现全面创新，已成为档案馆工作的重点与努力方向。加强档案的进馆鉴定，正是档案服务机制创新的需要。档案工作是一个环环相扣、系统性极强的工作，而档案的接收工作是档案业务工作的一项重要内容和关键环节，其工作开展得有效与否，直接影响着馆藏档案的结构和质量，关系到档案馆管理水平的高低，有利于实现档案接收方式、方法的创新，进而影响和促进档案馆业务工作其它环节的创新，以更高的标准全面推进档案业务工作的发展，形成档案管理工作的良性循环、互动，不断提高档案馆的科学管理水平。

（四）有利于维护党和国家的根本利益，为社会发展服务

档案馆工作的根本目的，是要把反映党和国家根本利益，真实记录社会发展各方面的重要内容，对社会主义建设具有长期利用价值的档案，科学规范地加以管理，使之得以长期保存，以供利用。加强档案进馆的鉴定，有利于在接收工作中本着为党和国家的利益负责，为历史负责的态度，及时、有针对性地把体现党和国家根本利益的档案接收进馆集中保管。并且围绕党和国家工作的大局，适应社会主义事业发展的需要，面向社会，服务社会，使档案发挥出更大的作用。只有加强对进馆档案的鉴定和管理，才能更好地维护党和国家的根本利益，更好地为人民为社会服务。

二、档案管理现代化在社会经济中的作用

（一）服务科研。档案管理现代化的一项重要任务是将档案馆和图书馆实现数字化、网络化，形成统一的信息共享平台，构建信息服务中心。并通过这个共享平台推动产学研的迅速发展，提高劳动效率。从而形成现代化的产学研产业链，一方面提高单位收入，另一方面为就业人群提供了更多生产实习机会，再者也可为档案管理信息平台注入更多的投入，进入良性循环。

（二）图书情报档案信息共享。集成图书情报档案信息，首先要优化馆藏，理顺关系，合理配置馆藏资源。为了解决档案馆与图书馆的馆藏信息重复、交叉现象，根据具体情况及读者利用习惯，对馆藏中的交叉重复部分，只在一个单位收藏，比如图书样本问题，档案馆应该取消保存样本书，改由图书馆样本库专设样本专柜；图书馆应该取消收藏研究生论文，只由档案馆建立研究生论文阅览室，因为一些论文有保密期限，在档案馆建立论文阅览室便于及时把解密的论文公开。另外，信息服务中心要编制图书档案情报资料联合目录，在 网上发布共建的“信息列车”，建立档案馆、图书馆、资料室文献资源协作

网，实现馆系资料室文献资源共享。

（三）网络资源共享。信息服务中心在网上建立自己的信息服务器，提供网上信息服务。信息服务器是档案馆与图书馆服务器的二合一，是图书、档案、资料信息大联网，它从信息的角度，集中了档案馆、图书馆的所有信息，并能避免档案馆与图书馆之间不必要的重复数据（如研究生论文数据库等），同时避开图书、情报、档案外在形式上的区别，直接进行实质上的信息内容检索，用户只需键入关键词，相关内容的图书、档案、情报资料信息就可同时检出，满足用户全方位的信息检索需求。

与此同时，信息服务中心开展网上信息导航。通过对网上信息研究，比较各种搜索引擎的特点、功能及查询的经济性、有效性，将以外的更广范围内的图书档案信息查询指南（包括世界著名的书目数据库、专利数据库、档案数据库等介绍）上网，为用户在网上浏览所需专业信息导航，同时利用各种渠道，为用户提供全文传递服务。

（四）人才资源共享。信息服务中，为了弥补网络技术人才的不足，档案馆与图书馆可以集中双方的业务骨干，形成新的工作合力，共同进行信息服务中的技术问题研究。如确定电子文件与其他信息资源一体化管理的模式和最佳途径，研究出既能满足电子文件功能要求，又能纳入电子信息资源系统的电子文件管理系统；联合进行对图书、情报、档案信息的导向性、安全性防护研究，共同研制、开发利用防火墙技术、数据加密技术、容错技术、端口保护技术与主体身份验证等网络信息安全技术。

（五）建立科研档案保存成果。信息服务中心，主要是为产学研服务，因此，信息服务中，科研项目的建档工作也十分重要。因为科研人员既是档案的利用者，也是档案的形成者。通过参考前人的研究成果，总结经验、不断改进，在前人的基础上再创新高，与此同时，前人的科研成果被完整地保存下来，对后人来说，同样是一笔宝贵的财富。

（六）提供实时市场信息。科学研究要为市场服务，靠市场发展，就必须时时关注市场需求动态。信息服务中心要充分利用综合信息资源及网络工具，为科研人员提供有关行业产品、技术、市场变化的趋势及未来状况，使科研人员的研究课题与社会需求一致，研究成果能迅速产生社会效益和经济效益。