科研事业单位人事档案创新管理

江东?张思坚

摘 要：人事档案管理是我国特色社会主义一种人事制度管理形式，是记载人生轨迹的主要依据。在经济社会发展新常态下，对发现人才、使用人才、管理人才、人才资源开发、人才资源预测和人才政策的制订具有非常重要的历史意义和现实意义。

关键词：科研事业；人事档案；创新管理

人事档案是指组织人事部门按照党的干部政策，在人员培训、选拔、任用等工作中形成的记载员工经历、政治、思想、品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有很强的法律效力。

一、人事档案管理的意义和任务

1.人事档案管理工作的意义。人事档案管理存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。然而也要看到：随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁的过程中。

对于不断形成和增加的档案，通过加强档案的收集工作来解决这一矛盾，而对于处于不断损毁的档案，则通过加强档案的保管工作来解决。目前在档案保管工作中的许多问题急待解决。比如：纸张老化、字迹褪色模糊，有相当数量的档案，纸张变黄发脆，老化变质，到了不能再用的程序。档案虫害也影响档案的保存，档案保管处所条件得不到改善，库房建筑不合档案保护标准，需要复制的档案数量大，复制档案的手段也比较落后。

总之档案工作的实践，向我们提出了一个很尖锐的问题：一方面要求我们把档案长期保管下去，为了维护集体和个人历史真实面貌服务；另一方面档案的“寿命”是有限的。为了解决这些急迫的问题，必须加强档案的保管工作，无论对于现在还是将来的事业，都是一件任重道远的工作。

2.人事档案管理工作的任务。维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，更是档案管理工作中心任务，这是因为档案管理工作这个环节，是实现维护完整和安全的重点环节和主要手段。从实质上来讲，档案管理工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不得因素作斗争的工作过程。简言之，档案管理工作也应该做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。

档案管理工作的具体任务是：（1）防治档案的损坏。要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门的有的放矢技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围内。（2）延长档案的寿命。档案保管管理工作不仅仅在于只是一味地防治档案的自然损坏，而且还要从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。（3）维护档案的安全。维护档案的安全，一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去；另一方面是指档案作为一种社会现象，要在整个政治斗争范围内，不致因为保管的不当或条件的低劣使档案丢失而发生泄密，造成政治上的不安全。

二、科研事业单位人事档案管理存在的主要问题

1.档案内容信息量小。人事档案包括履历表、各种鉴定材料、考核材料、政审证明、入党团、各中奖励、职务晋升、职称评审等材料，信息量相对较小，在工作中的实用性不高，难以全面地评价和衡量个人的德才表现、政绩才能、综合的管理能力，对个的专业技能、人才类型、心理素质等个性方面的特点没有提现出来，能利用的东西更是微乎其微，因此，人事档案在利用时，只能提供比较浅显的个人信息情况，不能综合地提供全面信息。

2.事业单位人事档案管理分散。现科研事业单位在对人才信息的管理上没有行成一套综合的管理体制，各个部门各自为战。如：科研部门负责人员的专利申请、课题的申报、论文的发表、科研立项等档案材料；人事部门负责人员的职务晋升，专业技术职务评审，立功受奖、工资薪酬等情况方面的档案；行政后勤部门负责房产、物业方面的档案。人事档案的管理分散，易造成档案材料的损坏，并且易破坏人事档案的完整性。

3.事业单位人事档案管理方法落后、技术落后。目前科研单位人事档案的管理工作还仅限于对纸质材料的建立和归档上。还没有完全地形成电子信息档案，档案室的电脑仅限于局部的打印档案目录，无法全面地对人才信息进行查询、检索、筛选、排序、分类、汇总等，信息化水平比较低，只能靠人工工作，造成人力资源的浪费。

4.人事档案管理经费少。档案室所用库房多为办公用房的边缘用房，多为一个单位的边和角落位置，单位人员平时也看不到，不能引起领导注意。虽然现在档案室已安装上防盗装置和报警系统但内部设置还是相对陈旧，有好多单位的放置档案的柜子还是七十、八十年代的购买的，主要原因是领导平时不光顾，上级领导也检查不到。没有固定的活动经费，对档案室投入不足。大单位一般配置专业的档案室管理员，而小单位一般没有专业的档案管理员，往往从其它部门抽调人员进行兼职，人员流动性比较大，对档案管理业务不是很熟，且不是自己的主要工作，只是了解收集而不清楚怎么整理。往往导致人事档案在低水平层面上运作。

三、科研事业单位人事档案在新形势下的管理体制的建立

1.有针对性地建立个人档案材料。针对人事档案管理过于笼统的局面，有针对性地对每个的档案建立个性化。（1）科研人员重点反映科研水平，在某个科研领域有所突破。（2）所功科学研究和重点学术活动，对所丛事的科研领域有所贡献。（3）业务开展情况，所丛事的科研领域在国际或国内同行业所处水平，主要取得那些成果以及获奖情况。

2.进一步加强人事档案的信息管理。利用电脑建立人事档案的信息系统，有针对性地对科研人员建立修改化的信息档案。在同区域建立利用、查询平台，利用互联网在同区划进行信息共享。这样不仅有利于从事档案工作的人员从繁琐的档案收集、整理、查询、甄别等中解放出来，还能对每个科研人员进行准确的定位，让同领域或不同领域的人员进行信息沟通交流。

3.进一步加大对科研事业单位档案管理经费的投入力度。现单位都设置了每个环节的科研经费，但对人事档案的经费投入微乎其微。在档案室的选配、温湿控制、防虫蛀鼠咬、复印幻灯、计算机网络配制等方面进行倾斜。在人员配制上，进一步加强对专业领域毕业生的招聘力度，提高丛业人员的培训力度，确保档案工作人员有充足的时间、精力。对丛事档案工作人员在职务晋升、职称评审、奖励等方面进行倾斜，档案工作人员平时都是默默无闻的工作，难以做明显的成绩来，领导平时又注意不到，所以必须对丛事档案管理工作的人员进行政策方面的倾斜。

科研事业单位是高级专业技术人才聚集的地方，人才资源丰富，科技水平高，我们应立足于现状采取更加有效地措施以适应经济社会发展的步伐，提高科研事业单位人才档案的利用率，为社会发展提供更好的人才保障。

参考文献：

[1]刘长安 论科研单位人事档案的创新管理。齐鲁档案语录.

[2]付永贵 档案中的个案与利用技巧。 北京档案.

作者简介：江东（1975-11—），男，山东济南 ，研究生，馆员。

张思坚（1968-7—），男，山东济南，中级 。