ERP系统在企业中的应用及发展前景

霍秋菊

中国神华神东煤炭分公司核算中心 陕西 榆林 719315

ERP系统在企业中的应用及发展前景

霍秋菊

中国神华神东煤炭分公司核算中心 陕西 榆林 719315

当今社会,经济全球化的快速发展,催生了越来越多的经济体制下的新事物,为现代化的企业管理提供了先进的理论支持和技术保障。随着信息化时代的到来,EPR系统出现在各大企业与行业之间的财务管理部门当中,为企业的壮大,行业的发展注入了一股新鲜的血液。

EPR系统 应用 发展前景

ERP系统的全称是ERP--Enterprise Resource Planning 企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,对企业的所有资源(物流、资金流、信息流、人力资源)进行整合集成管理,采用信息化手段实现企业供销链管理,从而达到对供应链上的每一环节实现科学管理。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身,成为现代企业的运行模式,反映时代对企业合理调配资源,最大化地创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的基石。

在企业中,一般的管理主要包括三方面的内容:生产控制(计划、制造)、物流管理(分销、采购、库存管理)和财务管理(会计核算、财务管理);三大系统集成一体,加之现代对人力资源的重视,就构成了ERP系统的基本模块。商通ERP系统将各个模块细化,拆分,形成相对独立又可无缝衔接的软件系统,使得不同规模的企业可根据需要自由组合,使得企业在财务管理的链条上的每一环节都实现科学的管理。因此, ERP作为崭新的现代管理手段,它的核心管理思想就是实现对企业经营管理各方面的信息资源进行有效的整合与管理,让企业的资源得到最优化配置。目前最先进的ERP品牌--SAP。

纵观ERP发展史,它已经应用于全球各个企业内部当中近20年有余,它使得企业内部的财务管理工作发生了深刻的变化。随着EPR系统在企业内部财务管理方面的普遍应用,它在各方面应用的特点、对会计人员的影响及发展前景问题也逐渐成为我们财务工作者不断讨论和研究的内容。

一、ERP在财务会计管理中的应用

EPR系统应用在财务管理上为其带来的有利之处首先,EPR系统属于现代企业的资源管理科学分析体系,为企业的财务信息资源快速准确的提供了科学的配置分析,减少了人为的失误,提高了财务会计信息的处理能力。EPR系统中的财务管理模块为现代经济体制下的企业提供了严格的财务管理制度,等等,总体上讲,ERP在会计与财务管理中的应用有两个特点:一是宏观层面的ERP的架构在扩张;二是微观层面,即ERP物理模块在不断细化。这两者的互动中,推进了会计作业模式的变化。

从宏观层面讲,财务会计的作业方式,长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上,在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱,不论是及时性上,还是有效性上,都难以展现它的作用。当企业发生危机时,它又总是首先反映在财务危机上,不是缺少现金,就是缺乏持续经营所需的资本。在引入ERP以前,随着电脑的普及,会计系统的信息处理一般都是应用电脑作业,或是引入其他硬件来提高其自动化水平,这对满足会计核算的一般要求来说已是一大进步。但这只是将手工会计向计算机系统进行的简单复制与移植,减轻了会计人员的工作强度与难度,对提高企业经营决策水平起的作用是有限的。在业务流程的临近和与其他系统的集成上,则受到技术与功能不足的限制。因此,ERP在会计与财务管理中的应用,不仅相当程度上反映了上述缺陷,而且,依托这一平台,可以进行更广泛的,包括客户、供应商、分销商和代理网络、各地制造工厂等的各种经营资源、各种信息的集成,从而为企业科学决策提供更好的服务。

从微观层面讲,即ERP物理模块走向细分化。现阶段在财务会计领域,主要涉及以下方面。

（一）ERP系统在会计中的应用

会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。因此,从物理层面看,ERP的会计核算模块,涉及总账模块、应收账模块、应付账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、和工资核算模块,等等。

（二）ERP系统在财务管理中的应用

财务管理的功能主要是基于会计核算的数据,再加以分析,从而进行相应的预测、管理和控制活动。它侧重于财务会计、控制、分析和预测,强调事前计划、事中控制和事后反馈。然后,ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映,到财务管理信息处理,再到多层次、一体化的财务管理支持。这种转变体现在,它吸收并内嵌了先进企业的财务管理实践,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程。它在支持企业的一体化经营上,为分布在各地的分支机构提供一个统一的会计核算和财务管理平台。由于支持基于Web的财务信息处理,为企业发展电子商务和基于Internet的应用系统(如销售订单处理等)提供了平台,财务信息还可以通过Web方式收集和发布,使企业实现实时的、跨地区的财务管理成为可能。总之,这一切,倘若在非ERP的环境下,即使靠“人海战术”来完成,其效益也是有限的。

（三）ERP系统在成本管理中的应用

现代成本管理需要一个能协调计划、监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统,从而协助企业的各项业务活动都面向市场来进行运作。在典型的ERP系统中,所有的成本管理应用程序都共用同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统,用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点,成本与收入的监控可贯穿所有职能部门。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正。具体来说,典型的或高层次的ERP成本管理涉及以下几个方面:成本中心会计、定单和项目会计、分析与决策等系统。

以定单和项目会计为例,它是一个全面网络化的管理会计系统,带有定单成本结算的详细操作规程。该系统收集成本,并用计划与实际结果之间的对比来协助对定单与项目的监控。系统提供了备选的成本核算及成本分析方案,从而有助于优化一个企业对其业务活动的计划与执行。

归纳上述三个方面的技术特征的应用效应,有以几点表现。

其一,即时性。在ERR的状态下,资料是联动的而且可以随时更新,每个有关人员都可以随时掌握即时的资讯,这在过去只能依赖大量的人力与时间才能完成。一般说来,影响企业竞争力固然有许多因素,但一个很重要的因素,在于它对企业内部各种信息的把握,以及对外部市场的资讯、现状变化的了解。在当今信息社会里,不仅要知己知彼,还要贵在“即时”。能否如此,其效果迥异。以外汇市场为例,企业的国际化经营,对外币结算业务的不仅增多,而且还面临一个如何规避多元货币、汇率变动的风险的问题。如果不能对各种货币的汇率消长变化、各国客户订单、各种交易,包括应收账、应付账、总账等进行即时运作,那么,即使到手的企业利润,也会因汇率的波动或缓慢的作业而缩水。

其二,集成性。在ERP状态下,各种信息的集成将为决策的科学化提供必要条件。在ERP尚未导入之前,知识库的信息资讯是属于过时的,更多的是局部的信息、片面的信息,乃至失真的信息。导致这种现象的原因,除了其它因素外,信息的集成机制不完善,无疑是一个重要因素。另一方面,以往的会计信息系统在面临组织增减变化时,需要花比较多的时间去修改与串联。在导入ERP之后,面对这样的变化,便可以很轻松地进行衔接,预算规划更为精确,控制更为落实,也使得实际发生的数字与预算之间的差异分析、管理控制更为容易与快速。

其三,远见性。ERP系统的会计子系统与ERP系统的其他子系统融合在一起,会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体。这种系统整合,及其系统的信息供给,有利于财务做前瞻性分析与预测。

二、ERP导入对会计人员角色的影响

由于上述特点取代了传统会计功能的一大部分,因此导入ERP,实施ERP系统管理,对会计人员角色的影响是显而易见的。其中,最突出的是,当企业导入ERP系统,许多资料直接由资料产生处的人员来键入,会计信息会在交易完成后自动入账,同时进入相关分类账,并自动产出报表,且许多资料直接从系统中即时存取。这样,许多原本由会计人员来完成的基础工作已被取代,而且,从作业的质量到速度,都比人工作业好得多。那么,对这一现象应该怎么看呢？

从表面上看,ERP的导入对会计人员来说,确实是一大冲击,或者说是一种“会计人员无事可做”的危机。但从深层次看,ERP的导入,本质上是会计工作内涵的新发展,是会计工作重心的转移:从以往对数字的计量与记录,转向对信息的收集、整理和分析。对这一会计作业新模式,如果借用美国IMA的话说,就是“未来会计人员将不再扮演账房先生,而是企业咨询者的角色。同时,会计人员提供企业咨询、分析的价值将愈来愈受到重视。会计人员在组织中所占地位及扮演的角色也日益重要”。

从对信息的加工层面讲,由于导入ERP,不仅是一个硬软件的引进与安装的问题,而且是实施ERP系统所取得的效益。而这效益的取得及其增值,相当程度上取决于会计人员对信息进行加工的层次性,所以“整理-分析”是会计新模式的基本特点。以前,管理人员需要从财务报表中获取信息来做经营及绩效上的管理,如今的信息科技已转为可随时提供管理人员所需的信息,如此的转变强调了管理会计的贡献及重要角色。总之,随着ERP在会计领域应用的发展,会计人人员的主要职能也逐步由财务会计向管理会计发展。

三、ERP在我国企业的应用与前景

早在20世纪80年代初,我国企业就开始引进国外的MRPII软件,推行MRPII管理系统。进入20世纪90年代后,特别是90年代中期以来,企业导入ERP系统、实施ERP系统管理的趋势呈现出新的发展。从市场面看,一方面,外国的软件公司,包括SSA、Froth Shift、QAD、?EMS、Avalon、SAP、Ban、CA等公司先后设立销售网点,直接销售ERP软件。另一方面,我国自己的软件中心或公司,包括金蝶、用友等软件公司专门开发并推出商品化的ERP软件。再一方面,诸如世界著名的咨询公司安达信等在我国推销ERP系统。影响这些趋势发展的原因,在于我国拥有庞大的?ERP市场。据有关统计资料,我国企业对管理软件的年需求量应在200亿元以上,其中对ERP软件、集团财务管理软件、商务管理软件的需求较为强烈,占?90%.可见,我国企业在应用ERP上,目前已进入一个新的发展阶段。

从应用层面看,我国企业应用ERP的态势,主要向两个方向发展,一是量的扩张,二是质的提升。从前者来看,企业应用ERP的领域,不仅只是制造业,还包括服务业和其它领域。其中,近年来特别是流通领域的企业应用ERP的比例明显上升。这与我国加入WTO的大趋势息息相关。也就是说,为了适应全球经济一体化,并能在激烈的国际竞争中求得生存与发展,我国企业正开始重视企业管理,并应用了许多企业管理软件。从后者来看,由于我国企业数目庞大,各个企业的发展阶段、技术水平、市场结构存在着很大的差异,因此,在ERP应用上,多数是走“量身定制”这一模式。据南开大学、香港城市大学对内地企业与香港企业应用?MRPII的比较调查资料,在内地企业被应用最多的MRPII系统符合特征是物料系统、会计、采购、收货管理,其中会计被使用比例明显高于香港。

从实践来看,以石油企业为例,由于石油企业单位数目庞杂,各单位的技术水平、管理模式、市场结构存在着很大的差异,因此,在ERP应用上,要多走“量身定制”这一模式。如何调整现有管理模式,将以往好的管理思想植入ERP系统中,对ERP系统进行后期改造以适应企业的管理现状与管理要求,将是ERP系统实施成功与否和发挥ERP管理效益的关键。这就老板自己的事情了。

四、结束语

就整体而言,我国企业在应用ERP上呈现出不平衡的发展态势。各个企业差距较大,能够真正成功地全面实施ERP管理系统的企业并不是很多。而且,ERP实施成功的模块主要集中在财务和供应链上。究其原因,主要有以下几点。

1、对ERP的认识不够,片面认为ERP是单纯的技术问题,只重视信息流,忽视物流,对物流的控制作用认识不足。

2、企业领导重视与参与程度不够,特别是乡镇企业,许多主管对此既没有充分认识,也支持不力。

3、对咨询服务的价值认识不够,这使企业在软件选型和实施过程中遇到的问题不能得到及时解决。

应该说,ERP在我国企业的应用中出现上述问题并不奇怪。因为,这些都属于发展中的问题,它既有技术面的问题,但更多的是观念更新问题。因此,今后必须加大对ERP的相关知识进行普及、宣传的力度,更广泛地扩大ERP培训和教育的宽度与深度。这是一项基础性的工作。依托这一基础,ERP在我国企业的应用,势必走向一个新的高度。

[1]程艳秋,王岩论ERP在我国财务管理应用中存在的问题及解决办法 [J].商业经济,2008(1)．