儿童专科医院排班考勤系统的开发及应用

凌 靓 杨 琦 罗 毅

儿童专科医院排班考勤系统的开发及应用

凌 靓①杨 琦①罗 毅①

根据医院现有工作情况和排班模式，设计一套以排班为基础的考勤系统，以改善医院人事管理的现状，提高医院管理的效率。

排班 考勤 排班考勤系统

由于医院医疗工作的特殊性，医院临床科室的考勤工作一直采用手工上报的方式。即由科室考勤员完成本科室的考勤工作，每月统计汇总至人事部门，人事部门整理全院的人员变动、考勤情况。这种方式流程复杂，操作繁琐，而且历史数据容易丢失、查询不方便，增加了人力物力的消耗[1]。为有效规避现有考勤模式的不足之处，2014年本院与某软件公司合作研发，探索了一套能适合现代化医院管理需求的排班考勤模式，以提高考勤数据的准确性和有效性。

1 排班考勤工作的沿革

1.1 手工纸质报送 简单的手工抄报考勤，工作量较大，存在许多主观、人为因素，透明度较差，传递过程冗长，难以达到人事管理的目标。排班考勤数据在全院不能实现共享，造成行政职能科室间的信息不对称。

1.2 Excel表格上传 随着医院信息技术平台的不断完善，2010年医院自行开发了Excel表格上传系统，将电子排班、考勤报表上传到系统，由人事部门下载汇总。考勤项目不断细化，能有效记录职工的进修学习、工作出勤情况。但是，此类考勤方式通常是由考勤员当月回想上月出勤情况。医护人员的岗位流动十分频繁，以回忆的方式填报考勤往往会出现多考、漏考、错考等问题，不真实的考勤数据给员工的工资计算、绩效考核带来众多问题。同时，从财务核算的角度直接影响职工的奖金收入、成本核算等工作[2]。

2 排班考勤系统的设计

排班考勤系统实质上是一种基于Web系统的预先排班，由排班生成考勤数据的信息化系统，即由各临床科室预先做好每一周期的排班计划(通常为1周)，该计划在实际执行时可以根据具体情况进行排班变动和调整。当月排班完成，次月初考勤员根据排班数据，转化成考勤记录，人事部门统一生成全院考勤汇总信息。该系统可以实时查询员工的排班情况，更有利于提供考勤数据汇总查询等功能，实现排班考勤信息在各行政职能部门之间的共享[3]。

2.1 考勤单元设置 由于医院的科室区域划分和业务流程的特殊性，单一的考勤单元设定方式不能满足科室需求，医院在合理区分科室职能的基础上，采用多样化的考勤单元设定。临床科室以所在病区为单位设立考勤单元；医技科室可以按照职工的工作地点设立考勤单元，如药剂科具体可分为门诊药房、中心药房、配置中心等；非医疗岗位，如行政机关、后勤保障部门可以按部门、班组设立考勤单元。多元化考勤单元的设定，便于员工在一定的服务区域，实现跨科考勤工作。

2.2 班次与出勤类型设置 医院是全日制服务行业，临床、护理岗位实行24小时循环排班，在常规班次的基础上，每个科室可根据自身业务特点、工作繁琐程度、忙闲时间段等情况，按照一定的规则自定义班种，由人事部门审核同意后自行使用。班种确定后，考勤项目就可以按班次归类，大致分为：正常、病假、事假、带薪假、探亲假、婚假、进修、升造等。

2.3 人员角色分类 科室排班考勤人员由排班员、考勤员组成，经过严格的权限设定，不同角色分工不同。排班员主要负责基础信息定义和维护，包括增减排班单元内的人员、班种定义等模块；负责对应科室排班计划的制订、查询、修改。根据情况，可以选择性地查询出排班原始计划、排班执行最新情况。排班计划在执行期间，遇到特殊情况时可在原有的计划上修改排班，操作灵活性较强。考勤员根据预排班的数据生成科室成员的考勤数据，在系统中上报人事部门。

2.4 排班考勤系统功能 主要是通过多方面数据管理维护，实现全院考勤记录、出勤变动情况的跟踪及查询。系统主要功能有6项。(1)员工管理模块：主要定义医院员工的基础信息，包括工号、姓名、入院工作日期、科室名称、职称职务、操作权限等，员工可自助查询本人的基本信息。(2)考勤单元定义模块：1个考勤单元可包括1个排班单元或者多个排班单元，在此模块可以对考勤单元进行维护。(3)班种定义模块：科室做排班计划时，可根据本科室业务特点，在此模块中设计个性化班次种类。(4)排班单元定义模块：主要对医院科室进行基础信息的维护，包括科室成员维护、班种信息维护。(5)生成考勤模块：考勤员根据排班数据，次月初生成考勤数据。考勤员也可对生成的考勤数据进行手工维护，包括修改、上报等工作。(6)排班考勤查询模块：系统对排班考勤数据汇总统计后，实现资源共享，可根据权限设置满足各职能部门实时查询排班考勤数据的需求。

3 排班考勤系统的特点

3.1 使用便捷 系统不需要安装客户端，所有安装了Windows操作系统的计算机均可通过互联网使用排班考勤系统。因此，无论用户办公地点集中还是分散，都可以通过局域网或广域网，在授权范围内进行考勤相关工作，使得信息交流及时、畅通，查询统计方便、准确[4]。

3.2 逻辑严谨 本着方便职工的原则，设计了职工请假审批、出国审批、外出进修审批等人事流程，职工可在医院内部任意一台电脑上完成请假流程，中层干部可在手机客户端完成本科室人员的请假审批工作。流程结束后数据自动写入排班考勤系统，实现了排班—请假—考勤的无缝对接，增强了排班考勤的逻辑严谨性。

3.3 行业对口 专门针对医院特殊的业务模式设计排班考勤系统，支持多种类型的排班考勤需求，通过排班管理模块统计中夜班费；通过考勤管理模块计算缺勤扣款，灵活定义、动态查询。

3.4 权限设置 数据的安全性、真实性、保密性是医院高度关注的问题，系统提供了多种角色登录方式，根据要求对每个业务操作员进行权限控制，确保数据的安全性、可靠性。

4 排班考勤系统的应用

排班考勤系统的开发历经了前期调研、专题讨论分析、系统设计及开发的过程，整个过程始终围绕医院人力资源管理的要求，旨在提高考勤数据的准确性、及时性、透明性。此系统已在院内正式全面运行，通过多次组织科主任、护士长和考勤员培训学习，各个角色的操作已基本得到掌握，经过试用—发现问题—检测—修改系统，逐步完善了排班考勤系统，以达到合理配置人力资源、提高医疗工作效率的目标[5]。

1 丁睿.医院考勤管理系统的设计与实现[D].厦门:厦门大学,2013.

2 陈璐,陈湘玉.电子排班系统的开发及应用[J].中华护理杂志,2012，47(12):1118-1119.

3 王刘.医院人事考勤管理现状及对策[J].医院管理论坛,2011,(9)：54-55.

4 程超.网络考勤系统在医院管理中的应用[J].医院与社会，2011,24(6)：58-59.

5 张梅,崔剑.医院考勤工作经验与网络化管理设计[J].中医药管理杂志,2011,19(5)：446-448.

·本文编校 李 敏·

2015-05-31)

①苏州大学附属儿童医院组织人事处 苏州市 215003