浅议如何做好高校学生档案管理工作

张文华

（山东广播电视大学，山东 济南 250014）

浅议如何做好高校学生档案管理工作

张文华

（山东广播电视大学，山东 济南 250014）

文章主要阐述了当前高校学生档案管理工作中存在的问题，以及加强高校学生档案管理工作的建议，从而进一步完善高校档案管理工作。

学生；档案；管理

一、前言

随着时代的发展，高校学生档案工作越来越受到人们的重视，但是部分高校在学生档案管理上还有很大的漏洞，加强高校学生档案管理应该提到议事日程上来。高校学生档案主要是指学生在校期间的点点滴滴详实记录，是学生在校期间生活、学习的真实反应，是学生的成长足迹，是学生的最主要、最真实、最原始的档案材料。这些材料为考核学生学业成绩提供了重要的参考依据，同时，为今后学生就业给用人单位提供了科学的考核依据。在当前的就业形势下，高校学生档案作为毕业生就业的一项重要凭证，更显得尤为突出。为此我们必须把学生的档案做好详实的记录，这也是做好高校档案管理的关键所在。

二、高校学生档案管理工作中存在的瓶颈

根据当时的现状，各个高校管理学生档案水平是不一样的，很多学校对学生的档案管理工作不重视，管理不规范，制度不健全，有制度也不按照规章来做。主要表现就是收集材料不完整，不及时，有些材料得不到补充，造成很多学生的档案信息漏缺严重，不能真实的反应学生在校期间的表现。总而概之，当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题：

1.档案管理制度不健全，思想认识不够。当前各地高校一般把学校的教学档案、后勤档案以及其他档案作为重点来抓。从思想上认识不到位，重视程度不够，管理制度也不健全，就是有制度也落不到实处。学生档案可以说是学校所有档案中的一个重要组成部分，但是由于思想认识不到位，学生档案管理工作并没有得到重视，缺乏系统管理的体制。

2.材料收集不及时，整理不规范。造成材料收集不及时的原因主要是没有专职的学生档案管理人员，没有统一的管理，学校对这一方面虽然有布置，但是缺少检查，发现问题不能及时修正，视而不见，这就造成在收集学生信息时不规范。同时，对学生档案没有统一的要求，如，纸张的大小不一，印章不规范，书写潦草，用笔颜色各异，缺少签名，这就不能体现档案的规范性与真实性，为档案的整理带来麻烦。

3.学生档案管理员服务跟不上，难以查阅、借阅。没有专人负责档案，在收集学生资料时，就跟不上，就是收上来整理也不规范，简单的整理一下，就存放起来，要是真想查阅学生的档案，可以说是无从下手，对管理学生来说，形同虚设。不能真正起到档案资料的作用。就像一堆废纸放在那里，有何意义？

4.高校学生档案的转递环节复杂、不尽完善。过去学生毕业时，档案会跟随学生，学校将档案直接转递到学生生源所在地的人事局或者用人单位，而现在不同了，有些学校把学生的档案转到人才市场，进行待管，然后根据学生的就业情况，再交到用人单位。环节复杂了，在转递过程中有可能出现丢失现象，这就给学生就业带来麻烦。

5.部分高校档案管理员专业素质不高。他们没有专业经验，没有系统的学习，造成档案管理不当。由于没有专职的人员管理学生档案，他们往往忙于其他事务，而忽视学生档案的管理，存在应付现状。

三、做好档案管理工作的几点建议

1.强化领导，加强认识。学校领导要提高认识，做好宣传，让每一位教职员工都要从思想上认识到学生档案的重要性，把强化档案管理作为重要工作来看待。对分管档案管理的领导要提出新的要求，对管理人员要做好培训工作，使其认识到工作的特殊性，不是可有可无的工作，要常抓不懈。学校可以根据实际情况，制定相应的考核制度，对做的好的、突出的要给予表彰奖励。同时，可以提高管理人员的办公条件，加大人员、经费的投入，让他们轻松的干好分管的工作。

2.学生档案材料收集要及时，整理要规范。在收集学生档案材料时，要分工明确，责任到人。同时，要统一标准，要求学生按照要求统一填写，例如：纸张大小统一，项目填写完整，不能空项，书写要规范，不能使用复写纸等等。不按照要求的要重新填写。需要班主任签名的不能有别人代写。收集时要做到及时，能今天收完的不能拖到明天。对收上来的材料，管理工作人员要认真审核，不能对错误视而不见，要加强档案材料收集的横向联系，确保材料收集过程中的保密与安全，整理档案时要顺序一致，每人一袋，并做好规范的标签说明，保证档案材料及时、准确、完整地收集归档。

3.加强学生档案管理制度建设。任何事物必须有严格的制度，才能起到规范的作用，因此，对学生的档案管理要强化制度建设，高校要以《档案法》为指导，结合本校工作的实际情况，通过制定相应的档案管理细则，来强化领导、学生、档案管理人员的档案意识。如：保密制度，查阅、借阅制度，学生档案收集制度、学生档案保存制度、学生档案调入调出制度等。

4.档案的转递要确保档案运转安全性及材料完整性。这是个细致的环节，管理人员必须认识到它的重要性，在转递档案的时候，要细心仔细，不能因为档案材料太多，而出现厌烦情绪，并且要做好档案的保密工作，不能泄露他人信息。严格转递程序，做好周密安排，更不能出现丢失现象。

5.加强档案管理人员的培训工作，切实提高管理员的业务能力。档案是否规范取决于档案管理员的素质，因此我们必须加强档案管理员的培训,通过外出学习、内部研讨，进一步完善自己，不断提高自身的业务能力，打造一支高质量的档案管理人员队伍。

[1]龙晓凤.试论高校学生档案管理[J].广东白云学院学报,2007年.

[2]罗春叶.高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报,2008，（4）.

[3]张文华.高校档案创新管理现状及对策初探[J].山东广播电视大学学报，2014，（3）.

2014-07-13

张文华，山东广播电视大学档案馆员。

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