对转型期西部高校贫困生认定档案管理工作的探索

广西百色学院 农冬梅 隆金桥

在高校贫困生认定档案的管理工作中，对西部高校贫困认定工作存在着认定程序不合理、材料归档不规范的问题，造成认定工作断层，不能形成常态的、长效的工作机制，致使每次的贫困认定工作无据可参照。应主要从端正态度、改进方法，探寻合理途径等方面，为高校贫困生认定工作提供参考。

一、转型期西部高校贫困认定工作及档案管理的地位和作用

高校贫困生认定材料是家庭经济困难学生在校期间，申请高校贫困生认定过程中使用的原始的带有地方民政部门审核的材料。贫困生认定材料入库存档的档案管理是高校贫困生认定管理的重要组成部分，是高校教育提供给每个接受高等教育的家庭经济困难学生享有公平的平等发展机会的体现，是办好学校教育的重要保证。在转型期的新形势下，贫困生认定档案管理工作面临诸多的问题和挑战，如何更好为学生服务，提高贫困生认定档案管理工作质量，是一个值得探索的课题。

二、高校贫困生认定档案的基本内容

一般而言，高校贫困生认定档案是指高校家庭经济困难学生为通过高校贫困审核所需要的各类申请材料，其基本内容包括：①高校家庭经济困难学生申请书。②高校家庭经济困难学生申请表。③高校家庭经济困难学生家庭经济调查表（含有当地民政部门盖章）。④低保证复印件或其他辅助材料，如残疾证、当地突发灾难证明、大病治疗住院证明等复印材料。⑤班级历年申请高校家庭经济困难学生家庭经济调查表原件。⑥班级同学对申请高校家庭经济困难学生在校各方面表现的评语原件。

三、转型期西部高校贫困认定工作及档案管理存在的问题

1.高校家庭经济困难学生认定档案材料缺失、断层、不完善的现象

高校家庭经济困难学生认定工作虽然已经成为高校管理工作的一项惯例，得到高校的重视，但是在实施的过程中，各基层学院的做法亦有不同，除需要上交的已通过申请的学生材料进行有序的整理外，对未通过申请的学生材料未进行统一收集入库，对所有申请学生材料缺乏形成电子档案进行科学规范的存档管理的意识，材料丢失，对来年贫困生认定材料的核对缺乏参照的对比材料。

2.认定材料填写不规范、隐瞒性、随意性强

（1）网上填写的申请表，因为有提示，大部分申请的家庭经济困难学生都能按要求进行填写，在填写家庭收入和申请理由时，平均每个班级都有20%～25%左右同学随意对待，胡乱填写，与上交的盖有地方民政部门印章的收入反差大，而理由都是因家庭贫困、特意申请等内容，多是一笔带过。

（2）对申请表上在校期间荣获何种奖励或何种资助（200字以内）这一项，据统计核实本院上交申请表和历年确定获扶持学生名单中，曾获得资助的1/5学生没有填写；另 1/5学生在填写该项目时，则是使用模糊词语，如多次获得助学金的学生，在填写该项中表述为曾获得国家助学金，对获得资助的金额和次数没有提及。

（3）对高校家庭经济调查表的填写有涂改痕迹、家庭人口数、收入等和申请表不相符合的情况也很明显。民政部门签章和签章部门联系方式，出现有章盖无人签字，签章部门无地址和联系方式。

（4）申请书上申请的理由和申请表或家庭经济调查表内容有出入，或申请理由含糊，态度不端正。

3.简单、程序、表面化的认定程序，对学生的贫困认定缺乏实质上的公平性。

《高校家庭经济困难学生认定工作方案》规定（以下简称《方案》），有严格的步骤要求和名额的限制：①传达文件内容的主题班会。②组建并公示民主评议小组。③收集和审核申请学生的材料。④公示所有申请学生名单。⑤公示根据《方案》要求通过初步审核材料的学生名单和未入选申请学生名单和未入选理由。⑥班级民主评议。⑦小组评议。⑧辅导员评议。⑨按所有参评学生的评比分数排名从高到低排列进行公示，并对名额限制内的学生名单上报上一级单位。实际操作中因部分院（系）领导、教师和同学们对这一工作认识的态度很敷衍，带着事不关己高高挂起的心态，虽能按照《方案》的要求逐项进行，但操作的过程由班级自主进行；更甚的有些院校为方便操作，把《方案》要求的步骤进行精简，第一、第二步骤参照要求进行，第三、四、五步骤省略，直接到第六至第九步骤按要求进行后才进行材料的收集。这样的做法，看起来能节省了审核申请学生材料的时间，减少了工作量，但造成了事实上人为的重复工作，部分上榜学生材料在审核过程出现错误，导致人为名额损失。因为只有通过贫困认定的同学，才有资格参加学校内勤工俭学的岗位和参选各类扶贫项目的奖助学金，这让班级里民主评议排在认定名额外材料齐全的其他贫困生抱有极大的怨言，这是制造班级矛盾的隐形的导火线。

四、如何做好高校家庭经济困难学生贫困认定档案管理工作

1.建立科学的可信的动态化的家庭经济困难学生数据库。高校学生贫困调查最佳时机是新生入学时，努力适应陌生新环境、相对单纯、诚实、善良是新生的一个特点。专职年级辅导员应把握机会，及时收集与录取通知书一起发放的高校家庭情况调查表，对调查表内所填写相关情况形成初步的调查汇总，同时通过扫描纸质版并整合成完整的电子档案进行存档备查，以保证客观、真实掌握贫困生家庭经济状况。对提出贫困申请的老生，除了日常生活的深入学生生活的观察，还可以多方面、多渠道对学生实际生活状况进行了解。例如以新生入学时留下的材料作为参照依据，对现行申请的家庭经济调查表、申请表核对大致信息外，还可以通过饭卡充值中心、学生话费单、电脑、手机、衣物、鞋子等对学生的消费状况进行摸底调查；另外，要重视学生在贫困认定方面的积极作用，因为学生活动、学习在一起，他们之间的了解更深入真实，因而要经常听取学生和学生干部的反映，通过同学们的反映，使贫困认定工作更进一步的公平。对每次申请的认定材料和核对信息做到入库存档备查，让贫困认定工作形成一个有序的、延续性的不断更新的动态的数据库。

2.发挥学生的自主性，形成相对合理、规范、公平、公正性的认定程序。由于制度缺陷、人为原因等，致使当前贫困生认定很难做到公平和公正。要解决好贫困生认定这个现实问题，必须从多方面入手加以改进。首先，从思想上、行动上高度重视贫困生认定工作，各学院、各年级、各班级成立相应机构专门负责此项工作，做到人员到位，职责分明，从贫困生提出申请到审核评议再到认定公示要予以全程监控和管理，以确保贫困生认定的公平性；其次，要发挥学生的积极主动性，在共同学习《方案》后，由组建的工作小组成员主持，在不违背《方案》精神的基础上与全体同学商讨一套可行性、公平性、规范性、公正性的认定程序。在整个活动过程中辅导员和工作小组成员全程公开跟进，全体同学参与，尊重每一位同学的意见和建议，让全体同学一起感受到当家作主的主人精神，对申请学生的所有材料做到每位同学都能参与讨论，对每一份有问题的申请材料，由班集体的同学集中讨论，由工作小组进行收集公示，对有弄虚作假的材料，由班集体所有同学参与讨论作出相应的处罚，班集体的事情由班集体所有同学负责，这样，认定工作就可以保证相对的公平性、公正性。而所有的活动记录、活动材料都要统一收集归类入档备查。

3.以培养学生诚实友善为主的诚信教育，培养学生健康积极向上的心态。诚实守信是现代社会对大学生提出的根本要求，也是大学生自身发展的必备素质。国家教育的目的是在培养学生在诚实守信的前提下，自强、自立、自信，成长为国家持续性发展的栋梁，而助学的重要目的是让家庭经济困难学生在诚实守信的前提下敢于正视贫困问题，健康快乐地成长为自尊、自强、自信、自立的健康人格的大学生；因而在贫困认定工作中我们应该本着以人为本，从关心爱护学生、尊重学生的人格出发，以培养学生诚实守信的高尚品格为主要目的，以批评处分为辅助手段，在工作中采取谨慎的态度，对申请人提交的证明材料层层审核的同时，还要注重引导学生形成健康积极向上的人生观，培养同学之间相互关爱、友善、礼让的新风尚，为贫困认定工作创造良好的校园环境。对已经核实在贫困认定弄虚作假的学生，采取个别谈话，家访的形式，做细致的工作，从细微之处体现对学生的关怀，采取合适的方法，跟学生沟通，引导学生养成诚实守信的品格。总之，做好高校贫困生认定工作档案的管理，使每次的贫困认定工作有据可参照，形成长效常态机制，真正做好贫困生认定工作，这样才能提高高校助学的公平性和公正性。

高 瑛，宁春花.关于高校贫困生认定、资助及管理体系的思考CPEP[J].中国电力教育，2010