分析企业人事档案管理存在的问题

刘玲(黑龙江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理处)

分析企业人事档案管理存在的问题

刘玲
(黑龙江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理处)

摘要:我们通常说的人事档案主要是指在组织、人事等诸多部门在进行人事管理工作的过程中所形成的，是对相关人的个人品德、工作作风以及工作能力等诸多信息的一个综合记录，同时人事档案也是对相关人进行全面、综合考察或是进行管理的重要凭证。但是，由于我国持续不断的快速发展使得在社会注意市场经济的发展过程中企业的规模不断的扩大，雇员的数量也在不断的增多，这就使得企业的人事档案管理出现了一定的问题。

关键词:企业;人事档案;管理;问题

1　现阶段人事档案管理中存在的问题

1.1对档案的重视程度较低

随着社会主义市场经济的不断深入发展，我国的经济体质以及人才制度都出现了巨大的变化，并且人才交流方式也逐渐呈现出以双向选择为主，这样的发展方式突破了不同所有制身份对就业人员所造成的影响。这样为一些人才在追求自身价值的择业过程中提供了极大的便利，但是也有些人认为人事档案的本质是将组织进行政治化的一种产物，这一产物并不适用于市场经济的今天，所以将以前的人事档案保存到今天已经失去了其存在的意义，只有将旧的放下，这样才有助于人们打开新的局面。由于很多私营企业或是个人都具有这样的思想，就使得大多数人在去新单位报道上班的时候，其人事档案经常的存放在原单位或是依然寄存在各级人才交流中心，这就造成了人事档案中出现了空缺的现象。

同时也有一部分较为陈旧的档案管理理念是这样认为的，人事档案的管理工作应该是一项较为简单的静态工作，所以，在这一工作上不能投入太多的精力与时间，这就造成了在人事档案管理的过程中经常会碰到一个人兼好几个职位，并且一些人事档案管理的硬件设施也配备落后，造成了档案管理缺乏标准化以及规范化的情况。

1.2档案管理工作缺乏相关的制度

在多年的人事档案管理工作中，始终大范围的存在着对人事档案重视程度较低的情况，这种对工作重视程度不够的情况造成了人事档案存在着内容并不完整的情况，更有甚者还会出现人事档案与相关人之间出现了不匹配的情况，这对企业人事部门的工作开展情况造成了极大的影响。

通常来讲，在人事档案管理的过程中绝大多数的人事档案都仅仅记录着姓名、性别等基本信息，而对于可以反映出人员工作经历、工作成绩的材料等一些动态的档案资料基本都处于一种缺失的状态，这就造成了现在绝大多数的人事档案都处于一种不完整的状态，并不能准确的反映出一个人的真实情况。特别是对于一些工作能力较强的员工，其担任的职务以及薪水等都发生了巨大的改变，但是这些内容在他的人事档案上并没有任何形式的体现，从而使得人事档案信息不能准确的反映出一个人的综合情况。

1.3档案管理人员的编制不断减少

虽然我国人事档案管理经过了多年的发展，但是在今天仍然受到一些传统思想的影响，使得对人事档案管理的重视程度不够。专职的档案管理人员不断的被裁掉，使得绝大多数的档案管理人员都身兼数职，造成了对档案管理工作的照顾不周。同时还存在着档案管理人员业务能力不强，频繁更换的情况，使得一些档案管理人员并不能胜任这一工作。同时在经济不段发展的同时，企业的规模也在不断的扩大，企业的雇员数量也在不段的增加，人事档案的数量也呈现出快速增长的趋势，这些都对人事档案管理造成了一定的影响。

1.4人事档案的利用价值较低

一般来讲，由于档案资料并不能准确的反映出相关的人员的综合情况，使档案的利用价值出现了一定程度的降低。同时，由于一些企业对档案管理的重视情况不够，并没有对人员的档案进行实时的动态记录，造成了人员与档案的不匹配，这两点原因都在一定程度上造成了企业人事档案的利用率较低。

2　对企业人事档案的管理方式进行优化

2.1提升企业档案管理人员对档案管理工作的重视程度

为提升人事档案的管理效率，对于企业或是个人来讲都需要对一些落后的观念进行及时的更新，这样可以有效的提升对人事档案管理的重视程度。在市场经济的环境中，任何的竞争归根结底都是人才的竞争，所以对于一个企业来讲，如果不能正确的进行人事档案的管理就不能很好的使用人才。所以，作为企业来讲，必须要提升对人事档案管理的重视程度，构建出完善的人事管理制度，将人事档案管理工作作为企业的重要基础。

2.2加强企业人事档案管理硬件资源的建设

随着科技的不断发展与创新，计算机与网络技术在人事档案管理工作中的应用，必将会给人事档案管理工作带来翻天覆地的变化。在人事档案管理工作中引入计算机技术，是人事档案管理现代化的一个重要标志，通过计算机技术的引入，可以在极大程度上提升人事档案管理的效率，同是也可以降低工作人员的劳动强度。

2.3加强人事档案管理工作队伍的建设

由于人事档案管理具有政策性强、保密性强以及专业性强等特点，所以，对于企业来讲，要提升人事档案的管理效率就必须要先有针对性的提高人事档案管理工作人员的素质。抓好队伍建设，坚持不懈地对档案管理人员进行职业道德教育以及现代科技知识的培训，不断提高业务水平和工作能力，更好地为企业服务。

2.4加大利用价值

通常来讲，人事档案的价值并不是可以直接显现出来的，其价值属于是一种潜在的价值，只有通过对人事档案加以利用才能使其价值凸显出来。合理的对人事档案进行管理与利用，可以有效的发现人才。等于企业来讲，是否可以在竞争日益激烈的市场环境中生存、发展，事都可以建立起符合企业发展的人才信息网络，充分的对信息资源进行利用，这些都会对企业的生存、发展造成的一定的影响。

3　结语

档案的管理是一项具有较高专业程度的系统工作，同时档案管理工作也包含了非常多的内容。随着我国进入市场经济的发展阶段，在档案管理工作中出现了很多的问题，但是这些问题并没有任何的经验可以借鉴，所以职能在实际的工作中尽可能的完善档案管理制度，增强档案管理人员的工作能力，勇于开拓创新，推动档案管理的健康发展。

参考文献:

［1］赵希安.宜昌市出台民营企业电子档案管理暂行办法［J］.湖北档案，2009，(12) .

［2］李学香.党委政府主推档案管理模式改革仁［J］.中国档案报，2009，(7) .

［3］陶亚坤.关于民营企业档案管理体制创新的思考［J］.兰台世界，2006.

收稿日期:2014－12－28

中图分类号:U492

文献标识码:C

文章编号:1008－3383(2015)05－0170－01