基于内部控制视角下的高校收费管理研究

王 娟，黄美娟

（无锡职业技术学院 财务处，江苏 无锡 214121）

高校作为非义务教育阶段按实际培养成本收取适当比例的学费，对推动高等教育发展起到了积极作用。随着我国高校教育事业的蓬勃发展，高校在收费过程中形成的学费、住宿费等非税收入所占学校收入的比例越来越大，这对于缓解财政教育经费投入不足具有非常重要的意义，高校收费也逐渐成为其生存和发展不可缺少的条件。然而，在经济、社会、政治环境日益复杂的今天，高校在收费管理中所面临的新问题、新情况也越来越多，如何及时妥善处理好收费管理中的问题，减少管理漏洞、提高内部管理效率，发挥内部控制的优势显得尤为重要。

1 内部控制在高校收费管理中的意义

内部控制是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。

内部控制作为自我调节和自行制约的内在机制，在高校收费管理作用重大。完善的内部控制能够保障高校收费工作的正常进行，能确保各项收费收入能够得以顺利实现，并且能确保收费资金的安全性。完善的内部控制不仅可以保证相关数据的正确性和可靠性以及衡量收费是否遵循相关法律法规，而且可以保证收费信息的真实性、收费工作的效率性等，收费工作得以顺利开展离不开健全完善的内部控制。

2 高校收费管理存在的问题

收费工作是高校财务工作中最为基础的一项工作，提及收费，给人的印象大多是仅仅收钱而已，似乎丝毫没有技术难度。由于收费管理工作涉及了众多元素，诸如收费岗位的设置、收费票据的管理、收费业务的流程、收费依据的确立等问题，要做好收费管理中的方方面面并非易事。随着经济的发展，民众法律意识的提高，高校收费管理这项常见的工作逐渐成了被普遍关注的敏感工作，然而收费管理中暴露出来的问题，常常就是由于忽视内部控制而导致的，具体表现在以下几个方面：

2.1 收费岗位设置不合理

由于思想上缺乏对收费管理的足够重视，很多高校并没有配备足够的收费管理人员。相当一部分高校收费管理中，根本没有建立严密的收费管理组织结构，也缺乏完善的岗位责任制度，收费各岗位的职责和权限也比较模糊，甚至收费岗位仅仅设置1个或2个人，岗位之间根本没有形成相互制约、相互监督的关系。缺乏有效的牵制制度，内部控制的严重缺失，不可避免地会产生各种漏洞，这种完全依靠财务人员职业道德进行自我约束的和自我管理的模式，极可能会给学校带来不可估量的损失。

2.2 票据管理重视不够

票据是高校财务收支和会计核算最原始的凭证，也是财政、物价、税务等国家相关部门进行监督检查的重要依据。高校办学资金呈现来源多样化、收费渠道广泛化，伴随着收费类型的增多，票据的使用量越来越大。票据的科学管理，直接影响到高校财务管理的效率。但是在实际工作中，高校票据管理存在诸多问题。

一方面，票据保管不够重视。如前所述，财务人员紧缺，相当一部分高校并未设置专人保管票据，也没有设立专柜保管未用票据和已用票据。特别是学生学费票据，由于学生本身人数众多，加之交费可能分多次交清，因此学费收据动辄上万张甚至十几万张。因为忽视其重要性，大量的票据乱堆乱放现象比较普遍。一些高校虽然从内部控制角度设置了票据专管员，但也形同虚设，对于存根联的保管未引起高度重视，对于票据没有分门别类的登记，没有票据的领用记录甚至票据该注销而未注销等。

另一方面，票据开具不够规范。现如今大多数高校收费种类繁多，比如培训费、考试费、报名费、联合办学学费等，收费性质也比较复杂。为了解决财务人员不足，很多都有二级学院或其他部门代收，这样带来很多弊端。一是非财务人员没有经过专业培训，对使用票据的具体业务流程和管理规章不甚了解，票据使用意识淡薄，种类繁多的收费项目，根本分不清到底是财政性收入、还是经营性收入或者是一般往来款项，发生票据种类串用现象，改变了收费性质。二是容易滋生“小金库”，大量的资金长期滞留在二级学院或其他部门，得不到有效控制。

2.3 财务处与业务部门缺乏沟通

一些高校的财务部门与业务部门缺乏沟通，职责权限不明晰。在实际工作中，财务部门与业务部门分工不明确，常常出现二者口径不一的现象。

一是学生信息不能及时在部门间传递。学生学籍变动在高校是非常普遍的现象。但对学生学籍的异动情况，很多高校未能建立相关的内部控制制度，部门之间缺乏沟通，学生学杂费的收取多少也与学工处、教务处并无直接利益关系，财务部门往往无法从相关业务部门处获取及时的异动信息。收费管理与学籍管理等其他环节相脱离，学费的少收、漏收在高校中并非个例，最终导致学校收入的流失。

二是业务流程无序。由于部门之间缺乏沟通，财务部门最新的收费政策等未及时下达到各二级业务部门，二级业务部门事先也不与财务部门沟通收费项目、收费时间、收费对象等，就擅自发布自认为的“规范”收费流程。学生按照业务部门的要求直接去财务部门交费时，财务部门这才知晓需要收费。这样不规范的收费流程往往出现很多问题，比如收费项目及收费标准财务部门有无已经向物价部门备案，收费形式是否符合财务要求。如果财务尚未报备物价，因手续不全财务可能暂时拒收，这样极易引发学生的不满，也很容易引发财务部门与业务部门之间产生矛盾。

3 完善高校收费管理内部控制的几点对策

3.1 以内部控制为原则，建立相互牵制的收费管理岗设置体系

一个高校收费管理水平的高低，取决于是否建立严格的收费内部控制机制。学校要堵塞收费管理漏洞、防止资金流失，就必须从组织机构上形成有效的制衡机制。在岗位设置做到不相容职务相分离，对收费管理的各岗位职责权限进行合理划分，确保权责分明、相互牵制、相互监督。建议收费岗位设置可做如下考虑：首先，设置系统管理岗，系统管理员主要负责系统参数的设置（如打印格式、收费软件维护等）、学生相关信息初始化工作，对不同类型的收费项目设置、收费标准的设定、学费的减免录入、及时更新学籍变动信息，进行数据的备份保管等工作；其次，设置开票打印岗，开票员主要负责票据打印，根据收费软件设定的标准和项目打印票据后交给收款员，开票员坚决不能接触现金，第三，应设置出纳岗，即收款员按照票据金额准确收款或者退款；最后，应当设置收费复核岗，收费复核员对整个收费全面进行监督，不仅要熟悉收费系统软件的操作，能根据相关业务部门提供的学生信息，核对收费系统中收费项目、人数、标准是否有误，对收费基础数据进行监督，而且要求其工作必须认真负责，能定期对票据管理的登记进行检查，确保票款相符。

3.2 重视票据管理，加大票据管理培训

票据管理作为高校收费管理是至关重要的一个环节，对规范高校的收费行为、促进高校资金高效运转、有力地保障学校各项收入的全面实现、完善高校内部控制制度，均有着十分重要的意义。因此，对于票据管理中出现的内部失控现象，建议采取如下措施：

一方面，领导应思想上应高度重视。高校必须施行票据专人管理，首先做好票据购买及登记工作，即按照有关部门规定，申请购领发票并在领购簿上做好登记工作，应到财政指定点印制票据并分类做好票据的入库登记手续。其次做好票据的领用工作，票据专管员根据各申请单位的审批手续及收费项目的性质，办理相关票据的领用手续。最后，实行款随票清的制度。做到及时缴销票据，并核对开具票据金额与入账款项的一致性。

另一方面，加强票据管理的宣传和培训。首先财务部门在工作安排上尽量要把责任心强、做事认真的人员安排到票据管理岗位，从源头上做好票据管理工作。其次，财务人员除了自身要精通票据管理的业务外，针对二级业务部门使用票据观念淡薄的情形，要建立票据业务的培训制度，对二级单位相关人员定期进行业务培训，对于票据的用途、可以开具的内容、票据书写的规范等都要进行培训，让实际使用票据的人员充分了解票据有关常识和规定，从而提高票据管理队伍的整体业务素质，确保票据的规范使用。最后，建议财务部门通过财务网页等方式加强对票据使用及管理的政策宣传，使广大师生养成交费索要票据的良好习惯，提高其依法使用发票的意识。唯有如此才能从源头上有效控制各种乱收费，私设“小金库”的行为。

3.3 加强部门沟通合作，重视流程控制

要做好收费管理工作，离不开学工处、教务处等职能部门的大力配合。协调好财务与其他业务部门之间的关系，明确各自的职责至关重要。

一方面，加强信息互通，部门间通力合作。在信息化迅速发展的时代，可以借助网络平台，推进网络综合收费管理系统的建设，在明确各部门职责的前提下，加强内部控制建设，实现资源共享。比如学生入学的初始信息、学籍变动信息、选修课程情况等能准确及时地传输到学生收费系统，确保收费不漏收、不多收。借助网上收费查询平台，将信息及时反馈给教务处、学工处等相关部门，以方便其办理学生注册、学生选课等手续。同时还可了解学生欠缴费动态以便及时催缴学费，从而保证学校收费收入的顺利实现。

另一方面，规范业务流程。由于财务部门必须严格执行国家的相关收费政策，比如必须坚持“先上证、后收费”，即收费必须得到物价部门的许可方可收取，同时财务部门还要严格执行收费公示制度，并且坚决杜绝擅自设立收费项目及提高收费标准等乱收费行为，所以，业务部门依然需要同财务部门沟通，业务部门需要收取相关费用时，应事先和财务部门取得联系，在财务无异议的情况下发布收费流程，最好是以两部门联合发布收费流程。只有规范的收费流程，方可减少收费过程中的矛盾和违法行为。

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