探究高校教学秘书工作存在的问题与对策

王 红

（金陵科技学院 秘书系，江苏 南京 210001）

一 高校教学秘书的重要性及必要性

（一）教学秘书是教学计划制定的“参谋家”

教学秘书是高校教学管理的基层管理者，并且还是直接参与者[1]。教学活动作为基层管理者，具有一定的沟通作用，充当上令下达和下情上奏的传递者，可以说，高校教学秘书工作是教学活动与教学管理之间的桥梁和纽带[2]。基于某种程度而言，教学秘书的纽带有着其他管理人员无法替代的优势，因而，这在一定程度上决定了教学秘书在学校决策、教学计划制定过程中可以为提供具有一定参考意义和价值的真实资料与信息，最终充当高校教学秘书的“参谋家”的地位。

（二）教学秘书是教学过程开展的“策划者”

高校教学秘书的任务不仅繁琐，而且繁重，它承担着来自教师、来自学生等各个方面的大小事宜。具体而言，教师方面：安排教学任务；调整各个专业教学计划；制定教师课表；调、停课；安排课程考查、考试；整理教师各个学年的考试试卷；对每个教师的工作量进行统计；帮助教师完成课题申报项目；整理教师获得奖励及处分的材料；组织教师完成课堂教学评估。学生方面，组织选课；征订教材；整理学生考试试卷成绩；安排补考、重修考试；考察毕业生资格；审查学位授予资格；毕业论文的整理和归档；学生实习等，这些工作都需要教学秘书去完成[3]。可以说，教师与学生这些需求几乎涵盖了高校教学中的各个领域，对于教学秘书而言，正是这各个领域内顺利实施的重要策划者及组织者[4]。倘若教学秘书工作的缺失，会使得整个教学过程陷入无秩序状态。

（三）教学秘书是高校师生的“服务者”

高校教学秘书虽然作为管理者，但其职位目标要求秘书需要为高校教师及学生提供服务。教师和学生在学校遇到的80%以上的问题都需要靠教学秘书去解决[5]。可以说，作为总中枢的秘书在高校中具有不容忽视的重要作用。倘若高校教师不能够有效地进行工作，会使得高校管理环境脱节，出现协作。沟通障碍。因而，高校秘书是高校师生的“服务者”，提高校师生做好一切善后工作，能够让师生在各自的领域内后顾无忧的进行教学与学习。

二 高校教学秘书的工作特点

教学秘书简单来说就是协助高校领导完成高校日常管理中遇到的各种问题，帮助教师与学生完成各自的“教学目标”和“学习目标”[6]。教学秘书在高校中即从属于教务处，也处于院系教学管理的独立地位，即是管理者又是服务者。以下具体就高校秘书教学的工作特点进行分析。

（一）独特性

教学秘书工作最为主要的内容是服务，主要为教师服务也为学生服务。高校聚集知识和知识分子，其教师的职称千差万别，加上性格迥异，不能民族风格背景的学生，都使得教师的服务对象具有一定的独特性，因独特性的存在，不可避免的加剧了服务难度，同时还使得服务类型多元化。此外，教学秘书自身存在一定的特殊性，教学秘书的行政隶属关系在各教学单位，教学秘书的业务工作是教学管理。

（二）繁琐性

教学秘书工作范围涉及较广，可以说，不仅涉及到教学管理中的各个方面，而且还涉及到众多师生之间的切身利益。如：教师档案整理、学生档案整理、补考通知、课表安排等等。

（三）时效性

教学秘书工作不仅工作范围涉及广泛，并且还具有一定的时效性，一般以一个学年为例。每年高校都会有毕业生、有新生，有新教师的入职，有老教师的离退，可以说，这些都说明了教学秘书工作的时效性。

（四）规律性

高校教学以学期为周期，因而教学秘书的管理工作具有一定的规律性可循，每季新学期开学前，教学秘书需要安排课表、安排调休、安排课程考试，每年学生毕业时，会对档案进行整理，对学生论文进行归档，可以说这些都体现出一定的规律性。

三 高校教学秘书需要具备的素质与能力

（一）基本素质

首先，对于高校教学秘书而言，需要具备较高的思想政治素质和良好的职业道德修养，热爱教育工作，自身具备较强的责任感与责任意识，在工作中时刻提教师和学生着想，解决学生所想、解决教师所需。此外，有较强的服务意识，能够严格按照规章制度进行执行，有效地自觉抵制不良风气。教学秘书因与学校各个单位交往密切，不可避免的会出现一些矛盾问题，因而，这就要求高校教学秘书具备良好的修养，当碰到矛盾时，不能感情用事，应该本着以人为本、实事求是、公平、公正的态度和原则进行处理，有效地把握好沟通协调分寸，让教师与学生都能够感受到教学秘书在设身处地的替自己着想[7]。最后，教学秘书还需具备一个秘书专业知识，只有在扎实专业知识的支撑下，教学秘书才能够制定出创新的教学计划和培养方案，并且对教师的教学状况与学生的学习状况有所掌握，进而有效保障院系教学工作的顺利开展。

（二）必备能力

教学秘书接触的人员分为多个层次，因此，较强的沟通协调能力和表达能力是教学秘书必备能力。高校教学中，事故的发生没有预期性，往往是突然发生，因此，这就需要教学秘书具有一定的随机应变能力。教学秘书充当的是管理层，需要具备一定的管理能力，对领导给予的指示快速执行，并且准确安排教学活动。教学秘书面对的工作繁多、繁琐，需要秘书具备统筹安排的协调能力。此外，随着计算机时代的到来，高校已经开始信息化建设，因而，教学秘书还需具备一定的计算机知识及办公软件使用技巧。

高校是一个承载新信息的大熔炉，能够产生数以万计的新信息，因此，教学秘书需要具有超前的眼光，能够与时俱进，在具体的工作中，多接触了解新信息，树立新的工作目标与服务目标，在具体的实践过程中，借鉴别人有益经验，取长补短，最终力求事半功倍。

四 高校教学秘书工作中存在的一系列问题

近些年来，高校教育扩招，使得精英教育转化为大众教育，高校人数的增加，给原本负担较重的教学秘书带来了更加繁重的工作任务，加上教育改革下，传统的教学秘书工作已经不能够适应当前社会发展的需要，基于此而言，高校中教学中存在一系列亟待解决的问题。以下就具体问题进行分析。

（一）队伍稳定性差，待遇较低

1.政治待遇低。高校中，综合实力的评比在于科研质量，基于此，高校领导一般重视高校科研。对于教学秘书而言，一般不给予重视，不重视就会造成忽视，忽视就会造成遗忘，可以说，教学秘书是高校中处于边缘地位的一个职位。此外，在传统思想观念的影响下，一般人们将高校秘书定义为打杂、善后的，其工作就是简单的制定课表、安排课程、统计成绩、归档等简单工作，认为没有复杂度，一般人就可以做，因此，不需要基于一定的政治对位。并且，由于秘书工作比较繁琐，不容易考核，其工作成果很难被具体表现出来，因而，高校教学秘书自身对工作也持有一定的排斥度。

2.职称评定难。在上述部分提到高校秘书工作繁琐，工作成绩不容易被直接量化出来，因而，在职称评定的过程中存在一定难度。现如今，高校秘书评定职称一般分属在管理行列，与高校管理人员共同参与评定，但是，教学秘书工作不容易较为直观体现，因此，处于相对劣势地位[8]。通常在一线岗位坚持十几年还是一个科员，这些问题都在一定程度上打击了教学秘书工作的积极性。

3.收入低。高校中，职工工资直接与职称挂钩，而教学秘书因职称难评定，其收入待遇普遍较低。这样以来，教学秘书的工作成果与工资不挂钩，其工作成绩好坏与否所领取的工资是一样的，因而，使得教学秘书失去一定的工作积极性。

（二）岗位职责不明晰

教学秘书作为高校的教学管理人员，应该在教务部门和院（系）双重领导下开展具体的管理和服务工作[9]。对于国内大部分高校而言，一般教职工的岗位设置是依据人数制定的，尤其对于新建的本科院校而言，其管理模式仍旧沿袭大专管理模式，所以，院系中没有设置具体的教学秘书工作岗位，如：科研领域秘书、党政秘书、行政秘书等，岗位的缺失造成管理出现一定混乱。

（三）信息沟通不顺畅

信息化时代下，互联网出现在生活中的各个领域，给整个社会带来了重大的改变。但是，就高校利用信息化的现状而言，其信息化建设的要求远远落后于教学管理的实际需求。此外，信息在传递的过程中，受到软硬件条件的限制与制约，不能够准确、流畅的进行信息传播与沟通。可以说，信息流通不畅也是制约高校教学秘书工作的一个主要原因。

五 针对出现的问题提出的几点对策

（一）提高重视度

在高校中，只有领导重视了教学秘书工作，才能使得高校秘书工作的政治地位得以提升，消除人们对教学秘书的错误认识。因此，高校相关部门应当对教学秘书选拔及培养给予一定的重视，对教学秘书的突出成绩给予肯定与表扬，此外，在高校教学秘书中，建立行之有效的评价机制，提高教学秘书的收入水平[10]。对于人才引进来说，高校应当给予一定的优惠政策吸引高学历的专业管理毕业生，充实教学秘书工作，将教学秘书工作的培养纳入到高校教学培养的计划中。

（二）明确岗位职责

教学秘书是高校教学中的服务者，其具体内容按时间可以划分为：事前、事中、事后三方面，事前，对教学计划及教学工作进行有效安排；事中，切实做好教学管理文件的上传工作，安排课表、学生报到、学生考试等等相关事宜；事后；对学生和教师的档案资料进行保管与整理。

（三）搭建信息传递平台

高校中应当充分利用信息化优势，对教学秘书工作的管理设施进行完善，有效改善教学条件和教学环境。高校需要对自身高校的教务管理软件进行完善，对高校的网络平台进行完善，此外，从软硬件两个方面确保教学秘书工作的信息传递。

总而言之，高校教学秘书工作是高校管理中的一项重要环节，其工作好坏与否直接影响到高校发展。因而，高校应该给予教学秘书工作一定的重视度，加强高校教学秘书队伍的建设，针对出现的问题，找出切实有效的解决方案，进而提升高校教学质量，提升高校综合实力，积极推进高校持续、健康有序发展。

[1]邓新荣,高务龙.高校教学秘书队伍建设中存在的问题及其对策[J].民办教育研究,2010,(5).

[2]张教赟.新时期高职院校教务秘书激励机制研究[J].职业教育研究,2010,(4).

[3]谢丹桔.高校教学秘书在地方性本科院校评估中的能动作用[J].湖南科技学院学报,2010,(2).

[4]钟天亮.新时期高校教学秘书应具备的素质和能力[J].科技情报开发与经济,2010,(1).

[5]刘莹.新时期如何做好高校教学秘书工作[J].科教文汇(上旬刊),2010,(1).

[6]彭龙芳.高校教学秘书角色定位与能力培养[J].经营管理者,2010,(1).

[7]高雯芳.对做好高校教学秘书工作的几点思考[J].科教文汇(下旬刊),2010,(2).

[8]易秋芳.高校教学秘书工作存在的问题与对策[J].重庆科技学院学报(社会科学版),2010,(5).

[9]倪丽梅.高校教学秘书工作存在的问题与对策探析[J].科教文汇(上旬刊),2011,(1).

[10]王赫.高校教学秘书工作存在的问题及对策研究[J].才智,2014,(17).