高校档案管理信息化工作研究

甘秋歌

(杨凌职业技术学院， 陕西 杨凌 712100)



高校档案管理信息化工作研究

甘秋歌

(杨凌职业技术学院， 陕西 杨凌 712100)

摘要：随着科学技术的不断发展，全社会的信息意识变得越来越强，同时，网络信息化技术逐渐被引入到各行各业，帮助解决着各行各业存在的问题。我国的教育事业蒸蒸日上，教育水平和办学质量都有着明显地提高，高校档案管理的信息化，是高校信息资源现代化的基础，也是提高档案管理质量、学校教学效率的一个重要手段。但是，从目前来看，我国高校档案信息化建设当中还存在着很多问题。必须从思想上提高认识，加快软硬件的建设，提高人员综合素质，才能将高校的档案管理信息化工作做得更好。

关键词：高校； 档案管理； 信息化； 工作人员； 管理机制

0引言

随着计算机技术的飞速发展，全社会的信息意识都有所增强，目前，我国正处于信息化建设的发展阶段。高等学校的建设有赖于信息化的管理，这也是顺应时代的发展。高校档案是高校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录，对学校有着宝贵的意义。高校档案还可以全方位地反应学校的办学水平和能力，也是高校发展史的重要依据。近些年，随着高校招生规模不断扩大，高校档案数量和内容也随之增加，档案的记录方式也跟以前相比变得多样化，很多学校开始利用校园网建立档案查阅中心，利用现代信息技术来进行档案的管理，这样可以让查档者不受空间和时间的限制，若在高校之间建立起档案馆的联系，档案内容还可以实现共享，这将大大提高档案的利用率。但是，由于种种原因，目前高校档案管理信息化的进程并不顺畅。本文将从高校档案信息化的必要性说起，对档案信息化建设提出一些对策。

1高校档案管理信息化的必要性

随着高校的不断扩招，越来越多的学生进入学校，越来越多的教学和科研活动需要被记录下来，记录下来的文字、图表和影像资料都能有效地反映一个学校的办学水平和能力，是一个学校发展的缩影。高等院校的档案对于学校提高办学质量，深化科学研究都具有很重要的作用。

首先，高校档案管理信息化建设是高校进行各项工作的基础，也是各项事业改革的发展需求。特别是这些年来，高校教育改革不断深化，在改革当中不断涌现的新问题、新措施，就需要记录归档，越来越多的内容就要求档案整理的速度和效率必须提高，因此，高校档案管理的信息化也是非常必要的。

其次，高校档案管理信息化也是将档案管理的服务手段进行了变化。传统的档案管理服务手段已经不能跟上信息发展的步伐。而通过档案管理的信息化，很多工作都可以通过计算机网络来完成，大大地节省了人力和物力，不但可以让查档者自主查询，不受时空限制，还省去了档案管理者的一系列繁琐的工作内容。比如之前所用的纸质版的档案逐渐老化，如果采用了先进的技术手段，将档案管理信息化，那么档案的保存时间就不受限制，也比之前更加安全和完整。

然后，高校档案信息化建设是适应档案载体形式变化的需要。档案的载体在经过了许多年的改变之后，由最初的甲骨、钟鼎变成了现在多数以纸张为载体的形式。传统的高校档案多是以纸张为载体来进行记录，这样不易收集，还容易丢失，不方便加工和管理。信息化的高校档案管理有效地避免了这一情况，它主要靠网络、光盘等电子介质来保存档案，其保存和处理方式都发生了重大变化。这不但有利于档案的长期保存，还方便了高校档案资源的开发利用。

最后，高校档案管理信息化也是将社会与高校之间连接，让资源得到共享，使得资源利用实现最大化，再也不用受空间和查询方式的限制，社会各界可以根据自己不同的需求查到自己所需的资料，真正实现了信息资源的共享。

2高校档案管理信息化的现状及存在的主要问题

2.1思想观念落后

高校档案管理是现代教育的基础，也是高校工作的重要组成部分。高校的发展有赖于档案管理的落实。从目前的情况来看，一些高校的领导没有树立起现代化管理档案的意识，缺乏对档案管理的长远意识，认为档案管理并不会对教学质量有所影响。同时，很多档案管理工作人员看到了自身与任课老师之间的差距，认为自己的工作得不到单位的重视和认可，所以按部就班，工作没有创新，对自身工作缺乏责任心。这些人的一个共同点就是没有意识到档案管理的重要性，致使档案管理工作得不到重视，不能与逐渐发展的办学思想相适应。

2.2管理手段落后

由于资金等方面的不足，我国高校档案管理信息化还处在初级阶段，计算机技术的使用还有很大的局限性。多数的档案管理工作还是依靠手工进行，这使档案管理工作的质量和效率都得不到提高。还有很多高校虽然已经配备了计算机设备，但是由于工作人员使用水平有限，对计算机操作手法不够熟练，所以多数还是利用传统的手工进行档案管理，现代化的设备得不到真正的利用。同时，很多高校同时建立了数据库，库里只有目录没有相应的附件，且彼此独立，互相之间没有连接，使得资源共享成了空谈。

2.3档案工作人员专业技能偏低

从目前的情况来看，有些高校虽已具备了档案管理信息化的硬件条件，但是由于工作人员的知识储备不够，对计算机和网络的操作能力欠佳，使得设备没有被充分利用。对从事档案管理的工作人员来说，他们不仅应该是专业的，还应该具有一定的计算机技术和英语能力。由于很多从事档案管理工作人员的学历结构、知识结构并不合理，没有经过严格的信息化技术训练，不能将信息化设备进行较好的利用，导致高校档案管理信息化建设成为了一纸空文。

3关于高校档案管理信息化的几点对策

3.1强化各方面对高校档案管理信息化重要性的认识

随着高校档案事业的发展，档案管理在高校建设中的重要性逐渐显露了出来。为了加强档案管理信息化建设，学校应该重视档案管理工作，针对在档案管理工作中遇到的问题进行相关的培训和科研活动，通过实践、认识、再实践、再认识的道路，将档案管理工作做得更好。同时，学校不但从领导层面开始对档案管理工作进行重视，也应该让工作人员、在校学生、任课教师都认识到档案管理的重要性。

3.2建立档案管理信息化运行机制

档案信息化建设的一个重要基础就是数据库的建立，在进行档案管理信息化建设之前，学校应该根据自身条件和能力，充分利用校园网的设备，建立一个数据库，并及时完善更新数据库。档案的真正存在意义在于利用，人们通过查阅档案，得到更多的帮助。以前因为传统档案管理手段的局限，很多数据有了损坏或者丢失，但是当引进了信息化技术之后，电子版的档案管理手段代替了纸质版的保存手段，这样就增加了数据的安全性和完整性。同时，我们还可以利用信息化的手段，使得档案的查阅和搜索变得自动化、快捷化，既节省了查阅人的时间，又提高了档案利用的效率。

4结语

高校档案管理工作是高校日常工作中一个重要的环节，需要得到充分的重视。校领导不但要重视档案管理工作，并且也要让教职工将这一工作重视起来。从事档案管理的工作人员需要积极树立服务意识，变传统的档案管理为新型的服务型档案管理。同时，广大的高校档案管理工作者应该在工作中不断提升自己的专业技能，学习更多的信息技术知识和英语知识，及时发现问题，不断创新，将档案管理工作做得更好。

参考文献：

[1]周 毅.全面准确认识档案管理信息化建设[J].档案学通,2002,(4).

[2]吴 菊.浅论高校档案信息化建设面临的问题及对策[J]．教育理论与实践，2005，(7)：62．

[3]朱金凤/高校档案管理信息化研究[J]．商丘师范学院学报，2005，(21)：178．

[4]甘秋歌.新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考[J]．杨凌职业技术学院学院，2014，2: 84-86

Research on Archives Management Informationization

in Colleges and Universities

GAN Qiu-ge

(Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:With continuous development of science and technology, the awareness about information in the whole society becomes more and more strong. Meanwhile, the network information technology which helps us to solve problems is gradually being introduced into all walks of life. China's education is booming, and the level and quality of school education have been significantly improved. Informationization of university records management is the basis for the modernization of university information resources, not only it improves the quality of file management, but also it is an important means of improving teaching effectiveness. But for now, there are still many problems in the construction of college archives informationization. We should raise awareness ideologically, accelerate the construction of hardware and software to improve the overall quality, and better the information work about file management.

Key words:university; file management; information technology; staff; management mechanism

中图分类号：G271; G647

文献标识码：A

文章编号：1671-9131(2015)02-0088-03

作者简介：甘秋歌(1979-)，女，陕西武功人，馆员，学士，现主要从事人事档案管理工作。

基金项目：杨凌职业技术学院院级项目“陕西省农民专业合作社档案规范化管理模式研究”(A2014037)的研究成果

收稿日期：2014-12-16