提高秘书学专业学生管理能力探析

王友云，蒋志军

（ 1.铜仁学院 文学院，贵州 铜仁 554300；2.湖南省溆浦县大华乡学校，湖南 溆浦 419315 ）

提高秘书学专业学生管理能力探析

王友云1，蒋志军2

（ 1.铜仁学院 文学院，贵州 铜仁 554300；2.湖南省溆浦县大华乡学校，湖南 溆浦 419315 ）

秘书工作的性质决定了秘书与管理息息相关，特别是随着社会发展，秘书职能也在发生转变，“管理文秘”职能得以生成和发展。作为高校的秘书学专业，如何培养秘书学专业学生的管理理念和管理能力，已成为一个值得研究的教改课题。从培育秘书学专业学生的管理理念入手，科学设置秘书学专业课程体系，以实践为导向，进行实践教学、案例教学、角色扮演、体验教学，改进教学方式方法，这应成为提高秘书学专业学生管理能力和培养适应时代需要的管理型秘书的重要途径。

秘书学专业； 管理能力； 管理文秘

传统的秘书在人们眼里只是个打杂人员，然而，社会发展对秘书提出了新要求，传统的秘书职能已不能适应社会需求，秘书职能正在发生转型。现今时代要求秘书必须是高素质的管理型秘书人才，秘书处于上传下达的位置，这一特殊的枢纽位置要求秘书必须具备一定的管理协调能力，具备一定的管理素质，才能使组织高效顺畅运作。管理能力对秘书来说变得特别重要，那如何提高秘书的管理能力呢？我国大学秘书学专业一向注重培养学生语言文字能力，那么如何提高秘书学专业学生的管理能力，确实是一个值得研究的教学改革课题。

一、“管理文秘”职能的生成与发展

秘书工作具有管理职能的内在含义，但一直被忽略，随着社会发展，秘书的管理职能愈发明显。然而，过去都认为秘书工作就是简单的办文、办事、办会、当助手，因此我国秘书学专业也一直较注重文字工作能力的培养，而忽视管理能力的提升。按照法约尔的管理要素理论，“管理，就是实行计划、组织、指挥、协调和控制。”这是从管理过程理论对管理进行定义。管理总是为了实现一定的组织目标，而要实现组织的目标，就需要管理者有效利用组织的人力和物力，积极组织各种资源，发扬团队的力量去实现［1］。而在完成组织目标的这一过程中，秘书工作是一直贯穿始终的，管理的整个过程有文秘工作内容。同时，文秘工作中具有管理的职能，管理与文秘两种工作职能既有区别更有联系，两种职能相辅相成，管理中渗透着文秘职能，文秘中渗透着管理职能，二者共同推进工作的开展和目标的实现。因此，正是在管理工作中，文秘和管理发生了千丝万缕的联系，“管理文秘”职能得以生成和发展，也就需要在管理工作中培养文秘的技巧和素养，在文秘工作中培养管理的方法、技艺和管理理念。

管理与文秘在工作中息息相关，但在管理工作中，总是以管理为主导，文秘为辅助推进管理，推进目标的实现和任务的完成。文秘工作从属于领导者的管理活动。管理工作是前台工作，而文秘工作往往在幕后执行。管理者总是走在前台，承担责任，

不论怎样看，文秘从属于管理职能，就不可避免地具有管理的属性。这就需要培养文秘人员在管理方面的智能、素养及职业道德，培养适应时代需要的管理型秘书人才。因此，在秘书学人才培养中，如何培养秘书学专业学生的管理素养与能力已成为这个学科的重要主题。

二、提高秘书学专业学生管理能力的途径

（一）培育秘书学专业师生的管理理念

理念是推动一切工作的前提，是思想的指导，只有树立了干事的理念，才能干成事情。就文秘专业学生管理意识的生成、能力和素质的培养而言，也必须从理念入手。学校、教师和学生都应意识到培养管理理念对文秘专业学生的重要性。要使学校、教师和学生都真正懂得，管理职能是做好文秘工作的必要条件。教学观念必须顺应时代发展的需要而改变，文秘专业必须适应社会需要和岗位需求。当今的秘书人才不再是一般意义上的办文、办会、办事，必须具有良好的辅助管理的能力。时代需要高素质的管理型文秘人才，秘书已然从过去负责抄抄写写的打杂工变成需要具备良好管理能力的综合型人才。这就要求提升文秘专业的存在价值。要让“管理文秘”的理念深入到秘书学专业的教育教学实践中，学校应营造好各种适合秘书学专业学生发展管理理念的环境和氛围，把管理理念上升成一种秘书学专业的文化，对学生起到潜移默化的作用。秘书学专业的教师要从思想上认可管理理念，有了正确的认知才能更好地执行，才能在课堂中践行。同时，教师也应不断学习，丰富管理知识，深入实践调研，丰富管理经验。只有学校和教师重视对学生管理理念的培养，才能为教学和教改提供良好的外部环境和保障，也才能培养真正满足社会需求的高素质的秘书专业人才，秘书学专业也才能真正得到社会的认可和尊重。

（二）科学设置秘书学专业课程体系

文秘专业要实现其人才培养对接社会需求，培养具有管理能力的文秘人才，就必须将管理学的内容引入到秘书学专业教学的课程体系中。管理学是一门发展相对完善的学科，已形成了自己相对成熟的教学模式和教学体系。在秘书学专业教学中适当增加管理学的教学内容，其实质就是实现这两个专业的交叉融合。但如何实现这种融合，不至于成为单纯的管理学教学，而是实现“管理文秘”呢？在秘书学专业培养计划中增加一些与未来文秘工作相关的管理学课程，是培养学生管理理念和提高管理学知识和理论的重要方式。但教师必须注意对管理学内容在质和量上的双重把握，因为文秘专业的学生与管理学专业的学生在专业建构上是不同的，培养目标和要求都不同，因此文秘专业学生学习管理学课程的广度和深度都应有别于纯管理学专业的学生。在文秘专业中，主要是要重视管理理念的培养和开设有利于从事秘书工作的管理课程，如针对秘书需要社会调查能力、撰写调查报告能力、组织协调能力等，开设社会调查学、公共关系学、行为科学、行政管理学、企业管理等新兴和行业管理学科课程。秘书专业应积极适应时代发展需要，培养适应多种行业的管理型秘书，必须调整原有的课程设置，形成学生适应现代管理型秘书的知识结构。同时，对于秘书专业的学生，更应注重管理技能的培养，不只是管理学理论和知识的学习，秘书专业是一门应用型文科专业，应始终注重课程的应用性。

（三）以实践为导向，改进教学方式方法

1.实践教学

秘书学专业的学生应尽可能多增加一些实践教学内容，让理论知识得到实践的检验。“生活即教育”，一定要让秘书学专业的学生走进生活，走进实践，让理论知识有实践运用的机会。应通过设立暑假短学期，通过暑假参加社会实践，要求学生撰写实践调研报告，提升实践能力。学校应积极与企业、政府部门、厂矿联系，建立秘书学专业的教学实践基地和见习实习基地。学校还应为学生设立专门的实践学期，让学生去企业、政府部门见习实习，参与管理，提升秘书学专业学生各方面的能力，尤其是管理能力和水平。学校还应为学生多提供一些参与实践的机会，比如学校和地方企业、政府部门举行重大活动或者会议，可以让文秘专业学生参加一些工作，让他们有走出去的机会，亲身实践，提高自己各方面的能力。

2.案例教学

秘书学专业是一门应用性文科专业，应以实践教学为主，理论为辅，并且在理论课教学时应多一些实际案例的教学。这样更接近生活，让学生有身临其境之感，从而能更好地提高学生的实际操作能力，避免“纸上谈兵”、“形而上学”。通过一些实际的经典案例的讲解，让学生对社会生活有更真实的感受和更深入的了解。通过设计案例，让学生通过充分深入地互相讨论，寻求解决问题的方案，通过案例学习，学生更容易接受和掌握鲜活的案例中所蕴含的知识和经验。同时，通过各方面的案例教学，培养学生工作协调、人际协调的方法与技巧，商务谈判的方法和艺术，人际沟通的原则和技巧等，很多的管理技巧和能力都可以通过好的案例设计得到培养和提升。

3.角色扮演

角色扮演就是分角色在具体情境中扮演秘书人员，在具体问题中让学生自己去应对，启发学生思维，教师在这个过程只是扮演配角，指导学生，充分发挥学生的主动性和创造性。角色扮演可以有效地定位学习目标，让学生身临其境，如同在实际生活中一样，可以使学生更加感知和熟悉秘书工作环境，知悉作为秘书人员应该怎样处理问题。角色扮演是一种虚拟实践的教学方法，通过为学生提供特定情境扮演一定的角色，加深对具体工作岗位的理解。譬如组织学生自己筹备会议，自己进行商务谈判，自己进行危机事件的情景模拟和处理等等。角色扮演可以让学生在扮演中获得对工作岗位的感知，增强感性印象和理性思考，开启学生的想象和思维，提高学生的知识运用能力、实际操作能力及随机应变能力等，对提高教学效果很有帮助，教师只是最后点评，让学生体验秘书工作的实践场景。

4.体验教学

要提升文秘专业学生的管理能力，不应只停留在课堂上，还要让学生有机会实践。但学生真正的实践又是有限的，只能是小范围的，受到时间和各方面条件资源的制约。体验教学能弥补实践教学的受限性，让学生深入实践进行观摩和体验不失为一种可行的选择，由教师带队深入企业、厂矿和政府部门，近距离感受学习内容。这样学生就会把所观所感同平时课堂教学知识结合起来，通过体验去感知、理解、领悟和验证教学内容，这种真实场景的观摩体验，有助于学生管理理念、技能和判断的形成，学生返回课堂后会更具实际的观感调整自己的学习方法和知识结构。同时，体验教学也有助于培养学生的悟性和对知识的感悟能力，培养学生分析问题和解决问题的能力。

三、结语

当今社会，经济与社会飞速发展，带来了不同学科的交叉融合，学科的交叉和融合已成为学科发展的大趋势，特别是在哲学社会科学领域，融合的趋势越来越明显。文秘教学与管理理念的融合在某种程度上是对社会科学融合趋势的时代反映，随着时代的发展，秘书职业的专门性越来越同综合性联系到一起，秘书职业的专门性与综合性相伴相随，将管理理念与文秘教学相结合，将管理学课程带进秘书学专业的课堂之中，这是秘书职业“管理文秘”职能的要求，更是社会发展的要求。特别是随着时代发展，领导的事务繁多，不可能事必躬亲，秘书的作用得以凸显。秘书的一系列工作都存在管理活动，如从组织形象管理、人际关系管理、沟通管理到办公室管理、文件管理、会议管理、信息与档案管理等无不体现“管理文秘”的重要性，秘书越来越要求需要有良好的管理能力，管理型秘书成为秘书职业的发展趋势，这为秘书职业的新发展提供了很大的空间。

［1］ 纳勇.“管理文秘”职能的历史演变［J］.云南民族大学学报，2008，（2）.

［2］ 秦旺锋.高职文秘专业教学中学生现代企业管理理念的培养［J］.当代职业教育，2012，（8）.

（责任编辑 王小聪）（责任校对 黎 帅）（英文编辑 韦琴红）

An Exploration on Improving the Management Ability of students majoring in Secretary Science

WANG Youyun1， JIANG Zhijun2
（ 1. School of Humanities， Tongren College， Tongren，Guizhou 554300， China；2. Dahua Town Middle School， Xupu， Hunan 419315， China ）

The nature of secretary work decides that secretary is closely related to management. With the development of society， the function of secretary has changed， and a management-type secretary” has formed and developed. Then how to cultivate the management conception and management ability of students majoring in Secretary Science has become a teaching-reform project deserving researching for the Secretary Majors in colleges and universities. In this paper， it is held that the important way to improve the management ability and cultivate the management-type secretary adapting to the times is to start with the cultivation of the management conception of students majoring in Secretary Science. Then， it is vital to scientifically set a practice-oriented curriculum system and improve teaching method to take practice teaching， case study， role play and experiencing teaching.

Secretary Science， Management ability， Management secretary

G421

A

1673-9639 （2015） 02-0189-04

2014-10-22

本文为2013年铜仁学院教改项目“秘书学本科专业管理学课程资源开发问题研究”（TRXYJG-2013-02）成果。

王友云（1975-），男，湖南溆浦人，副教授，在读博士，研究方向：公共管理。蒋志军（1979-），男，湖南溆浦人，研究方向：中学教学与研究。文秘工作在幕后辅助管理者工作。尤其在领导的决策过程中，文秘人员要进行信息的搜集、整理，为领导提供最好的咨询服务，做好参谋，献计献策，特别是要做好调查研究工作，使领导决策建立在充分的事实根据和科学民主的基础之上。这是文秘的主要工作，也即“管理文秘”工作。由此可见，“管理文秘”是领导决策的前奏。文秘职能总是从属性的，最终的决策权在领导。“管理文秘”是经过一系列的社会调查、信息收集、统计分析等活动为领导提供“半成品”。文秘总是与管理相连，又是完成管理职能的潜在性、基础性工作，而要使文秘工作发挥管理的效能需经过领导的转换，让“管理文秘”工作得来的“半成品”经领导采纳、批准后才进入管理的执行环节。同时，文秘人员总是与领导紧密相联，需要承担领导部分带有管理性质的工作。例如，计划、组织、协调等管理过程工作，文秘人员也总是参与其中。比如文秘人员经过信息收集后草拟计划，就带有计划职能；文秘人员会参与一定的组织活动，如组织会务、调查等；文秘人员会根据领导的授权参与前期的各项协调与沟通工作；也会参与一定的经领导授权的控制与监督检查工作，等等。秘书的管理工作在现代社会越来越多。特别是当今时代的发展，秘书的职能已发生了重要变化，不再是传统意义上的无“管理权”的文书，现今的秘书处于领导者与被领导者之间，日益显现出非常重要的作用，整个机构的运转已与秘书息息相关，秘书担负着协调上与下的职能，具有枢纽与协调的重要作用，秘书职能的变化要求秘书必须具备良好的管理能力。