基层民政档案管理中的问题与对策——以吉林省靖宇县为例

宋雨薇

基层民政档案管理中的问题与对策
——以吉林省靖宇县为例

宋雨薇

民政档案管理是民政部门一项重要的基础性工作。推动民政档案管理的科学化，是民政工作现代化的重要内容，不仅直接影响到民政部门职能作用的发挥和各项工作的顺利开展，还与群众的社会权益和切身利益密切相关。尤其是在民政工作深入改革的关键时期，民政信息资料的收集、挖掘、处理，是推动民政工作创新、民政政策创制、民政理论发展的重要支撑。近年来，吉林省靖宇县结合当地民政工作实际情况，积极创新民政档案管理方法，对助推当地民政事业发展起到了积极作用，但在工作中还存在一些痼疾，有待破解。

（一）缺乏科学的档案管理水平和方法，管理人员专业素质有待提高。目前，虽然档案管理工作整体上朝着正规化的方向发展，但当地民政部门对民政档案管理工作的重视程度不够。不少档案人员专业知识薄弱，档案知识和档案法律意识严重缺乏，“轻档案、重业务”的思想根深蒂固，档案管理工作严重滞后于民政事业的发展。

（二）缺少专职、专业管理人员队伍，档案资源信息收集力较弱。在人员的配备上，现有的档案管理人员大多为兼职，人少事繁，做好档案工作存在一定的难度。同时，民政档案管理部门相关的约束制度没有起到应有的作用。人员和制度建设的双重滞后，直接影响到民政档案信息资源收集的及时和全面。特别是近些年，随着民政工作范围的扩展，出现了大量的民政工作资料，但这些信息却没有得到及时的收集和整理，造成了民政信息资源的不完整，直接影响到相关工作的推进。

档案资料缺乏整合、挖掘，影响档案资料作用的充分发挥。在实际工作中，由于相关业务科室和事业单位缺乏配合和协调，在档案材料收集整理过程中难免出现重叠和疏漏，尤其是一些有价值的必须归档的资料被遗漏，给民政档案工作造成了很大的损失。档案存在的空缺既影响了档案的完整性，也影响了档案的查找使用和后续信息挖掘工作，为服务日常工作带来了诸多不便。

针对上述问题，在民政档案的科学化管理中应做到以下几点。

（一）提高重视程度，推动民政档案管理制度化、规范化。各级领导应将档案管理作为一项重要工作来抓，把民政档案工作列入重要议事日程，多方协调资金，不断加大资金投入，制定发展规划，实现民政档案管理的规范化和科学化。加强档案管理人员对本职工作重要性的认识，不断提高其专业水平和能力，充分调动其积极性、主动性。

（二）加强档案管理人员队伍建设，全面提高资源搜集力度。完备的档案工作必须有整齐的档案管理人员队伍和严格的档案管理制度做基础。建立健全档案管理工作制度、责任追究制度，严格手续，落实责任，规范化管理，做到转入、借出、接收材料有记录，查阅、借阅档案有登记等，确保民政档案资料及时、准确、有序地录入和提取。要及时调整不适合当前民政工作需要的档案管理制度，并依据档案发展的需要构建新的管理制度。尤其是在大数据的时代背景下，要充分利用信息技术和公共信息平台的建设，推动民政档案管理与时俱进。

（三）注重档案编研的科学化，推动档案资料多形式、多渠道开发利用。档案工作的最终目的是为了利用，为社会发展服务。国家档案局在2009年提出“建设覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”，这为民政档案工作发展提供了广阔空间。民政部门要着眼于人民群众关心、关注的热点、难点问题，积极开展档案编研工作，特别是要加强对婚姻登记管理、城乡居民最低生活保障、行政区划调整、地名数据、优待抚恤等方面的原始档案资料的管理，加快档案信息开发利用的步伐。对于民政档案工作来说，要加大档案开发力度，提升档案利用率。一是开发公共信息平台，实现各层级民政系统内的资源共享，为实现服务型政府转型提供基础支撑，使民生档案的利用走向深入。二是加强宣传力度，让民众及时了解相关的信息。以往的民政档案资料的开发和利用都较为被动，新形势下一定要打破这种被动模式。三是提高信息服务功能，根据当前民政工作发展需要，调整服务重点，拓宽服务领域，采取主动服务、超前服务、上门服务、定点服务等形式，及时向利用者提供档案信息，实行全方位社会服务。

（作者单位：吉林省靖宇县民政局）