高校人事档案管理信息化建设问题的探讨

李兵

摘要：本文以高校人事档案管理工作所存在的问题为论述点，引导出高校人事档案管理信息化建设的具体措施。

关键词：高校 人事档案 信息化

随着高校发展规模的不断扩大，传统的人事档案管理方法已经不能满足现代高校管理工作发展的要求。基于现代信息技术的不断发展，实现高校人事档案管理信息化是提高高校档案管理工作效率、降低经济成本的重要的途径。

1 高校人事档案信息化建设的重要性分析

首先高校人事档案信息化建设顺应了高校人事制度改革。随着高校的不断发展，要求高校要加强与创新高校管理体制，其中高校的人事制度是高校管理制度改革的核心，通过高校人事改革推动高校人力资源的不断完善，而高校人事制度的改革需要完善的人事档案管理模式，即高校能够快速的获悉高校人力资源的各种信息，便于高校对人力资源的优化配置，而这就必须要依赖具有信息共享性质的信息化管理系统平台；其次人事档案管理信息化实现了高校人力资源的最大配置。人事档案信息化管理就是通过计算机系统将高校的人力资源信息统一纳入到信息共享平台中。通过人事信息的网络化管理实现了对人事信息的分类管理，便于及时的了解高校人力资源的个人信息，比如我们决定对某位教师进行奖励时可以直接通过计算机信息平台调取它的个人信息，而不再需要进行大面积的搜索，大大提高工作效率；最后有利于对实体档案的保护。实体档案是以纸张的形式存在，这样人们在查找相关信息时需要不断的翻阅纸质档案，人们在翻阅的时候不可避免造成对纸质档案的破坏，而实施档案信息化后人们利用实体档案查找信息的次数将大大减少，从而有效的避免一些重要的纸质档案损害的现象出现。

2 高校人事档案管理信息化建设存在的问题

2.1 信息化管理的意识薄弱 长期以来我国的高校人事档案管理工作主要采取的是手工操作模式，对于信息化建设的认识程度不够，其主要表现为：一是高校人事档案的存在比较分散，结合笔者多年的工作经验分析，高校的人事处、教务处以及学生处都存有相关的人事档案，可以说人事档案存放的不统一，不利于档案信息化的构建。同时高校的人事信息收集情况也存在大量的问题，由于当前高校基本实施的二级院校独立管理的模式，造成高校对二级院校的人事档案信息了解不清楚，档案信息收集的不及时对档案信息化系统的构建会产生深远的影响。二是高校的人事档案管理工作仍然处于传统的手工管理模式，并且以纸质形式为主，没有充分的利用计算机技术实现档案信息的数字化。三是高校的人事档案信息化硬件基础相对比较匮乏。经过笔者对多所高校的基础设备调查发现，高校对信息化建设的重視程度还是比较高的，高校档案管理人员配置了电脑、打印机等基础设备，但是扫描仪、照相机的配置率不高，而这些设备的短缺必然会影响人事档案信息化的建设进程。

2.2 人事档案信息管理系统功能性比较差 信息技术的不断发展为高校人事档案信息系统发展提供了重要的平台支撑，基于信息技术的不断发展，各个高校基本上都建立了人事档案信息管理系统，但是就这些信息管理系统的运行效果看，其还存在不少的问题：一是高校档案信息管理系统应用的数据库比较简单，造成不能及时的对一些数据进行处理，影响人事档案的工作效率；二是人事档案管理系统的应用性比较差，很多院校的管理系统没有建立开放式链接功能，造成人事档案管理系统的利用率比较差，比如信息管理系统应用的程序比较滞后，其不能兼容原始档案信息，造成人们不能利用信息管理系统查询需要的信息；三是人事档案信息管理系统的建设标准存在滞后性，导致现有的信息管理系统无法兼容一些文件格式。

2.3 信息安全保护措施不完善 人事档案在某种程度上讲具有保密性，因为人事档案中记载了大量的个人信息，实现人事档案信息化管理就需要面临信息安全的问题，通过采取一系列安全保护措施避免因网络安全而出现个人信息泄露的事件。但是高校在人事档案信息系统应用中往往会忽视安全工作：一是高校的管理者对安全的重视程度不够，意识不到人事信息的重要性，因此他们不愿意在安全防护方面投入更多的资金；二是对人事档案信息管理系统的安全性能的检测、维护等工作落实不到实处，很多计算机网络安全管理人员不严格按照相关的规范对计算机网络进行必要的安全检测，比如不及时根据网络安全漏洞进行系统升级等。

3 高校人事档案信息化建设的具体对策

3.1 强化高校人事档案管理人员的信息化意识 实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识，提高他们对档案工作的重视程度：一是高校的管理者要具有人事档案信息化建设意识。信息技术的不断发展，构建信息管理模式是新型高校发展的基础与主要趋势，一所高校的信息化建设水平很大取决于高校管理者对人事档案信息化的重视程度，如果高校的管理者具有信息化意识，那么他们就会增加对高校人事档案管理信息化建设的资金投入、制度完善等工作。二是提高人事档案管理人员的信息化意识。档案管理人员是档案工作的具体操作者和使用者，如果他们没有较高的信息化意识，那么无论学校的信息化建设水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。当然高校的工作人员也要具有信息化意识，信息化建设离不开档案信息的支持，如果高校人员不注重对相关档案信息的收集，那么信息化建设也不能取得理想的效果。

3.2 建立人事档案网络化管理体系 随着网络技术的发展，高校基本上实现了信息化管理模式，高校的网络基本上覆盖了高校的各个环节，高校网络已经融入到日常的教学活动中，因此稳定、全面的网络覆盖率为高校人事档案信息化建设提供了重要的物质基础，为档案管理拓展了网络资源共享平台。首先高校要建立基于档案信息的身份验证系统。高校人事档案管理系统要根据用户的需求建立基于开放程度和开发范围的控制系统，根据级别不同对其授权的范围也要不同，比如对于一般人员只允许其具有查阅相关资料信息的权利，而没有修改、输入相关信息的功能。其次要合理设计人事档案信息资源数据库。数据库的设计要遵循以下原则：规范数据库的命名、控制字段的引用、库表重复控制以及头文件处理等。并且要保证数据库的容量要符合高校的发展规模。最后加强学校内部不同院系之间的人事档案信息共享程度，基于当前高校实施二级院校独立管理的模式，导致二级院校之间的人事档案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用网络技术实现人事档案信息的共享。

3.3 做好人事档案数据资料的保密工作 高校实施人事档案信息管理在给高校的人事档案管理工作带来便利条件的同时，也给高校的档案信息安全产生巨大的威胁，首先系统软件的升级可能造成人事档案电子信息的兼容问题，造成电子信息的不识别，影响用户的正常使用，比如在传统人事档案信息转化为电子数据时，其转化的格式与高校的信息管理程序不兼容，这就导致人事档案信息不被系统所识别。二是加强对高校档案信息管理系统的安全技术防护措施。基于网络环境的复杂性，一些网络病毒、黑客等会侵犯高校的人事档案信息系统，造成相关信息的泄漏或者丢失，为避免此种现象高校信息管理部门要通过设立防火墙、定期升级杀毒软件以及做好加密技术等提高高校人事档案信息管理系统的安全。三是做好人事档案信息管理系统的网络技术，高校的人事管理信息系统要杜绝与社会网络相联，从网络源头杜绝外来不良行为的入侵破坏。

3.4 提升档案信息化管理人员的综合素质，实现档案管理人员专业化 高校人事档案信息化建设需要一批懂计算机技术的专业人才，因此高校要加强对现有档案管理人员的培训力度，鼓励档案管理人员进行深层次的学习，通过系统的教育培训提高他们的专业技能。提高人事档案管理人员的政治素质。档案管理人员必须要有高度的政治意识和保密意识，以较强的责任心对待人事档案管理工作。高校要积极的引进优秀的档案管理人才，提升整个高校档案管理工作水平。

3.5 加强硬件建设和软件开发 高校人事档案管理工作的信息化建设需要高校构建完善的硬件设施和开发适合高校人事档案管理的软件系统。首先高校要增加资金投入，在不断完善计算机、打印机等基础设施的基础上，要增加对扫描仪、刻录机、数码相机等先进电子产品的采购力度，丰富人事档案信息系统设备；其次加大人事档案软件的开发力度，包括“组织专家开发相关的软件系统，建立数字化档案和人才信息库，做好档案信息的综合分析及统计”。

参考文献：

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[2]朱广会.新时期人事档案管理信息化建设问题探析[J].价值工程，2010（02）.

[3]杜玉兰.对高校人事档案管理工作的思考[J].常州大学学报（社会科学版），2010（09）.