建立对医院档案集中统一管理机制的框架设想

钟国芳翟琳怡

建立对医院档案集中统一管理机制的框架设想

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医院档案管理是现代医院管理工作中一项重要内容，是医院建设和发展的宝贵资源。随着新医改的推进，对医院档案管理提出了更高要求。为提高医院档案管理水平，充分利用医院档案，必须加强档案的集中统一管理，以提高医院档案管理的专业性。基于此，本文从医院管理现状出发，系统分析当前医院分散管理存在的弊端，并提出医院档案集中统一管理机制建设的对策。

医院档案；统一管理；措施

【Abstract】

Hospital records management is a modern hospital in the management of an important part of hospital construction and development of precious resources. With the new medical reform， hospital records management put forward higher requirements. In order to improve the level of hospital records management， make full use of hospital records， the need to strengthen the centralized management of archives， in order to improve hospital records management professional. Based on this， starting from the present situation of hospital management， systems analysis of the current hospital drawbacks of decentralized management， and proposed the construction of hospital records centralized management Mechanism.

【Key words】Hospital files，Unified management，Measures

1　医院档案管理现状分析

现阶段，我国医院基本上是根据这三种档案进行分散式管理，具体包括：

1.1医疗档案

这是在医疗服务中产生的档案，是医院临床医疗、科研、教学等方面的重要参考性资料，是医院医疗水平和服务质量的一个重要评价标准。通常情况下，各类医院对此类档案的管理较为重视［1］。该类档案主要由医务科或信息科统一保管。其中，门诊病历由挂号室管理，住院病历则由病案室管理。

1.2人事档案

一直以来，该类档案受到医院的重视，医院所有的人事档案均是由人事部门统一管理的。原因是根据上级组织部门的要求，为有利于人事档案材料的整理、分类、保密及安全，同时也有利于档案的查阅和利用。

1.3综合档案

综合档案是医院在行政、党务、科研、基本建设、设备采购，及日常经济、财务收支等方面所形成的档案，该类档案通常是由办公室设立的综合档案室进行管理。

2　医院档案分散管理存在的弊端

2.1管理资源浪费

目前，医院档案分成三个类型分别由不同科室来管理，因这些科室并无隶属关系，形成纵向式管理。而此种管理模式会造成档案管理资源的浪费，包括人力、财力及物力，甚至出现重复性投入。具体而言，分散管理需要配备相应的档案库、管理人员、基础设施等，这些资源缺乏足够的共享性，在很大程度上增加了医院档案管理的成本，影响到档案管理建设［2］。

2.2影响档案利用

正是因为医院档案的分散管理，使得各个部门间的沟通缺乏，直接影响到信息的交流及传递，某些具有共性的问题无法及时得到解决［3］。同时，各个部门均有档案产生，也需要进行管理，无法集中精力开展主要工作，直接影响到工作效率。如果组织部门需要了解某人的政绩和业务技术水平以及科研能力，往往要在各个职能部门之间奔波，需经多次阅档程序。

2.3档案质量不高

医院档案实施分散管理应有一定的协调机制予以保障［4］。但是，从当前医院管理来看尚未建立必要的协调机制，也未制定相关的制度，使得各科室兼职档案管理人员缺乏必要的约束力，且大部分兼职人员未接受全面、系统的档案管理培训，使得他们的专业素质存在差异，在一定程度上使医院档案管理难度增加，也影响到医院档案质量的提升。

3　医院档案集中统一管理机制建设对策

3.1强化建设，实现统一管理

要实现医院档案的集中统一管理，就需要建设综合的、独立的档案室，并配置专门的档案管理人员。要加大资金投入，以建立和完善综合档案管理必要的基础性设备，比如：档案柜、计算机、保险柜等，使档案室不但能达到防火、防潮及防盗等要求，还能为医院档案管理的信息化和现代化建设奠定基础。根据当前我国医院档案管理实际，必须应用综合档案室编制的统一管理标准、分类编码及集中管理方法等［5］。比如：文书、人事、财会、病历、设备等方面的档案，由相应科室按照一定标准及要求进行整理编码，并在规定时间内交给综合档案室实施集中统一管理。此外，要推进计算机信息管理建设，通过计算机信息系统进行档案的整理、分类、鉴定、处理及保存。

3.2完善制度，规范档案管理

制度是管理工作有序开展的保证，诚然对于现代医院档案的集中统一管理也是如此。应建立完善档案的收集、整理、分类、处理、归档及保管等方面的制度［6］。与此同时，由于医院每年会产生诸多文件资料，每个科室最清楚哪些文件材料有价值，也了解各种文件材料的具体来源。还要明确各科室文件资料的收集、整理、建卷、移交等方面的制度，将这些制度作为科室工作开展，并落实到具体岗位和个人［7］，要将此项工作纳入到绩效考核中。另外，医院档案管理科室应严格按照国家、医疗卫生主管部门对档案管理的规定及要求，基于全院档案，制定适用于本院档案的分类方案，并要合理编制档案归档的范围、保管期限。

3.3加强培训，提高专业素质

医院应不断加强档案管理人员的专业培训，聘请档案管理专家为他们进行相关培训，同时医院还应为他们提供网络、学术杂志、期刊等多样化学习媒介，以提高他们档案管理专业知识和技能，逐步推进实现档案管理的现代化建设，进而提升医院档案管理效率［8］。另外，积极开展档案管理人员的交流，让医院的专业、兼职档案管理人员能掌握现代医院档案管理知识，及时学习档案管理新技术、新方法，另外，要不断加大他们的计算机技能培训，强化其计算机管理能力，为档案集中统一管理发展奠定基础［9］。

总之，实现医院档案集中统一管理是顺应医疗改革和社会经济发展形势的，医院管理者应充分重视档案管理工作，加大投入，推进档案集中统一管理基础设施建设，并加大宣传和培训力度强化全体职工的档案管理意识，进而实现医院档案的专业、优质管理。

［1］ 江敏.浅谈医院档案的集中统一管理［J］.科技创业家，2012（24）：224-225.

［2］ 王顺新.浅谈基层医疗机构档案的规范化管理和利用［J］.办公室业务，2013（10）：169-171.

［3］ 王凡，李金梅，魏海建.加强医院档案管理的探讨［J］.中国临床研究，2010，23（3）：258-259.

［4］ 张淑娟，张玉颖.加强医院档案管理的探讨［J］.黑龙江史志，2010（13）：79，82.

［5］ 孙征难.浅议医学档案管理的现状及对策［J］.黑龙江史志，2013（9）：68-69.

［6］ 齐庆涛，王阳.医院现代化建设中的档案管理方法研究［J］.中国卫生标准管理，2014，5（3）：82-84.

［7］ 陈福贵，张悦.对我院档案管理的现状分析与设想［J］.中华医院管理杂志，2006，22（6）：420-421.

［8］ 刘亚平.建立医院档案管理网络的实践与思考［J］.北京档案，1998（6）：24-25.

［9］ 葛书文.加强医院档案管理提高档案利用率［J］.现代医院，2008（6）：140-141.

Create a Framework Vision for the Hospital Archives Centralized Management Mechanism

ZHONG Guofang1ZHAI Linyi21 Xinhua Hospital Affiliated to Shanghai Jiaotong University School of Medicine，Shanghai 200092，China，2 Shanghai Children's Medical Center，Shanghai 200127，China

R197.3

A

1674-9316（2015）33-0002-03

10.3969/j.issn.1674-9316.2015.33.002

1 200092上海交通大学医学院附属新华医院；2 200127上海儿童医学中心