物资出门管理系统开发方案及应用

商龙燕

（中国重汽集团有限公司，济南250200）

一、出门物资分类

根据某集团现有的出门单据对物资进行分类，详见下表。

适用物资发票附件 1.对外出售的废旧物资2.工业垃圾非ERP系统单据物品临时出门证1.工艺工序性外协产品2.外出维修或借出的设备3.工装4.配件5.工位器具内部物资调拨单 1.材料、产品之外的物资外来施工单位物品出门证1.非本单位物资2.客户、供应商指定运输车辆进厂自带物资或包装物3.准予带入厂区内的自有物品ERP系统单据 适用物资1.采购退货材料1.销售产品2.售后更换的产品调拨单 1.在本公司不同仓库之间移动的产品或者材料退货单发货单

二、优化物资出门流程

（一）ERP系统生成的出门单据

ERP系统内现有的出门单据包括退货单、发货单、调拨单。在开发本“物资出门系统”的过程中，考虑到这些单据从ERP打印出来的过程中可以在相应处增加条形码。所以只需要调节ERP的设置来完成在退货单、发货单、调拨单这几类出门单据打印后带有条形码的功能的实现。将ERP生成的单据与本系统对接，确保能够用扫码器读出ERP生成出门单据的明细。流程图如下所示。

（二）ERP系统外出门的单据

ERP系统外出门的单据包括发票附件、物品临时出门证、内部物资调拨单、外来施工单位物品出门证。这几类出门单据就需要在设计的“物资出门管理系统”中来填写和打印。

申请部门需要在系统内录入要出门物资明细（出门证），其部门进行部门内审核（注：部门主管及以上）。审核通过则由财务部进行二次审核，如果财务部审核通过，直接将此张出门证打印出来交予要出门的相关人员。要出门的相关人员拿到出门证后保证在24小时内到门卫处扫码出门，否则此张出门证作废。门卫处工作人员通过扫码获取到此次出门物资明细后与实物进行对比。如果一致放行，否则不放行。流程图如图2.1。

三、实施开发

（一）技术部在获得相关部门优化物资出门流程后进行“物资出门管理系统”的开发

物资出门管理系统有5个部分组成，各部分的功能包括：1.单据办理管理：出门登记等菜单；2.单据审核管理：部门审核、财务审核、出门扫描等菜单；3.单据查询管理：出门证查询、需要返厂出门证查询、车辆查询等菜单；4.报表打印：报表打印等菜单；5.系统维护管理：车辆基本信息维护、出库类型维护等菜单。

（二）具体操作举例

1.制单。

模块位置：【单据办理】

功能描述：本功能主要用于出门物资的登记，并打印出门单。

具体操作说明：制作出门证单据时，首先选择“出门类型”，如1.销售出库（集团内）2.销售出库（集团外）3.停车急用出库 4.索赔出库5.计量检测设备出门（集团内）6.委外加工出门 7.委外维修出门8.自有物资出门 9.厂家自带物资出门10.环保物资出门11.三方物流出门，每种方式的出门类型根据部门不同而不同，可以根据自己需要而选择一种出门类型，此项为必选项。

第二步要选择运输车辆牌号，该数据源于维护的车辆信息，若车辆维护中有此车牌号，输入时，自动带出对应的车型、车主、手机、公司等信息；若没有维护车牌号等车辆信息，输入车牌号时带不出对应的信息，可进行修改。

第三步生成出门单号，系统自动生成，不可修改，默认以CM+部门代号+年月日+四位流水号组成。

第四步出门办理日期，默认为系统当前日期。不可以修改。

第五步输入出库单号。

第六步生成出门证号。点击【提交】，生成一个出门证号，若要打印该出门证号，点击打印按钮，弹出打印界面，点击加载出门证点击打印出门证按钮即可打印。

2.部门审核。

模块位置：【单据审核】===》【部门审核】

功能描述：审核需要出门的申请单。

具体操作说明：出门证提交成功后，在部门审核中查到该出门证单号，可以按照出门单号模糊查询，点击出门单号，在数据框中可以看到出门明细，点击出库单号，可以查看对应的明细，如（图3.1）所示。

若是符合要求，点击【通过】，审核通过的出门单进入财务审核模块；若否，点击【驳回】，此出门单作废，重新开出门证。

图2 .2

图3 .1

3.财务审核。

模块位置：【单据审核】===》【财务审核】

功能描述：审核申请部门领导审核通过的出门证的单据，财务审核后24个小时之内出门证号有效，超出无效。

具体操作说明：部门审核通过的出门证，财务模块中找到出门证号，可以按照出门单号模糊查询，点击左边的出门单号，在右边数据框中可以看到出门明细，点击出库单号，可以查看对应的出库明细。若是符合要求，点击【通过】，财务审核通过的出门单才可以出门；若否，点击【驳回】，此出门单作废，重新开出门证。

4.单据查询。

模块位置：【单据查询】

功能描述：按照出门证号、车牌号、申请部门、出库单号、状态、制单时间等条件查询出门证，不同的出门状态按照不同的颜色显示，可以查看出门的图片。

具体操作说明：输入出门证号、车牌号、申请部门、出库单号、状态、制单日期等条件，支持模糊查询，点击出门单号，可以查询出对应的出门明细。

5.单据扫描。

模块位置：以门卫账号进入，直接弹出一个扫描模块。

功能描述：通过出门单号的明细与实物进行核实，保证出门物资的准确性。

具体操作说明：门卫扫描出门单号，若是出门单上有出库单号，有几张出库单，就扫描几次出库单，出库单明细就显示出来，出库单号显示出来的明细与对需要出门实物物资核实是否一致，一致通过，若不一致拒绝出门，此出门单号作废。点击图片，查看实物是否和照片的一致，保证出门物资的准确性。点击【放行】，即可出门。实物和单据数量不一致或者和图片不一致，点击【拒绝出门】。

综上介绍，本系统弥补了手工操作的不方便，可以方便实现在规定的时间内对出门实物结合出门证明细和图片对出门物资进行核对，可对不同业务、不同厂区出门凭证实时、准确、完整地统计查询，完善内部控制设计，堵塞管理上的漏洞，减少公司的经济损失。并且能与其他系统实现信息共享、管理功能全面、易学易用，安全可靠，可以较好地实现出门物资的全面管理。