企业会计凭证的科学化管理

杜华

摘 要：会计档案主要就是指会计类相关凭证，会计账簿、财务报告等这些比较专业的会计核算资料，是企事业单位为了记录和反映出所发生的经济业务情况而保存的重要资料证据、极其重要的经济档案，是检查单位过去经济活动的重要依据。文章分析了会计档案管理中存在的资料信息不全、利用不充分、电子档案管理混乱等问题，阐明了问题存在的原因，并提出了改进并且切实提高会计档案管理水平的有效改善手段。

关键词：会计档案；科学管理

会计档案是企事业单位记录和反应经济业务的专业性文件或电子材料，是非常重要的历史材料和证据。根据会计档案的重要性，我国《会计法》等相关的法律法规对会计档案的界限划定、装订整理的规范性、保管使用方法、合法移交销毁程序等具体内容都进行了十分明确的规定。

一、会计档案管理的含义及其作用

1.财务会计档案是在财务活动过程中形成的具有保存价值的一种会计材料记录，这些财务记录都是对企事业单位进行经济活动的客观记录。对财务档案的重视程度反映了单位有关经济秩序的正常和合法性。

2.作用：信息保障作用、維系管理作用、监督检查作用、经济历史研究作用、凭证、查考作用。

3.价值：这是单位制订下一季度财务计划的重要数据来源；是单位进行经济决策科学的信息来源；是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

4.管理职责：按规定和要求定期收集与征集需要归档的会计文件和会计档案；对会计文档的数据和信息内容进行必要的审查核对，并整理组卷，编制会计文档目录，委派专人保管；对所藏会计档案实行科学管理，装具齐备，存放有序，严格实行库房管理制度，不随意堆放，防止会计档案的实体散失和内容泄密；利用会计档案手续要严格，查阅时严格执行会计档案利用工作制度；对已满一定保管期限的会计档案，要按照有关规定进行处置；对单位合并撤消解散破产分立调动离职等事项发生时档案管理人员有责任将档案移交或转交有关业务主管部门。

二、财务档案管理的现状及问题

财务档案管理要及时进行归档、整理，将原始凭证、账簿、预决算报表、工资表，财政厅下发的文件及按照文件要求编制的相关报表等资料统一装订，编写全宗号、目录号，按照财务档案的保管期限进行保管，对超出保管期限的财务档案登记造册，装箱封存，由专人送往销毁站进行销毁等。财务档案管理这些过程中存在着许多的问题：

1.不了解档案管理中全宗号、目录号的意思，在原始凭证装订后只是简单的按顺序排列；

2.财政厅下发文件要求编制报表、上报报表，在档案中只有报表，未将文件、报表、说明全套资料收集齐全，资料缺失严重；

3.经年累计的财务资料简单堆放在财务档案室中，不易寻找；

4.没有财务档案目；

5.下设公司撤销后，也将财务档案装箱堆放在财务档案室中，没有目录信息，不知具体保管的是什么资料；

6.财务人员对财务档案的保管、整理、归档意识淡漠，不重视，简单的认为领导交给自己的没丢失，往文件柜里随便堆放就可以了。

三、针对上述问题提出的一些的对策：

1.从档案管理人员角度来分析：（1）需强化管理人员的意识重视程度：一方面要切实克服传统会计档案管理过程中的错误观念，及时纠正会计人员在档案管理过程中的一些错误做法。从另一方面来看，我们要积极引进并学习新的专业的档案管理思想、管理方法，提高并树立档案管理的时效完整性、档案质量保证性及资料有效利用性的各方面的意识。

（2）要加强对会计人员的专业岗位技能方面的培训，提高相关业务素质：让会计人员定期参加继续教育方面的培训，开展专题的专门的业务学习、培训等，寻求并发现在不同情况下的业务处理规范。只有会计财务人员掌握了最新的相关业务形式，才能针对性的提高及时处理突发问题的反应能力。

（3）发展培训专业的档案管理人员：由于会计档案设计的具体资料内容十分广泛，特别专业并且严密，是不能按常规性的档案管理办法来进行一般管理。大部分的档案管理人员或是只会会计或只会档案管理这些一方面的知识内容，并不能充分胜任现代的会计档案管理工作需要，充分学习和培养这些人员掌握各种现代的管理技术知识和技能，这样才能真正适应我国新时期的会计档案管理的要求。

2.从财务档案管理实施上来讲。对于会计档案管理过程中存在的这些问题，只有采取相关有效的解决措施，才能有效地改善企事业单位在档案管理工作的现状：

（1）建立健全的档案管理制度，完善具体的档案管理手段。从严密并有序且规范的要求来看，会计档案管理应当充分地重视制度的建设，一定要严格按照《会计档案管理办法》的要求，积极地推进会计档案管理的科学规范化、制度现代化工作。建立良好的会计档案入库审查制度，以此来提高相关档案的质量要求；要建立会计档案查询、借阅或复印等制度，确保会计档案资料的安全及防止档案资料的遗失与泄密。现代新型会计档案，是以会计电算化条件发展的前提下，成为会计档案管理的一种重要形式，这是会计档案现代化管理对管理手段与管理环境提出的新要求。

（2）要设置专人进行档案管理，并制定出详细具体的会计档案管理岗位职责。岗位职责、还有担任岗位的标准要在制度中明确提出并具体体现出来，规定出相应的岗位要求，使每一个在职人员在自己的岗位上做好档案管理工作、并且在完成档案服务职能的同时，真正把档案管理工作进行得细致、充分。

（3）要结合现代会计电算化工作的特点，制定财务资料电子档案的具体管理制度办法。各单位要根据自身发展的实际情况，制定切实可行的电子档案管理的具体办法，电子软件要交给档案室进行保存管理；会计的电子管理数据要定期备份，进行分类存放；同时要对财务电子管理软件进行定期维护、升级，并做好计算机硬件的配备工作。

在企事业单位进行会计档案管理工作时，一定要严格按照我国现行的法律法规的相关规定，结合实际工作情况，不断研究新的管理方法，提高专业的会计人员责任心和使命感，在这种情况下，我国的会计档案管理工作才会不断取得进步。

参考文献：

[1]陈洪涛.河南鄢陵：多措并举强化会计档案管理[N].中国会计报，2011年

[2]王义.数字化背景下的企业会计档案管理研究[D].吉林大学，2012年

[3]张剑.做好会计档案管理工作的几点思考[N].锡林郭勒日报（汉），2011年