浅谈高校档案工作的重要性及几点建议

白晓春

[摘 要]高校档案分为党群类档案、人事档案、教学档案、学生档案、科研档案、基建档案、设备档案、财会档案等。各类档案都是不可缺少的因素，需要成功的管理经验有效管理办法，以满足信息时代对高校档案的要求。

[关键词]教学档案；人事档案；基建档案；学生档案；科研档案；档案信息化；开放利用

高校档案是在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料，记载着学校的教育及成长历史，它是一所高校这一鲜活生命的学和肉，没有它，一所高校就是一副干瘪的空架子。没有它，人们无从了解到这个学校的辉煌业绩和宝贵经验，没有它也没有这所学校的更好发展，做好这一项档案工作，不仅影响学校的发展，也影响社会的进步。

那么，根据高校档案信息形成的规律，可把高校档案分为党群类档案、人事档案、教学档案、学生档案、科研档案、基建档案、设备档案、财会档案等。因学校的类别不同档案分类也有所不同，各类档案都是不可缺少的因素，它们紧密地结合在一起，相互促进，使档案事业在不断进步的社会环境中得以顺利发展。

一、下面着重介绍高校档案中的几个重要组成部分及其作用

1、教学档案是高校师生在进行教学活动，教学管理过程中的历史记录和真实反映。第一、它是提高教学质量和提高教学管理水平的重要依据。在日常教学活动中，各种工作的不足和问题都会在相关的教学记录上有所体现，因此，分析这些教学记录，可以发现问题，进而推动教学质量和教学管理水平的提升。第二、它是进行教学改革和教学研究的重要依据。它记载了长期的教学活动情况、科研情况以及教学管理工作中的经验和教训等，当教学活动或教学管理需要做出新的决策时，教学档案可以提供针对性的参考，可及时有效制定出符合本单位实际的相关政策。第三、在教学评估环节，专家主要通过查阅教学档案资料来掌握相关具体情况的。所以它是教学评估工作的重要依据。教学档案的管理和利用水平直接反映了学校的办公水平和能力。

2、人事档案来源于人事、人力资源管理活动，又为其服务，反映教师学习经历、工作经历、社会活动等内容，以教师个人为单位保存备查的原始记录。人事档案又是使用干部的重要依据。随着新的形势下工资制度的出台，健全每一个人的人事档案中的工资数据至关重要，每一年的岗变、薪变体现出了每一个教职工的成长。

3、高校基建档案是建设活动中形成的第一手材料。第一、它真实得记载了学校内各类建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设的规划、设计、招标图、施工以及使用过程中维护等实际经过的详细资料。第二、对高校的续建和发展具有参考作用，技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华，去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。第三、在建设过程中可以重复利用。

4、学生档案详实记录了学生在校期间学习成绩、考核、行为表现、奖惩情况等方面内容，通过这些记录，我们可以了解学生情况，不仅对就业提供一个信息咨询平台，也对治校兴学，提高学校管理水平有举足轻重的作用。学生档案管理还包括招生、计划、就业这三大模块，三者是一个不可分割的整体。

5、科研档案是各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果以及获奖的申报材料和奖状，教师发表的教学研究的论文目录等。她可以促进学校的学术研究，同时也活跃学校的学术氛围，使教学水平更上一层楼。

党群类档案、设备档案、财会档案就不一一赘述，各类档案在高校档案中都占有非常重要的位置，缺一不可，互相依存。需要综合运用各种知识与技能，去寻求成功的管理经验和规律，有效管理和开发档案资源，最大限度地满足信息时代对高校档案的要求。

二、本人对于完善高校档案管理提出几点建议

1、提高领导对档案工作的足够重视，使其成为档案工作的直接监督人。

2、按标准要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案装具，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施。

3、对于档案工作人员，要提高他们的综合素质，掌握新的知识和先进的管理技术，做好日常档案管理工作的同时，还能够进行新技术的日常使用，维护和更新。

4、建立健全切实可行的档案管理制度。

（1）建立档案工作目标责任制。

高校档案工作仅靠档案管理部门来抓，力度远远不够。明确高校主管领导是档案工作一级责任人，各职能部门和院系部负责人是二级责任人，各单位兼职档案人员是具体执行人，学校档案管理部门负责监督和检查，使高校档案工作形成一种有人管，有人做，有人查的良好机制。

（2）收集工作必须贯彻集中统一管理的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按归档范围分类收集，必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性。

（3）各系部、处室要建立相应的档案收集、归档、移交制度，档案室统一保管。对永久、长期保存的档案应定期向上级档案部门进行移交，为了避免档案丢失、改动、必须建立、健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转出、转入、接收、查阅、借阅有登记。

5、加快档案信息化与数字化。

档案信息化就是在档案管理活动中应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供服务，加速实现档案管理现代化的进程；数字化主要是科学选定档案目录数据库，将档案全文数字化，还要对数字化档案的相关信息进行采集，就得要改善检索功能，利用先进的检索技术，将档案著录与标引完成，在检索时使档案信息的查找更加准确与便捷。

6、改革档案的服务化方式，容许一定的档案开放利用。

将以往的被动式服务改为主动式服务，将一般可以公开和保密期满的档案信息资源向学生、教师、社会开放，允许相关人员在履行规定的手续后，进行开发利用。

参考文献：

[1]对加强高校教学档案管理的思考，白雯，2011.07.

[2]高校档案管理时代化对策浅析，李玲，2010.21.

[3]新时期我国高校档案管理的现状及对策研究，赵黎霞，2011.07.

[4]周应萍.信息化建设中信息资源开发利用的策略研究.2009.08.