档案馆成为政府信息公开中心的SWOT分析

黄珊 李莹

（郑州大学信息管理学院，河南 郑州 450001）

档案馆成为政府信息公开中心的SWOT分析

黄珊 李莹

（郑州大学信息管理学院，河南 郑州 450001）

本文运用SWOT分析法分析档案馆成为信息公开中心存在的优势、劣势、机会、威胁，从而依靠优势，客服劣势，利用机会，规避风险，提出针对性策略，为我国档案馆成为信息公开中心提供借鉴与帮助。

档案馆；政府信息公开中心；SWOT分析

档案馆既是政府信息的重要保管场所，也是政府服务人民群众的一个窗口。本文所提的档案馆是指国家档案馆，也就是公共档案馆。运用SWOT分析法分析档案馆成为信息公开中心的优势、劣势、机会和威胁，提出针对性策略，可为我国档案馆真正成为政府信息公开中心提供借鉴与帮助。

SWOT分析法是由美国旧金山大学的管理学教授韦里克（We ihrich）于1982年突出来的，SWOT是英文strength（优势）、weakness（劣势）、opportunity（机会）、threat（威胁）的缩写，SWOT运用系统学原理，对组织的优势、劣势、机会、威胁进行分析，制定或修改组织的经营战略，使组织目标、管理意识、经营方法等适应组织及其变化。

1 档案馆参与政府信息公开中心的内部条件分析

1.1 优势（Strengthen）

1.1.1 档案馆的馆藏优势。档案馆馆藏主体是政府档案信息资源，档案馆接收来自各个行政机关的现行文件，并且拥有大量的过往政府信息，权威性强。据统计，我国政府掌握80%的信息，而其中有60%的政府信息保存在档案馆，因此档案馆在政府信息公开服务中占重要地位，得到社会公众的较大认可[1]。

1.1.2 档案馆的实践——现行文件服务中心。20世纪90年代末期，我国档案馆探索建立了一种新型档案信息服务机构——现行文件服务中心，作为参与政府信息公开服务的一种过渡形式[2]。主要收集政策性、法规性、公益性、服务性现行文件，通过档案馆阅览室、档案信息网站向社会公众提供利用。

1.2 劣势（Weakness）

1.2.1 一些行政机关想档案馆移送主动公开的政府信息不及时、不完整、影响了政府公开信息查阅服务。部分行政机关对政府信息移送工作不重视，自觉性、主动性不够，档案馆没有提出统一的移送要求，也没有对行政机关政府信息移送数量进行统计核实，再加上档案馆与政府信息主管部门协调配合不够等因素导致档案馆虽然规定了政府公开信息的报送制度，但在实践中常出现报送不及时、不完整的情况，且报送的多是法规性文件，量少质差[3]。

1.2.2 在使用手续和使用方式上，虽然限制性不多，但已公开政府信息利用率较低。根据相关法律规定，公民可以不受阻拦地利用已经公开的政府现行文件。但是，公民在有特定需求时，首先想到的是到有关政府机关的网站上查询相关文件和信息，没有多少人会想到档案局馆网站上集中有所有政府机关的已公开现行文件和信息，因此，到档案馆设立的政府公开现行文件利用中心或登录档案网站查阅政府公开信息的用户自然不多。

2 档案馆成为政府信息公开中心的外部环境分析

2.1 机会（Opportunity）

2.1.1《政府信息公开条例》明确规定，档案馆是政府信息公开中心的查阅场所。《条例》第三章第十六条规定：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利”；“行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息”。至此，各级国家档案馆履行为政府信息公开服务的职责得以确立[4]。

2.1.2 档案馆参与政府信息检索工具的编制工作，不仅减少社会成本，还可以提高政府信息公开的时效。《条例》第19条规定行政机关应当编制政府信息公开指南和政府信息公开目录。按照规定，这项工作不应该由行政机关来做，并不是档案馆，但是政府信息公开的时间成本和经济成本上考虑，档案馆应该有能力参与政府信息检索工具的编制工作。

2.1.3 明确档案馆为政府信息公开中心，在法律上具有执行的可行性。美国在政府信息公开方面形成了一套行之有效、颇具特色的运作模式：实行“两个统一”，一是统一的信息公开窗口——“联邦记录”，二是统一设立政府信息公开窗口的管理机构——联邦记录办公室。这套模式是通过《联邦记录法》固定下来的，在全国范围内遵照执行。对照“联邦记录办公室”与“档案与文件署”的相互关系，在我国就是国家综合档案馆（局）与其下属的现行文件阅览中心[5]。

2.2 威胁（Threaten）

2.2.1 其他的信息公开渠道的竞争。根据《条例》规定，中国当前的政府信息公开渠道主要有政府公报、政府网站、政府新闻发布会、广播电台、电视、报刊、国家档案馆、公共图书馆、行政服务中心、行政机关办公场所、基层群众组织活动场所、书报亭等公共活动场所、政府信息公开服务热线等十几种渠道[6]。根据傅荣校在《政府信息公开渠道的对比分析》分析可知：政府网站是公众获取政府信息的主要渠道，它的时效性强，且有良好的在线服务、政民互动等环节，能很大程度上满足社会的公开服务。

2.2.2 公众的心理定位。公众对于档案的印象大多停留在“神秘”“机密”，“秘而不宣”“馆内秘藏”等字眼上，所以，公众对档案馆的印象也蒙上了一层神秘的色彩，公众选择在“有事情”“逼不得已”的情况下才去档案馆。所以说，虽然近年来档案馆也提出了休闲利用服务，但效果并不理想。而档案馆的近亲——图书馆，近年来的休闲利用服务搞得如火如荼，节假日门庭若市，这说明图书馆的亲民形象已经深入人心，而档案馆做得还远远不够。

2.3 对策

2.3.1 针对某些行政机构向档案馆移交的政府公开信息不及时，不完整的问题，档案馆应该加强相关法律的贯彻落实，另外还有加强与移交主管政府信息公开部门的沟通，争取他们的支持，并作为政府信息公开工作联席成员单位。为了确保行政机关的工作的及时性与完整性，需要对移送至档案馆的政府公开信息进行统计，并最终纳入各行政机关的绩效考核中。

2.3.2 档案馆的接收范围应与政府信息公开的范围一致，档案网站应与政府网站实现链接和信息共享。为了更好地服务公众，档案馆的接收范围可以尽量与《条例》中的公开范围保持一致，加大政府公开信息的收集力度，除国家有明确规定不能公开的，对其他涉及公民权益的相关文件材料，均应列入收集范围，确保政府信息的齐全完整。在利用服务方面，除了提供无障碍的已公开政府信息目录和全文数据库查询外，档案网站的已公开政府信息查询栏目下可以链接所有政府网站的公开文件查询系统。同时，建议在各个政府网站也链接有关档案网站政府已公开文件查询系统，实现档案网站与政府网站的关联性链接和互通以及信息资源共享。

2.3.3 档案馆可以与其他信息公开渠道优势互补。社会组织和公民利用政府网站公开信息是第一选择，这是档案馆短期内难以改变的。但各个政府部门网站只公开自身的有关信息，不会涉及其他政府部门。而档案馆网站是各个政府公开信息的蓄水池，信息内容具有全面性和利用的关联性，这是档案部门的优势所在。除了通过与政府部门的合作，在档案网站和政府网站实现相互链接外，也可以与图书馆联合，建立档案网站与同级图书馆网站的链接，还应当充分利用大众传播媒介进行宣传。另外，档案馆也要做好基础设施建设，完善便民、亲民的政府信息公开环境。

2.3.4 档案馆应该加强宣传和教育，告诉公众可以来档案馆查询政府信息。档案馆应该首先打破公众的神秘意识，可以通过创新档案宣传工作，将档案宣传工作推向前端，主动举办一些政府信息公开的展览，还可以与大众传播媒体相结合，档案机构的领导可以做客某些访谈节目，零距离的与公众接触，宣传档案馆在政务信息公开中的成就。另外档案馆还可以印发一些小册子，告知公众可以在档案馆查询到哪些方面的政府信息。

[1]罗贤春，黄俊锋.面向政府信息公开的公共图书馆与档案馆合作机制研究[J].国家图书馆学刊，2013（05）：3-8.

[2]谭必勇，张莹.欧美国家档案馆参与政府信息公开的路径及其启示[J].档案学通讯，2010（06）：34-37.

[3]张敏，王霞.对国家档案馆在政府信息公开工作中所扮演的角色的思考[J].档案学通讯，2010（04）：11-14.

[4]魏玉玲.基于«政府信息公开条例»实行下的档案馆政府信息公开服务工作研究[J].档案学研究，2008（01）:8-10.

[5]王运彬，王小云.档案馆在政府信息公开中的地位探讨[J].档案学研究，2005（06）：42-44.

[6]傅荣校，郭啸笑.政府信息公开渠道的对比分析[J].电子政务，2013（02）：87-93.

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1671-0037（2014）05-59-1.5