浅谈企业档案工作的管理

文/中国水利水电第十四工程局有限公司基础设施事业部 姜志敏

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。是一个企业历史文化的承载和重要记录，是企业发展进步的重要标志。企业档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个一流企业的管理水平，做好档案管理工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为企业经济发展和社会进步做出应有的贡献。

一、企业档案工作管理的重要意义

企业档案工作的管理，对于企业管理规划、强化创一流企业的整体建设，提高企业管理水平，具有重要意义。档案管理工作做好了，一方面能为企业领导及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方认定企业经营成果，为企业与各有关部门进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了企业资源配置的取向和模式，决定着企业的未来发展，对于实现企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

二、企业档案工作管理普遍存在的问题及其原因

（一）领导对企业档案工作不重视，基础设施配套不到位

目前，在我国普遍存在对档案管理工作的认识不够的问题。特别是在企业单位，档案管理工作不容易得到领导的足够重视，甚至常常被忽略。档案管理部门一直以管理国家所有的档案为己任，而对企业档案管理工作的认识不充分、不深刻，存在“管不好、管不了”的思想，工作缺乏主动性和创造性，对企业档案管理工作采取了放任自流的态度。企业档案管理工作缺乏必要的引导和指导，这也是企业档案管理工作一直比较落后的主要原因。

（二）专门档案管理人员缺乏，专业人员配备不到位

企业档案管理人员兼职多、业务差是当今许多企业都存在的普遍问题。大多数企业领导认为单独配备专业的档案管理人员没必要，而且还增加企业的开支，所以企业档案管理人员大多数都是兼职，缺乏专门档案管理人才。这些在职的档案管理人员普遍没有经过专业培训，缺乏相应的档案管理知识，业务不熟，对档案的重要性，管理档案的要求，档案资料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应企业档案管理工作，致使企业档案存在着有档不归、归而不全的现象，人为的造成企业档案资源的匮乏和浪费。档案专业人才配备不到位，企业档案管理工作必然难以正常的、较稳定的运行。

（三）档案执法环节比较薄弱，企业缺乏自己的档案规章制度

我国的档案法律体系虽然已经初具雏形，形成了以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为核心的档案法律法规体系，但是很多企业的档案规章制度还很不完善，存在许许多多的缺陷和漏洞，企业档案执法不力和档案法规建设的落后，是当今企业档案工作中普遍存在问题。档案执法环节一直以来都是一个比较薄弱环节，依法治档难以真正做到。档案执法环节比较薄弱，企业缺乏自己的档案法律法规，也势必对企业的档案管理工作造成非常大的影响，使企业档案管理工作难以达到理想的效果。

（四）企业档案信息化建设落后，档案信息资源难以利用

伴随着信息化浪潮席卷全球，我们迈入了信息时代的高速公路。信息技术给企业带来的变化以及信息技术的推动作用都将影响着企业档案的发展，档案工作也必将经历一场信息化建设的革命。对于波涛汹涌的信息化浪潮，实现档案信息化已是时势所趋，时不我待。对于档案管理部门来说，信息化是一项全新的工作，是一个系统工程，是档案管理工作一次质的飞跃。要实现企业档案信息化，可说爱你不容易，它面临着许许多多的困难。档案信息化建设必然需要购买许多先进的现代机械和设备，因此也就需要大量的资金投入，筹集大量资金对于企业中的“冷衙门”来说可谓是比登天还难，可以说，制约企业档案信息化建设的最大瓶颈是资金问题。因此，要加快档案信息化建设的步伐，使档案信息资源得到更全面更充分利用的工作迫在眉睫。

三、加强企业档案管理工作管理应注意的几个问题

（一）企业的领导重视到位，改善基础设施建设

企业领导要提高对企业档案管理工作的重视，应改变对企业档案管理工作的不正确认识，把企业档案管理工作放在重要位置，并关心企业档案管理工作的进行情况，要求档案管理部门定期进行工作汇报和工作总结，提出存在问题和困难。对企业档案管理工作进行部署监督，每年应召开档案管理工作会议，对企业的档案管理工作进行必要的部署，随时对企业档案管理工作进行监督检查，保证档案管理工作的部署贯彻落实。在监督检查过程中如果发现问题，应该及时提出并予以改正。企业应加大资金的投入，改善企业档案管理的基础设施建设，包括档案库房的建设、档案存放装具的选购、档案管理设备的配备以及档案库房管理的相关制度建设等各方面，都应达到相关的标准和要求，确保企业档案管理工作顺利进行。

（二）加强企业档案管理队伍的建设，配备高素质档案人才

档案事业要发展，人才是关键。因而档案管理人员应有强烈的事业心和责任感，这是一个人能否做好工作的前提。档案管理人员要树立全局思想，具有合作精神，不断树立档案管理部门的良好形象。在信息化社会下的企业档案管理工作需要有高素质的档案管理队伍，他们既要掌握档案管理工作基础业务的相关理论知识，也必须掌握现代信息化的技能知识，这样才能做好当前形势下的档案管理工作。随着企业现代化改革的不断深化，企业档案管理的手段也随之进行相应的调整和变化，就需要不断提高档案管理队伍的综合素质，做到年轻化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，与时俱进，开拓创新。同时，要努力加强档案管理队伍建设，通过教育和培训来锻炼档案管理工作队伍，提高档案管理队伍的政治理论素养和业务工作能力。切实改变档案管理人员配备不到位、档案管理人员素质不高、业务知识不熟悉的情况，切实提高企业档案管理人员素质，全面提升档案管理工作人员业务和技术水平。

（三）加大企业档案管理执法力度，建立健全企业规章制度

大力宣传贯彻《档案法》，增强档案法制意识，加强业务规范建设要坚持依法治档，加强《档案法》宣传贯彻力度，增强企业员工档案意识，明确企业档案管理分管领导，落实专人负责本企业档案管理工作。开展以案学法的活动，通过对查处案件的通报，维护依法治档的严肃性，提高档案管理法制部门的执法效能和权威。对企业档案管理处置中的共性问题，档案管理部门要及时研究并提出对策，对少数企业存在的个性问题，要加强协调沟通，提高认识，依法管理。档案管理部门要加强宣传，提高企业依法管档的意识；要针对企业档案管理中存在的问题和违法行为，加大行政执法力度，积极引导。

同时，要建立健全企业档案管理工作的规章制度。企业应根据自身的特点，量身定做一套属于自己的法律规章制度，这样今后开展档案管理工作时就有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。有了自己的科学的法律规章制度，就可以应对企业的各种特殊情况，更有利于开展企业的档案管理工作。

（四）加快企业档案管理信息化建设，利用档案管理信息资源

随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，企业要加快档案管理信息化建设。根据企业档案管理信息化建设的需要，企业档案管理信息化应纳入企业现代化建设的总体布局，推进企业档案管理与企业信息化建设同步进行。加快企业档案管理信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，实现电子文件的实时管理与利用，推进企业档案管理信息化标准体系，基本实现档案管理信息利用服务网络化，档案管理工作自动化。

（五）加强档案利用工作，为企业经营发展提供服务

档案工作是一项提供档案服务的工作，因此，企业档案管理人员应从一开始就树立了“工作就是服务”的观念，以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。工作中，档案管理人员都要求自己做到忠于职守、积极认真、一丝不苟、任劳任怨。档案工作要为企业改革与发展服务，为企业的中心工作服务，为国家的经济建设和发展服务。服务意识和理念，具体体现在日常的工作及管理之中，档案管理人员对每一位利用者都能做到热情接待，百拿不厌，百问不烦，想方设法为他们排忧解难，让每一位利用者希望而来，满意而去。企业档案数量很多，不仅要管好，而且要用好，把“死档案”变“活资源”，尽可能地提供档案信息资源等方面的服务和开发利用工作。

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