浅谈如何提升人事档案管理的效能

文/赤峰市红山区人力资源和社会保障局 贾洪慧

著名的管理学大师西蒙曾说过:管理就是决策。人事档案的管理是人事工作得以顺利开展的一大基础，人事档案可以为企业、机关以及各种组织提供大量的客观、可靠且真实的信息，为决策提供科学依据。在当今社会主义市场经济的快速发展的进程中，随之企业的高速发展，人事档案的管理也越来越得到人们的广泛的认同和重视，人事档案管理效能的提高也会为企业的快速发展提供重要的动力。因此，我们要以科学的眼光、科学的发展观来观察人事档案的管理问题，不断提高人事档案的管理效能。对在现实工作中所遇到的档案管理问题，应该有所了解并根据出现的问题，具体问题具体分析，有针对性地解决，从而提高人事档案的管理质量，促进人事档案管理工作更好地开展。

一、当前人事档案管理的现状及问题

（一）人员档案管理意识不强

人事档案管理是一项较为基础的工作，一些机关或是组织或是单位对这项工作的认识度并不是很高，由于对人事档案管理的思想认识不到位，常常出现应付了事的不良现象，具体的工作落实不到位，也缺乏人事档案管理的督导工作。有些领导还一直认为提拔人员主要注重其德能方面的表现，人事档案在这方面起不到一点作用。对档案工作的不重视，管理意识的缺乏致使许多人忽视于人事档案管理的性质、地位和作用，导致人事档案工作一直处于被动状态，难以很好的开展人事工作。

（二）缺乏完备的人事档案管理制度

目前，我国人事档案的管理工作缺乏健全的规章制度，甚至有些根本未建立自己的档案管理章程、制度，这衍生出许多问题。要提升人事档案的管理水平，首先就要提高人事档案的规范化管理水平。当前主要缺乏人事档案管理工作的指导检查工作，没有一套可行的完善的规范化的管理办法。

（三）人事档案管理缺乏规范性、时效性

在一些企业、机关中，人事档案的相关管理档案的材料过于陈旧，事件的记录时间较为久远。长期搁置的且已经归入人事档案中的许多材料并没有得到认真的鉴定，普遍出现信息过时的问题。同时，许多单位中的档案材料只是应付、走程序工作，没有进行有效的管理，对现实工作以及现实的人事反映较少，反而阻碍了人力资源管理部门工作的有效开展。与此同时，当前人事档案管理缺乏完整的法律法规的规范工作，缺少人事档案的管理小组，缺乏人事档案管理工作的宏观指导，缺乏系统完整的规范方法。此外，相关工作人员的培训较少，导致其工作方法较为陈旧、老套，工作效率低。

二、提升人事档案管理效能的对策

（一）建立健全人事档案管理制度

高效能的人事档案管理工作需要制度的支撑与保障。根据本企业、机关、组织机构自身的特点建立符合自身的人事档案管理制度，并在运行中不断进行修改与完善。在工作中，严格按照人事档案管理的制度来办事，要做到有章可循，有法可依、有法必依、执法必严。并定期对人事档案管理工作进行督导检查，成立工作领导小组，并制定工作小组的具体工作计划，每年不定期地进行各管档单位的抽检，查看档案管理工作的开展情况，并依据问题提出相关的详细的的工作建议，进一步提高管档单位的人事档案管理水平。

（二）提升人员管理意识和人员素质

人事档案管理工作需要得到领导者的重视，不能再被轻视。同时管理人事档案的工作人员的素质也有待提高。人事档案管理不是简单的工作，它的开展需要工作理人员具备较高的工作素质。人事档案管理工作要求工作人员具备较强的业务性、扎实的实践经验，人事档案的管理人员要适应新时代要求，掌握先进且科学的管理方式，注重理论学习与实践操作相结合，与时俱进，在学习中，不断提升自身的素质。同时加强对工作人员的政治业务素质的培训，“请进来”与“走出去”相结合，组织档案管理人员到一些先进单位进行观摩学习，同时积极组织工作人员参加一些档案法知识竞赛，不断提高其业务素质和人事档案的管理服务水平。

（三）夯实基础，规范人事档案管理

在人事档案管理工作的开展过程中，要求各部门自身进行部门立卷制度，严格各部门间人事档案的交接手续，从源头上确保档案的规范性和完整性。人事档案相关材料的管理要严格执行责任分工制，将人事档案的管理具体到各部门、各个人体。人事档案的管理可以坚持“集中与分散”、“定期与不定期”的两种方式，跟踪收集信息、资料，资料分类编目、立卷保管。

（四）整体创新人事档案管理工作

在档案管理中，不断进行探索，积极创新，推进人事档案信息化管理。建设人事档案数字化信息管理系统，开展数字化管理，实现档案实体管理向档案信息化的转化，建立人事档案资源平台，提供高效化、精准化管理，使人事档案管理工作走上标准化、时效化、规范化、信息化的工作轨道。

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