中国老科协专家资源档案信息化管理浅析

文/中国老科学技术工作者协会 阳东丽

中国老科协是一个以离退休专业技术人员为主的老年社团组织，围绕当前经济社会发展过程中的需要，发挥离退休专业技术人员自身的各种人才资源优势，鼓励和推荐一些离退休的科技工作者和专业技术人员在其相应的领域继续发挥余热，为国家的经济发展做出一定的贡献。中国老科协是一个具有代表性的社会团体，当前政府在进行各种人才培养、项目开发等活动时，往往都会邀请一些离退休的专业人员或者科技工作者参与，邀请一些社团组织参与承办相应的工作，老科技工作者学有所长，经验丰富，乐于奉献，愿意为社会主义建设作贡献，是国家建设发展中一支稀缺的重要人才资源。其掌握的各种高级专家资源和其他资源对国家的各种项目的开展和建设具有十分重要的作用。在信息化时代，应该加强对这些资源档案数据的管理。随着信息化时代的不断纵深化发展，资源档案的管理也逐渐朝着信息化的方向发展，如何加强高级专家资源和其他资源档案的信息化管理，成为当前老科协工作中的一个重要组成部分。本文浅析如何加强中国老科协的专家资源档案信息化管理。

一、加强高级专家资源和其他资源档案信息化管理的背景和必要性

中国老科协涉及多个行业、专业以及学科，是一支具有较高的科技水平和具有丰富经验的社团队伍，其中有大量的高级专家资源和其他资源，近年来，随着科技的应用逐渐加强，我协会在科学普及、建言献策、农业科研、创办服务实体等都做出了很大的贡献。中国老科协就是以更好地发挥退离休科技人员的作用为目标建立起来的，经过多年的发展，已经有了十八个行业分会，企事业团体二十三个，三十一个省、自治区、直辖市都成立了省级老科协组织。

近年来，我国的离退休科技工作者数量逐渐加大，据统计，老科技工作者人数已经超过了116万，在我国在职科技人员的数量中占据了一定的比例，而这些老科技工作者中，具有高级职称的科技人员所占的比例更大。对于这样一个庞大的科技工作者团体，如何发挥其作用，对于我国科技的发展有十分重要的意义。

当前，各地都在积极组织各行各业的专家，有序地开展各种活动，积极承担相应的决策咨询、建言献策、项目建设、发展规划等任务，到更多需要科技的地区进行相应的科技咨询、人才培训、科普讲座、医疗保健等活动，以促进专家的技能的发挥，为经济和社会的发展与进步作出相应的贡献。中国老科协中含有丰富的高级专家资源和其他相关资源，如何加强对离退休的高级专家的管理和服务，按照学科以及专业分门别类建立相应的离退休专家人才信息库，以形成一个跨行业、跨地区、跨部门的离退休人才信息网络，这是信息化专家资源档案管理中是一个急需解决的问题。

加强资源档案的信息化管理，是促进档案管理和利用效率提升的重要手段，对于各种专家资源的利用有十分重要的理论和实践意义，因此在实际的工作中，要不断加强中国老科协专家资源档案信息化管理。

二、老科协专家资源档案管理信息化建设过程的制约因素

自《档案法》开始实施以来，各个单位的资源档案管理工作都有序推进，在依法存档、档案管理过程中取得了相应的成绩。但随着信息化水平的不断提升，信息技术在资源档案管理中的应用逐渐增多，档案信息化管理的水平有一定提升，但同时还是存在一些问题。针对中国老科协档案管理存在的问题主要有几个方面。

（一）没有专门从事档案管理的人员

都是办公室人员兼任，档案管理方面力量薄弱，由于老科协的资源主要是高级专家资源和其他资源档案，专家科技人员的各种信息是其档案的主要内容，因此从事相应资源档案管理的人员，不仅要对档案管理的相应内容有一定的掌握，还需要掌握现代的信息技术，应该是复合型的人才，然而当前从事档案管理中的人员中，有一部分是传统的档案管理者，缺乏既掌握档案管理技术，又掌握各种信息技术的专业复合型人才，缺乏专人的档案管理者成为制约档案资源信息化管理技术水平提升的重要因素。

（二）档案信息系统的安全性建设还存在一定问题

老科协的各种资源档案主要是每个老科技术工作者和专家的相关资料，对这些资源档案的管理，安全性是一个重要的因素。档案信息化管理的安全性主要表现在各种电子文件以及电子档案的安全性上。随着移动互联网时代的发展，各种档案的信息化管理也逐渐加强，在档案信息化管理中，很容易受到一些人为因素、存储介质等方面的影响，从而对档案管理的安全带来一定的威胁，影响老科协资源档案信息化管理的进程。

（三）档案信息化管理技术的开发利用水平不高

随着中国老科协组织规模的逐渐扩大，各种资源档案的数量也逐渐增多，档案信息一般具有累加性，所以在档案资源中含有大量的信息数据。由于我国当前对档案信息化的研究水平还不够高，尤其是涉及到各行各业中，还需要具体问题具体分析，更增加了档案信息化管理的难度。目前对老科协中高级专家资源和其他资源档案信息的利用大多都还是在初级的积累和查询检索阶段，没有真正建立起档案信息化管理和利用的平台，不能对档案信息进行深层次的开发利用，因此阻碍了资源档案信息化建设的推进。

三、加强老科协专家资源档案管理信息化建设的措施

中国老科协的各种档案是加强对离退休的高级专家的管理和服务的重要资源，加强档案的信息化管理更是档案管理工作的发展趋势。在实际工作中，加强老科协资源档案管理信息化建设，可以从以下几个方面出发。

（一）加强档案信息化管理人才队伍的建设

加强档案信息化管理，档案管理人员的能力素养是一个关键因素，推进档案信息化管理水平的提升，就要加强复合型的人才队伍的建设。档案信息化管理，不仅要求工作人员具有档案管理的相应知识，还要具备一定的信息化技术能力，因为档案管理的内容变得越来越复杂，档案保存技术化水平不断提高、开发利用形式逐渐多样化，对档案信息化管理人才提出了更高的要求。当前的档案管理中，有一些档案管理人员的现代技术水平应用能力不高，甚至还有一些对电脑使用不通的现象，因此在具体的工作中，首先要配备专门的档案管理人员，加强对档案管理人员的思想教育，促使他们提升档案信息化管理的意识，其次要定期对他们进行相关的培训，促进他们对各种现代化的技术的掌握和应用，对档案管理的知识和技术进行巩固，最后，可以对档案管理人员采取一定的激励措施，促进档案信息化管理水平的提升。

（二）加强现代化设备的引进和使用

进行档案信息化管理，现代化的管理设备是必不可少的，比如各种电脑设备、存储设备等，都是进行档案管理中必须的硬件条件。由于档案资源的逐渐增多，海量的档案数据对硬件设备的要求也越来越高，在档案管理工作中应该要加强档案管理设备的完善，为档案信息化管理提供必要的条件。同时还要加强管理人员对设备的使用训练，使其早日熟练掌握各种现代化设备的应用，提高档案管理水平。

（三）组织好档案管理的各项业务流程

档案信息化管理是在网络环境下开展的，在管理中有各种计算机技术和现代网络技术的应用，因此对传统的档案管理模式是一种颠覆。在这个过程中，要不断改变档案管理的各项流程，首先，需要改变收集档案信息以及管理档案信息的方式，对于各种高级专家资源和其他资源的收集和管理，要实现公文处理和档案管理的有机结合，实现文档一体化。其次要完善档案的检索和利用的方式。档案资源的利用要实现自动分类、标引、编目、检索等工作，比如对某个专家的资料进行整理，可以通过计算机系统实现一键化操作，将专家按照专业和擅长的领域进行自动化地分类、编目等，以便日后的查询和检索。最后，对档案的编研工作模式也要进行转变，从实体的管理向网络虚拟化方向发展，由于各种信息技术的应用，传统的档案管理工作模式的一些弊端逐渐显现出来，所以要从档案管理的观念上进行革新，才能将这种改变贯彻到实际的管理工作中，从档案内容到档案业务流程上都实现信息化管理。

（四）保证档案信息化建设的安全性

确保档案信息的安全性和完整性是档案信息化管理的重要部分，在档案信息化管理中，安全性是当前存在的一个重要问题，安全性管理包括很多方面，如案管理系统软硬件的安全、档案信息传播的安全等。在加强档案信息化安全管理过程中，首先要对各种档案管理的硬件着手，比如机房管理、软件系统的安全管理、对档案管理进行监督等，维护各种计算机系统的物理安全。此外还可以对老科协档案资源中的各种高级专家资源和其他资源档案进行加密处理、数据备份等，来保护档案的安全性和完整性。

四、结语

中国老科协是离退休专业技术人员和专家集中的一个老年社团组织，对于在当前社会中团结各行各业离退休科技人才为经济和社会发展做出贡献具有重要的意义。档案信息化管理成为档案管理的发展趋势，加强高级专家资源和其他资源档案的信息化管理，能积极调动各个行业专家，使其在相应的领域发挥其重要的作用，针对当前档案信息化管理中存在的一些问题进行解决，可以极大地提高老科协专家资源档案信息化管理的水平。

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