整合社区档案资源 提升社区档案管理水平

文/高东辉

整合社区档案资源 提升社区档案管理水平

文/高东辉

社区是城市建设和管理过程中的基层组织，社区档案管理工作是社区的管理中非常重要的组成部分。社区档案是新形势下的一项档案工作，是社区建设和管理工作的基础，它能够直接反映出社区人们日常生活的变化情况。因此，做好社区档案工作是社区自身发展工作的需要，同时又是服务群众，做好民生工作的需要。

一、社区档案工作的现状

（一）社区档案工作开展不平衡，档案资源整合效率低。之前很多城市社区都是由城镇逐渐转换成的社区。其中一些建立时间较早的社区办公设备已经配备较好，但是工作人员较少，而档案工作内容纷繁复杂，无法较为全面地搜集档案管理资料。同时，由于社区档案管理工作人员的专业技能较低，无法较好地应对社区档案管理过程中出现的问题；而一些建立时间较短的社区，设备和工作人员配备不到位，让社区档案管理部门形同虚设。通过实际观察得出，目前各个社区配备的档案管理工作开展不平衡，人员的文化水平较低，并且流动性较大，从而直接降低了社区档案资源整合效率。

（二）社区档案管理工作缺乏规范性，档案管理标准不统一。在当前社区档案的管理过程中，缺乏规范性的管理机制，管理标准不统一。其中主要表现在党政思想建设、计划生育、综合治理以及各项民生问题的档案管理不规范。各个层次的管理部门都有各自的要求和业务标准，然而一些工作业务主管单位，如计生部门、组织部门、妇联等单位在整理各项档案资料的过程中存在一些错误性。例如：要求各个部门在整理档案资料的过程中，应该在相应的文字后面黏贴相应的活动照片，而我们却要求社区将文书档案与照片档案分开进行管理。这样很容易导致档案管理出现错误，为社区档案人员在搜集和整理档案资料方面造成困惑。同时，大部分社区档案资料由多个人负责，并没有进行集中管理，这样就很容易造成档案资料出现丢失的现象。

（三）社区档案工作管理缺乏针对性，缺少独特性。社区在建设和管理的过程中，与国家的党政机关存在着一定的差距，所以不能盲目照搬国家机关单位的档案管理模式，这样做的主要原因就是社区档案管理工作涉及的内容较多，而且在管理过程中形成的记录信息存在一定的共性特点。其中大部分资料都是记录一些事务性的信息，甚至还有一些上级部门分别下发各种标准性的资料，而只有小部分的资料是需要初步审批的项目。然而，目前大部分社区档案在管理过程中缺乏针对性，管理方法缺乏独特性。

二、改进社区档案管理工作的措施

（一）平衡社区档案管理工作，整合档案优质资源。在现代各个社区的管理过程中，应该平衡社区之间的档案管理工作，整合档案优质资源，只有这样，才能够推进社区更好地开展档案管理工作。社区整合的起点是将社区各种分散的资料搜集起来统一进行管理，整合的难点就是将搜集起来的各项资源重新进行整理和编辑。为确保优质资源的规范化管理，可有效扩大社区档案优质资源服务的范围，不断提高社区档案管理的服务功能，充分展现社区档案资料的使用价值，有效提高社区档案的服务水平，确保各类优质资源更好地为社区的管理服务。

（二）各部门多协调，不断完善档案管理机制。社区档案管理工作属于一项系统性的工程，主要涉及到民政、劳动保障、卫生等多个部门，而且需要这些部门之间共同进行合作，齐抓共管，从而更好地做好社区的档案管理工作。因此，需要将各个部门的档案资料搜集起来统一进行整合，集中收集、集中整理、集中保管等，从而确保社区档案资料搜集更加齐全和规范，从而促使社区档案资料能够最大限度地为社区发展服务。同时，社区还可以成立档案管理工作小组，由各个部门成员共同制定社区档案管理工作的标准，将各项标准落实到位，从而确保社区档案管理工作更加规范化、标准化。

（三）创新社区档案管理，确保社区档案资料具有针对性。社区在不断建设和管理过程中，是最贴近人民群众的组织。社区档案在整合的过程中除了建立相关账目资料外，还应该让社区档案资料具有一定的民众味。例如：在老年人较多的社区，可以专门建立老年人健康档案库，从而为社区老年人提供较好的服务和帮助创造良好的条件；在一些居民素质普遍较高、经济条件较好的社区可以建立社区档案管理的信息化和网络化，不断提高社区档案管理工作的水平。通过创新社区档案管理，确保社区档案资料具有针对性，这样更有利于社区档案管理工作的开展。

总之，社区档案工作要为社区居民服务，为政府排忧，为广大人民群众解难。社区档案建设要在服务百姓日常生活、帮助弱势群体、化解矛盾纠纷、维护社会治安稳定、促进社区和谐等方而发挥重要作用。

（作者单位：吉林省洮南市社区服务管理中心）